Cómo reducir costes de almacenamiento y producción en la impresión de documentos

Queda claro que el almacenamiento de formularios es una operación costosa, puesto que el área de almacenaje necesita capital para su mantenimiento. Es un hecho que requiere recursos, puesto que es necesario mantener las estanterías llenas y transportar los documentos necesarios a las líneas de impresión correspondientes. Los detalles de la transmisión de datos son complejos y difíciles de supervisar, por este motivo, las empresas invierten una gran cantidad de tiempo y conocimientos para coordinar de forma correcta todos estos flujos de datos.

¿No sería mejor sustituir este complejo almacenamiento por una tecnología que reúna la información relativa al contenido y el formato de un documento y la transmita a un papel completamente en blanco? Así se reducirían no sólo los costes de creación, almacenamiento y transporte de los formularios preimpresos, sino también el riesgo de clasificar los envíos de forma errónea. De hecho, en muchos casos, el coste de transporte, almacenaje y alimentación del papel preimpreso supera con creces los costes de impresión en sí.

La idea de la producción en papel en blanco no es nueva. Lo novedoso es la actualidad del tema. Cada vez más empresas están planteándose adoptar esta forma de gestión de salida; no es de extrañar, puesto que aporta un enorme potencial de ahorro. Los expertos hablan de reducciones de costes de hasta un 80%. De todos modos, el volumen de documentos físicos se está reduciendo en todo el mundo, y en general, está habiendo un cambio en la relación entre el correo electrónico y físico. Estos mismos expertos dicen que al menos durante las próximas dos generaciones, ambas formas existirán en igualdad de condiciones.

Así pues, la producción en papel en blanco ofrece en cualquier caso una elevada flexibilidad a la hora de imprimir. Esto es importante, sobre todo, para las empresas que necesitan imprimir gran número de proyectos pequeños, para los que las líneas de impresión deben reconfigurarse varias veces al día debido a la variedad de formularios.

Este es otro de los argumentos a favor de la producción en papel en blanco; a partir de páginas completamente vacías (‘blancas’) se crean y distribuyen documentos individuales, tanto en contenido como formato, para cada destinatario. Atrás quedaron los tiempos en los que había que programar de nuevo la línea de impresión para cada formulario. Todos los datos necesarios están disponibles en un sistema informático y se preparan para cada cliente, comenzando por los datos básicos como el nombre, dirección y fecha de nacimiento, pasando por mensajes publicitarios y hasta tipos de letra (fuentes) y logotipos. Un programa informático se encarga de controlar toda la información necesaria para cada documento.

Las soluciones en papel en blanco reducen considerablemente los costes de proceso de la gestión de salida, si bien es necesario realizar una importante inversión inicial. Y es que no es posible hacer nada sin impresoras digitales a todo color, para cuya adquisición es necesario un desembolso. Es posible, por supuesto, trabajar con impresoras en blanco y negro, pero el valor del documento aumenta de forma considerable con el uso de color. Se puede, por ejemplo, resaltar determinadas partes, lo cual resulta perfecto para campañas publicitarias.

Sin embargo, las grandes impresoras de color únicamente son rentables a partir de una determinada cantidad de documentos. Por lo tanto, las empresas deben considerar si su producción de documentos en papel es lo suficientemente elevada como para imprimirlos de forma interna. Si la cantidad anual de documentos por imprimir es inferior a 50.000, resultará difícil amortizar la inversión. En un caso así, conviene contratar a un proveedor de servicios de impresión, el cual puede utilizar sus máquinas a pleno rendimiento. A la hora de decidir si conviene más encargarse de la producción en papel en blanco de forma interna o externa, existen otros criterios a tener en cuenta. El más importante es saber a cuánto asciende el ahorro al prescindir del almacenamiento. Así como saber si es lo suficientemente elevado tras tener en cuenta los rollos de papel necesarios para la producción en papel en blanco.

A continuación, es necesario estudiar la gestión de los colores, es decir, los espacios y perfiles cromáticos y cómo preseleccionarlos como recursos para disponer de ellos en el software. A esto hay que añadir ciertos conocimientos técnicos especializados, entre ellos, el calibrado de las máquinas para lograr que el logotipo aparezca en el documento exactamente en la tonalidad deseada. El siguiente punto es decidir el software con el que se recopilarán y alimentarán los datos a la línea de impresión. En cualquier caso, merece la pena contar con el apoyo de un especialista en gestión de salida, el cual deberá poseer amplios conocimientos tanto de todos los flujos de datos y su optimización como de la gestión del color. Lo ideal es que coopere también con los fabricantes de impresoras.

Según los pronósticos de los expertos, la producción en papel en blanco se generalizará, como muy tarde, en tres años. Fue un tema dominante en la última edición de los Hunkeler Innovations days y aseguradoras y bancos de renombre nacional e internacional han mostrado ya su interés. En relación con lo anterior es interesante notar que el principio del papel en blanco puede extenderse sin problemas a la creación de sobres personalizados. Se puede imprimir, por ejemplo, un mensaje publicitario en color sobre un sobre blanco para que el destinatario ‘reciba’, en el sentido literal de la palabra, el mensaje. Y la creatividad no tiene límites. Todo lo que puede imprimirse en documentos puede imprimirse en sobres: logotipos, textos, fotos, gráficos. En el sector se habla ya de impresión ‘en sobre en blanco’. El principio en el que se basa es parecido: se unen los flujos de datos de contenido y formato y, según el destinatario, se transmiten al sobre mediante un código una vez el sobre contenga ya el documento. De este modo, esta técnica permite imprimir cada sobre de forma individualizada incluso para envíos masivos.

Es más, también los documentos adjuntos podrían producirse de este modo. En lugar de añadir documentos estándares preimpresos, se crean e imprimen los folletos y panfletos publicitarios de forma individual en una línea de impresión aparte, por ejemplo, y se envían, junto con el documento, a la línea de ensobrado, controlando el límite de peso para evitar incrementar los costes de franqueo. O se elimina el añadido manual por completo y se integra la creación de adjuntos directamente en el proceso de impresión. Para ello se integraría un código de control en el documento que indicaría, por ejemplo, que al envío para el señor X hay que añadirle una hoja publicitaria sobre la nueva tarifa con un mensaje personalizado. El adjunto se crea en el propio proceso de impresión, sale junto al documento y, por último, se introduce junto a este en el sobre. De momento, este principio de ‘adición en blanco’ es cosa del futuro. Pero teniendo en cuenta sus grandes ventajas (reducción de costes y publicidad para grupos objetivo), es solo cuestión de tiempo hasta que esta eficiente forma de gestión de salida sea una realidad.

Producción en papel en blanco: lo esencial

Si una producción de documentos realizada sin ningún tipo de material preimpreso es rentable para una empresa depende, sobre todo, de la diversidad de sus documentos. Es decir, cuanto mayor sea la cantidad y la variedad de documentos, mayor es el potencial de ahorro. Pero también la estructura informática disponible tiene su papel. Por eso, es indispensable llevar a cabo un análisis detallado.

• ¿Cuántos formularios diferentes hay y qué cantidad se suele mantener almacenada?.
• ¿Cuánto espacio de almacenamiento puede ahorrarse eliminando los formularios preimpresos?. - ¿Es el ahorro lo suficientemente elevado tras tener en cuenta los rollos de papel necesarios para la producción en papel en blanco?.
• ¿Existe ya una infraestructura informática para la creación y preparación de documentos (gestión de salida) que únicamente necesite ser ampliada para añadir funciones de ‘papel en blanco’?
• ¿A cuánto ascienden los costes para máquinas, software y servicios?

En relación con esto es importante saber cuándo se espera obtener rendimiento de la inversión (ROI). Cuantos más documentos preimpresos se ahorren, más rápida será la amortización. De esto depende también la decisión de si conviene más encargarse de la producción en papel en blanco de forma interna o mediante un proveedor de servicios externo. Además ¿cómo son, en general, los procesos de gestión de salida? Muchos proyectos de impresión pequeños o el tener que reconfigurar a menudo las líneas de impresión son señales de que conviene contratar los servicios de un proveedor externo, el cual puede utilizar sus impresoras a pleno rendimiento o emplear varias en paralelo.