La importancia de la estandarización para el uso del formato PDF en la impresión

Cuando Adobe creó el formato de documento portable o Portable Document Format (PDF) en 1993, uno de los objetivos del diseño del mismo era la flexibilidad. Debido a su diseño con carácter multiplataforma inherente, la comunidad de las artes gráficas empezó a usar PDF con un nuevo máster digital; una forma de captar la apariencia exacta de un trabajo y reproducirlo sin cambios.

El formato de archivo PDF se actualizaba con frecuencia, al mismo ritmo que Adobe desarrollaba su línea de productos Acrobat. Adquirió muchas funciones importantes para un flujo de trabajo de artes gráficas, pero Adobe también amplió el formato PDF más allá de este ámbito. La capacidad de incluir hipervínculos, sonido y películas es muy atractiva si se desea crear un documento para su uso en Internet, pero no es deseable a la hora de imprimir el trabajo sobre papel.

La flexibilidad que hizo tan popular el formato PDF rápidamente se convirtió en una maldición. ¿Cómo se podía estar seguro de que la impresora reproduciría el archivo PDF que el autor había creado exactamente tal como se deseaba? ¿Acaso sería posible llegar a imprimirlo?

La Organización Internacional de Normalización o International Standards Organization (ISO) dio el primer paso para convertir el formato PDF en un máster digital viable. Partiendo de una iniciativa del CGATS en Estados Unidos, la ISO creó la norma PDF/X. PDF/X no define un nuevo formato de archivo, sólo restringe lo que se puede usar en un archivo PDF, y al hacerlo lo limita a aquellas funciones que tienen sentido dentro de un flujo de trabajo de artes gráficas.

Intercambiar un archivo PDF/X ofrece resultados mucho mejores que intercambiar un PDF convencional. Puesto que muchas funciones que no corresponden al ámbito de la impresión no están permitidas en un archivo PDF/X, el impresor que recibe un archivo como este tiene más probabilidades de poder imprimir el archivo correctamente. Sin embargo, los errores salen muy caros, por lo que tener “más probabilidades” no es suficiente.

Antes de que un coche nuevo se entregue a un cliente, éste pasa por una larga serie de pruebas y comprobaciones para garantizar su buen funcionamiento. En 1997, Enfocus empezó a desarrollar software capaz de realizar el mismo control de calidad en los archivos PDF. Empleando un término de la jerga aeronáutica, el proceso de validar un trabajo usando un conjunto de requisitos se conoce en inglés como “preflighting” (verificación previa). El conjunto de requisitos se conoce comúnmente como un perfil de verificación previa.

Mediante su participación en el CGATS y la ISO, Enfocus pronto se dio cuenta de la importancia de las normas PDF/X y creó perfiles de verificación previa para comprobar la conformidad de los archivos PDF. De este modo, el usuario podía estar seguro de que los archivos que manejaba eran PDF/X válidos.

Lamentablemente esto no resolvió un problema esencial de los archivos PDF/X: afirmar que un trabajo es “adecuado para su uso en un flujo de artes gráficas” no es suficiente, porque los requisitos de los distintos flujos de trabajo y procesos de impresión son muy diversos.

En su busca de una solución a este problema, en 2001 Enfocus acuñó el término “PDF/X-Plus”. Un archivo PDF/X-Plus está limitado a un segmento de mercado concreto dentro de la industria de las artes gráficas. Si sus clientes le entregan anuncios para revistas, podrá pedirles que creen archivos PDF/X-Plus adecuados para ese propósito.

A partir de ese momento, el reto fue determinar el conjunto de requisitos adecuado para cada segmento de mercado. Desde 2001, Enfocus colaboró con distintas asociaciones industriales (como la belga Medibel+) para desarrollar perfiles PDF/X-Plus que pudiesen usar sus miembros.

Las asociaciones industriales de varios países empezaron a trabajar para crear perfiles PDF/X-Plus adecuados para sus propios fines. Aunque los perfiles destinados a segmentos de mercado comparables terminando siendo muy parecidos, sigue habiendo diferencias locales importantes. Esto amenazó con dificultar mucho el intercambio de archivos PDF/X-Plus entre distintos países, un efecto no deseado en un mercado en plena globalización.

La respuesta fue, nuevamente, la estandarización. En 2002, Enfocus y distintas asociaciones de varios países fundaron el Ghent PDF Workgroup (www.gwg.org). El GWG entabló una serie de debates con un grupo creciente de asociaciones industriales con el objetivo de generar un único perfil PDF/X-Plus por cada segmento de mercado, independientemente del país. Desde ese momento se podía crear fácilmente un anuncio para una revista en Bélgica y enviarlo con total tranquilidad a un impresor suizo, siempre que se emplease el perfil de verificación previa del GWG correspondiente.

Actualmente Enfocus sigue participando de forma activa en el Ghent PDF Workgroup, que ha llegado a superar los 50 miembros, incluyendo a asociaciones y fabricantes de aplicaciones. El GWG continúa mejorando los perfiles PDF/X-Plus existentes y ha ampliado su alcance a nuevas áreas como la gestión del color, los envases, las especificaciones de trabajos (job tickets) y la verificación de flujos de trabajo.

Entretanto, Enfocus llevó el control de calidad de los flujos de trabajo basados en PDF un paso más allá. Uno de los problemas endémicos de los archivos PDF era el hecho de que no tenían memoria. Un archivo PDF no podía recordar si había pasado por un proceso de preflight o no, con qué perfil había sido verificado, cuál había sido el resultado de la verificación o si había sido modificado tras la misma.

En un flujo de trabajo típico, en el que un archivo PDF pasaba de mano en mano, y a menudo por distintas empresas, eso significaba que el archivo PDF se tenía que revisar una y otra vez.

La tecnología Certified PDF, inventada por Enfocus en 2002, resuelve este problema. Con Certified PDF, cada vez que un archivo PDF se somete a una verificación previa se le incrusta un sello. Dicho sello no sólo deja claro si el archivo ha sido verificado, sino que también almacena los resultados de la verificación y puede comprobar que el perfil utilizado sea el correcto para un determinado flujo de trabajo.

El objetivo último de Enfocus es proporcionar control de calidad y fiabilidad al flujo de trabajo en su conjunto, de modo que los archivos PDF puedan pasar de la fase de diseño a la impresión sin errores. Con el lanzamiento de CertifiedPDF.net en 2004, Enfocus dio el siguiente paso hacia la consecución de su objetivo.

A menudo, la comunicación correcta sobre una norma es igual de complicada o incluso más que desarrollar la propia norma. Con CertifiedPDF.net, editores e impresores pueden publicar sus normas en el sitio web CertifiedPDF.net. Utilizando notificaciones automáticas en los productos de Enfocus, los diseñadores se mantienen al día con las normas publicadas en CertifiedPDF.net.

Fue la ISO quien dio el pistoletazo de salida inicial a los esfuerzos por estandarizar el formato PDF. Partiendo de un formato abierto (aunque patentado) desarrollado por Adobe, lo utilizaron para crear la norma subyacente para las iniciativas de control de calidad destinadas a todo el sector de las artes gráficas.

A finales de 2007, Adobe envió su especificación del Portable Document Format a la ISO para que el propio formato PDF pudiese alcanzar el estatus de norma. Cuando se publique, PDF se convertirá en la norma ISO 32.000 y continuará su vida bajo la supervisión de la ISO.

Desde sus inicios, Enfocus siempre ha comprendido la importancia de las normas. Los primeros estándares para archivos PDF permitieron su uso en el ámbito de las artes gráficas. Posteriormente, el desarrollo de las normas PDF/X-Plus a través del Ghent PDF Workgroup actuó como verdadero impulso para la adopción de PDF.

Participar en el desarrollo de normas y recomendarlas al sector exige tiempo y recursos. Sin embargo, las recompensas son muchas para todo el conjunto de la industria de las artes gráficas. Enfocus siempre se ha enorgullecido de poder participar en este proceso, y esperamos seguir manteniendo nuestro compromiso con la estandarización en el futuro.