Ventajas sociales en la oficina gracias a la gestión documental

Gracias a este proyecto RIC cuenta con una ‘demo’ real para sus clientes, donde podrán ver las soluciones de impresión y gestión documental de Konica Minolta que comercializa. Además, les permite compartir de una forma práctica las ventajas que tiene controlar y gestionar los procesos documentales y de impresión, para hacer más eficaz la gestión de negocio, recortar costes y reducir la dedicación de recursos a tareas que no producen un beneficio directo.

“El tratamiento y procesado de la documentación que se genera cada día en una oficina consume tiempo, recursos y mano de obra cualificada, lo que se traduce en altos costes fijos. Esta situación, dado el contexto económico en el que nos movemos, debe cambiar para mejorar la gestión de negocio y hacerla más eficiente”, comenta Francisco Molina, director financiero de RIC.

El proyecto se ha dividido en dos etapas. En la primera fase, que se ha desarrollado a lo largo de un año -marzo de 2011 a marzo de 2012-, los empleados han implantado la solución de gestión documental en sus sistemas. Para ello han llevado a cabo la digitalización de todos los documentos de la compañía, a través del escaneado y archivado de los mismos. Un proceso que la solución de Konica Minolta realiza de forma automática y sencilla, aunque, como comenta Molina “digitalizamos los papeles que habíamos acumulado durante años, y hasta que no empezamos no nos dimos cuenta de las toneladas de papel que teníamos.”

Durante los cuatro meses siguientes se llevó a cabo la transformación del antiguo archivo en el nuevo gimnasio, con la instalación de las máquinas y la ambientación del espacio. Para adecuarlo a su nuevo uso, y animar a los nuevos deportistas de la oficina, la compañía ha producido en las máquinas de Konica Minolta paneles con paisajes verdes. “En la oficina tenemos máquinas de plotter que imprimen vinilos, así que para darle un toque al gimnasio empapelamos las paredes. Ahora mismo la mayor parte de los empleados usan el gimnasio, con una media de dos horas semanales por persona”, continúa Molina.

Este proyecto se engloba dentro de la filosofía laboral desarrollada por RIC en los últimos años, y que tiene como objetivo principal mejorar las condiciones de sus empleados. “El ahorro de espacio es una de las ventajas de los sistemas de gestión documental, la zona de archivo desaparece y se convierte en un espacio que se puede destinar a cualquier otra actividad. En RIC lo hemos tenido muy claro desde el primer momento y lo hemos transformado en un gimnasio para empleados. Es una forma de aprovecharnos de las ventajas de nuestros propios servicios y hacer además que redunden en nuestros empleados”, continúa Molina.

La implantación de esta solución ha supuesto una mejora en el control de costes y en la optimización de los recursos disponibles. Gracias al sistema central de archivado, ahora los documentos están disponibles de forma directa para todos los empleados a través de la red, que además pueden visualizar el mismo documento de forma simultánea. Esto mejora la flexibilidad de los trabajadores, que pueden ofrecer una respuesta inmediata a clientes y proveedores, mejorando su experiencia y redundando en el beneficio de la empresa.

Por otra parte mejora el trabajo de los usuarios móviles o de ubicaciones remotas, a través de la facilitación del acceso a la documentación general de la empresa, con independencia del lugar en el que se genere y archive. “Además la implantación de esta solución es también una protección contra incendios o inundaciones, ahora tenemos todos los documentos almacenados en ‘la Nube’, por lo que aunque los equipos sufran daños irreparables, nuestra información y la de nuestros clientes está protegida y disponible para que podamos seguir trabajando”, concluye Francisco Molina, director financiero de RIC.

RIC es distribuidor oficial de Konica Minolta, perteneciente a las divisiones de especialización de Production Printing y Document Consulting Partner. La compañía cuenta con una dilatada experiencia en el sector de la reprografía, ofimática, enseñanza, artes gráficas y procesos documentales, ofreciendo un amplio abanico de soluciones. La colaboración de los principales fabricantes y un personal altamente cualificado, garantiza un asesoramiento independiente y objetivo, imprescindible para concluir con éxito los proyectos planteados.