Enfocus Switch optimiza el flujo de trabajo, acelera la producción, reduce costes y evita errores

Switch automatiza, Tangent Group ahorra

Con el objetivo de adaptarse a las dos tendencias del sector: la demanda creciente de tiradas cortas y la diversificación de los clientes, Tangent PLC recurrió a Enfocus y a Switch 11 para gestionar de manera rentable los 2.500 pedidos que recibe al día en varias líneas de producción.

Enfocus Switch.

Con una facturación anual de 21,72 millones de £ (unos 26 millones de €), Tangent PLC es un grupo empresarial especializado en la impresión y el marketing digital. Las empresas del grupo son Goodprint.co.uk, Printed.com, Smileprint.co.uk, Ravensworth, Tangent Snowball y Tangent on Demand.

Brian North, especialista en flujo de trabajo de Tangent, fue el encargado de dirigir el proyecto de optimización y actualización del flujo de trabajo de todo el grupo: “Siempre hemos tenido que manejar y transferir datos y archivos de distintas fuentes a diversas plataformas de producción, tanto internas como externas. Hemos usado varias soluciones, pero el volumen y la complejidad aumentaron tanto, que nos vimos obligados a reconsiderar el proceso de trabajo y a encontrar una solución para todo el grupo”.

Tangent necesitaba sobre todo optimizar los flujos de trabajo relacionados con los encargos procedentes de Goodprint y Printed.com, así como de Ravensworth; una verdadera avalancha de trabajo que llegaba al centro de producción que el grupo tiene cerca de Newcastle.

“Aparte de nuestras instalaciones de producción, también contamos con proveedores especializados”, añade Brian North. “Queríamos unificar el flujo de trabajo para poder controlar varios procesos desde una misma interfaz. Los perfiles de color, los tipos de archivo y la conversión de ficheros son elementos que influyen en el material que enviamos, así como en el momento y el destino de envío. Necesitábamos poder automatizar todos estos procesos al máximo.”

Tangent escogió Enfocus Switch 11 para manejar varios procesos con distintos grados de complejidad en todo el grupo, relacionados con la producción, las copias de seguridad y el desarrollo. Con Switch, la empresa ha unificado todo un conjunto de procesos –que antes estaban desconectados entre sí– en un modelo de preimpresión de plataforma única que ahora utilizan sin problemas las distintas empresas y proveedores del grupo.

Enfocus Switch 11 es una solución avanzada de flujo de trabajo que automatiza el máximo número posible de tareas repetitivas de modo que los usuarios puedan dedicar su tiempo a actividades más productivas sin tener que preocuparse por los errores y los fallos que pueden ocurrir fácilmente al efectuar acciones recurrentes. Automatizar estas tareas con Switch garantiza la precisión del trabajo y aumenta el grado de satisfacción del empleado, ya que este puede concentrarse en actividades más interesantes.

Tangent utiliza Switch principalmente para la verificación previa, la conversión de archivos y la corrección de estos cuando es necesario; ya sea automáticamente o de forma manual a través de la interfaz SwitchClient. Switch también automatiza la generación de etiquetas de trabajo en formato JDF, que integra con distintas bases de datos para crear una plantilla XML con toda la información necesaria. A medida que Tangent ha adquirido experiencia en el manejo de Switch, la empresa ha descubierto muchas otras aplicaciones del software, como la redirección de archivos, la generación de informes por correo electrónico, la entrega de archivos y las notificaciones al cliente.

Brian North, especialista en flujo de trabajo de Tangent.

Para North, el efecto inmediato de Switch ha sido “excelente”. Y añade: “Es muy útil, y nos proporciona una plataforma fiable para recopilar y manejar los datos que necesitamos para imprimir, generar mensajes de correo electrónico e integrar las bases de datos. Podemos llegar a recibir 2.500 encargos al día, y cada uno puede incluir varios archivos en PDF. Switch nos ha permitido reducir la gestión manual de los ficheros a la mitad. Si no hubiéramos adoptado Switch, probablemente habríamos tenido que ampliar el departamento de preimpresión. Con Switch, podemos sacar más trabajo sin tener que incrementar la plantilla”.

“Switch lo conecta todo. Aunque usemos varios métodos de edición y utilización, ahora tenemos un flujo de trabajo bien definido y centralizado para manejar, procesar y distribuir los archivos, así como para actualizar distintas bases de datos e interactuar con ellas”, continúa North. “Necesitábamos una plataforma que fuera lo más abierta posible para garantizar una automatización completa a través del formato XML y poder integrar aplicaciones y configuradores de otros fabricantes. Switch es la solución ideal para cubrir todas estas necesidades.”

Otros criterios importantes fueron la capacidad de ampliación y la flexibilidad: “No queríamos un sistema cerrado ni incompatible con nuestros sistemas de edición y equipos de producción, ni con nada que queramos añadir en el futuro”, señala North.

“Ahora disponemos de un conjunto de estándares para la preparación de archivos, la imposición y la preimpresión”, dice Ian Gordon, director de operaciones de Tangent. “Tenemos algunos flujos de trabajo más automatizados que otros. Switch se adapta al grado de automatización de cada proceso, incluso a las tareas que no están automatizadas y necesitan intervención manual. Todavía estamos trabajando para tenerlo todo automatizado, pero avanzamos a buen ritmo.”

Switch también ha ayudado a Tangent a mejorar la gestión de los flujos de trabajo: “Con el tiempo, se fueron creando muchos procesos aislados, desde la preimpresión hasta la impresión: no teníamos un enfoque común y uniforme”, cuenta Gordon. “Con Switch, hemos podido unificarlos. Ahora tenemos un flujo de trabajo transparente que abarca todo el grupo, así como a los clientes y proveedores. Eso nos da más control y capacidad de anticipación. Antes, teníamos que procesar muchos archivos manualmente, y ahora no dependemos tanto de la intervención humana. Por ejemplo, podemos ver de manera fácil y rápida si un archivo no está preparado para imprimirse y por qué, qué falta, si hace falta sangrar un documento; todo eso lo tenemos automatizado. En otras palabras: ahora solo nos ocupamos de las excepciones; intervenimos en el proceso únicamente cuando es necesario”, continúa Gordon.

Ravensworth.

Según North, el grupo ha notado una mejora significativa en los trabajos de gran formato. “Antes de tener Switch, podíamos tardar horas –y en algunos casos incluso más– en terminar un trabajo en gran formato porque la preimpresión era un proceso muy laborioso. Ahora estos proyectos pueden estar en la máquina casi de inmediato. Prácticamente todas las etiquetas de trabajo en gran formato son correctas (una vez actualizadas a través de Switch) cuando el trabajo llega a producción, lo que acelera enormemente todo el proceso.”

Aparte de que la producción es más rápida y eficaz, North asegura que el grupo se beneficiará de muchas más ventajas a largo plazo: “Ahora tenemos más capacidad, lo que significa que podemos crecer sin incurrir en costes adicionales”.

“Tangent es una empresa ideal para la implantación de Enfocus Switch”, dice Maxim Heyndrickx, gestor de cuentas de Enfocus. “No esperamos que Switch cumpla todos y cada uno de los requisitos de los clientes. Por eso está diseñada como plataforma abierta que se adapta fácilmente a casi cualquier aplicación de otros fabricantes a través de módulos de bases de datos, de manipulación de imágenes, de conversión de archivos, editores y generadores de XML. Tangent se beneficia ya de estas prestaciones, pero lo hará aún más en el futuro, y seguirá adaptando e integrando tanto sus programas internos como sus productos con imágenes de dominio público, con el objetivo de efectuar las tareas con más eficacia todavía.”

Gordon añade: “Todavía nos falta mucho por hacer, pero no hay duda de que estamos mucho mejor ahora que hace doce meses; Switch ha sido una gran inversión”.

North está de acuerdo y, a pesar de los grandes cambios que la empresa ha tenido que aplicar, afirma: “No nos detenemos. Seguimos trabajando estrechamente con Enfocus para estar al corriente de las oportunidades y darles nuestra opinión de cara al desarrollo del producto. El contacto directo con el departamento de I+D de Enfocus no tiene precio”.

“Switch es como un punto de referencia para todo el tráfico de archivos de una empresa. Se completan muchos más trabajos a la primera y se detectan las irregularidades antes de que lleguen a producción. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con imágenes de dominio público, un elemento fundamental de nuestro negocio”, concluye North.