El sistema Insite360 de Gilbarco Veeder Root ejerce un control total sobre los stocks

La digitalización de las estaciones de servicio es una realidad desde hace años, aunque ha cobrado un enorme vigor como consecuencia de la aprobación de la ITC MI IP04. Este proceso se inició en el ‘back office’ de las gasolineras, en particular en el control de las existencias de combustibles. El sistema de control de inventario estadístico Insite360 de Gilbarco Veeder Root, comercializado por Lafon, es una herramienta de gestión ajustada a la ITC MI IP04 que “detecta fugas, controla variaciones y monitoriza las existencias de combustibles”, el mayor activo de cualquier estación de servicio.

Así lo define Raquel Feito, Service Account Manager de Gilbarco Veeder Root, quien acumula ya siete años de experiencia en el sector y que enumera las principales diferencias de este sistema frente a otros existentes en el mercado: “la calibración en la nube y la gestión de alarmas 24 horas al día, 7 días a la semana”.

Mario Garrido, Project Manager de Lafon España, recuerda que Insite360 “es un servicio estadístico de inventario líquido que detecta fugas, controla variaciones y monitoriza las existencias de combustible en toda la gasolinera. Recopila datos de medición de tanques y transacciones de ventas de la estación de servicio. Además, un portal web proporciona a los administradores una herramienta de gestión diaria completa para controlar estaciones de servicio o redes completas. Y todo ello respaldado por un equipo de analistas que investiga cualquier incidente de fuga o pérdida que pueda ocurrir en cualquier momento y que escala esta herramienta según lo acordado con el cliente. Este equipo de analistas está en España y “son propios al fabricante del equipo de medición y del servicio Insite360”, apuntan fuentes de Lafon.

En cuanto a las principales ventajas que aporta el sistema, Garrido apunta que “las recalibraciones iniciales de los tanques que realiza Insite360 y la creación de informes con tablas de datos muy precisas obtenidas para reducir las varianzas o ‘mermas’ son las ayudas más destacables de este sistema”. Otro de sus beneficios es la toma exhaustiva de datos necesaria para comprobar el estado inicial de la instalación, un proceso que garantiza la correcta prestación del servicio desde el primer día. De esta forma, todas las partes implicadas tienen la seguridad de que se detectará cualquier pequeña anomalía que se pudiera producir, añade Garrido.

“Estamos seguros de que el coste que supone este servicio está ampliamente amortizado y compensado en muy poco tiempo por las ventajas y la tranquilidad que ofrece, así como por los retornos que genera, al evitar diferencias en el control de los stocks, una verificación que se logra gracias a la excelente calibración de los tanques; al control de la entrega exacta de combustibles en la descarga; a la correcta calibración de los medidores de los surtidores; la detección de fugas y posibles hurtos...”, enumera Garrido.

Insite360 incorpora un sistema de Conciliación Estadística de Inventario (CEI), que permite cumplir con la legislación vigente sobre las pruebas de estanqueidad obligatorias en instalaciones de carburantes, ofreciendo así un ahorro de costes derivados del cumplimiento de la ITC MI-IP04.

La estación de servicio Fernando Verdú e Hijos, abanderada por Repsol y ubicada en la Avenida La Vall D'Albaida, 55 de Gandía, Valencia, cuenta con el sistema Insite360, que se incorporó, tal y como explica Carmen Llopis, para controlar el inventario de combustibles, afirma que antes de la implantación de esta herramienta esta tarea se realizaba mediante “el archivo de los albaranes de entrega y el control de registros a mano; es decir, inventarios manuales o mediante la utilización de tablas informáticas tipo Excel”.

Daniel Sevil, de la estación de servicio Venta del Barro, también integrada en la red de Repsol y ubicada en el kilómetro 170,2 de la carretera nacional 232 (que discurre entre Vinaroz, en la provincia de Castellón, hasta Cabañas de Virtus, en la provincia de Burgos, donde enlaza con la N-623 sentido Santander, Cantabria), explica que antes de utilizar el sistema de Gilbarco Veeder Root, las tareas se realizaban “a papel y boli. Es decir, las entradas y salidas de combustible se controlaban mediante la anotación de sumas y restas apuntadas en una hoja o un folio de papel; Algo ahora impensable”.

José Cancela, encargado de la estación de servicio de Easygas Group en Lliçà de Vall, Barcelona, recuerda que el sistema se incorporó “por recomendación de Javier García González, comercial de Madic, como parte de la oferta que nos hicieron en su día por la reforma de nuestra estación de servicio. Al decidir acometer esta reforma, Enrique Gómez, ingeniero de proyectos de Madic, la añadió como parte de la instalación para así empezar a utilizarla como prueba piloto inicial con vistas a incorporarla en un futuro, si nos daba resultado, a otras estaciones”.

Cancela añade que Insite360 se incorporó a la estación de servicio hace algo más de un año, un periodo que aún considera corto para realizar “una valoración muy exhaustiva”. No obstante, sí ha notado “un ajuste muy afinado de las existencias de combustibles, lo cual hace que no haya diferencias entre nuestro inventario y las ventas producidas en este periodo”, una circunstancia que sí “podemos apreciar levemente en otras estaciones de servicio en las que no empleamos Insite360”.

Durante el tiempo de utilización de la herramienta de gestión “no hemos detectado ningún problema, salvo los necesarios ajustes iniciales de calibrado del sistema”, afirma Candela, quien destaca que “si hay algún descuadre, el servicio técnico se pone rápidamente en contacto con nosotros hasta que se detecta la incidencia y se solventa”.

Daniel Sevil, por su parte, apunta que “dada la amplitud de servicios que prestamos en Venta del Barro, un empleado de la estación siempre trabaja con Insite360” y afirma que, en una gasolinera que tiene nueve tanques de combustible, al que en poco tiempo se añadirá uno más, “es muy importante tener el inventario al día. No podemos permitirnos cometer un error con lo que tenemos y con lo que trabajamos”. Sevil apostilla que utilizar Insite360 “nos da mucha seguridad y tranquilidad”.

El control que se ejerce sobre las existencias de combustibles es muy detallado y de forma individualizada, tal y como destaca Carmen Llopis, quien recuerda que antes de contar con el sistema de Gilbarco la contabilidad de los tres depósitos de gasóleo se realizaba de forma conjunta, mientras que con el Insite360 “sabemos perfectamente lo que ‘entra’ y lo que ‘sale’ de cada uno de ellos”. Llopis añade que desde que utiliza esta herramienta “no hemo tenido avisos de descuadres, es decir, no hemos tenido diferencias entre nuestro inventario y las ventas producidas en este tiempo”, un logro en el que colabora el servicio de asistencia de Insite360, “que está muy pendiente de nosotros en cuanto detecta que no hemos introducido correctamente algún dato de las descargas de combustible”.

La estación Venta del Barro utiliza el sistema desde hace más de seis años. “No recuerdo que hayamos tenido ningún problema gordo. Eso sí, siempre estamos muy ‘vigilados’ por el equipo de Insite360. Si nos equivocamos al introducir datos, enseguida nos llaman o nos envían un email para para avisarnos”, nos cuenta Sevil, quien asegura estar “convencido de que Insite360, dada la cantidad de inventario con el que trabajamos, nos permite no perder dinero y hacérselo perder a nuestros clientes. Además, agiliza mucho el proceso administrativo, por lo que nos ahorra bastante tiempo”.

Grupo Miller Motor, 60 años innovando

El Grupo Miller Motor inició su actividad en el mercado de la distribución minorista de carburantes en 1959. En la actualidad gestiona cuatro estaciones de servicio en los alrededores de la ciudad de Colchester, al noreste de Londres. Desde hace 11 años el stock de combustibles de sus cuatro puntos de venta se controla mediante los servicios prestados por Gilbarco Veeder-Root.

Con el sistema Insite360 los responsables de la compañía, que también posee un concesionario de la marca Seat, logra establecer un doble nivel de control comercial. Por un lado, el equipo directivo accede a la información a través del panel de control online, aprovecha la información clave de un vistazo y recibe informes automatizados de mermas, si se produjeran.

Los controles que realiza el sistema permitieron detectar agua en uno de los depósitos de una de sus estaciones de servicio. Ante esta incidencia, el servicio de asistencia técnica de Insite360 desplazó en menos de 24 horas a un ingeniero hasta la instalación. Desde Grupo Miller se aclara que el tanque no estaba contaminado, pero esta temprana alarma corrobora el exhaustivo control que ejerce el Insite360. En el caso de que sí hubiera existido combustible contaminado se hubiese evitado la introducción de agua en los depósitos de los vehículos de los clientes, una circunstancia con un elevado coste de la imagen de la estación de servicio.

Otra de las contingencias en la que el sistema demuestra su fiabilidad es en el caso de las filtraciones de combustibles desde un medidor a un tanque, que podría ser una señal de que, por ejemplo, una válvula de retención está empezando a fallar. Cuando antes se detecte una anomalía así, antes se evitan males mayores.

A pesar de que no es frecuente, en alguna ocasión se producen cortes de luz o fallos en las comunicaciones, tanto telefónicas como a través de internet. En esos momentos el Insite360 sigue diagnosticando todos los parámetros que controla e incluso permite solucionar el problema de forma remota. Se consigue así subsanar el origen del problema sin necesidad de desplazar a ningún técnico hasta la gasolinera y, además, se reducen las pérdidas económicas que podría originar.

El General Manager de Grupo Miller Motor, Kelvin Smith, declara que Insite360 “nos proporciona una sólida gestión con una comunicación clara y actualizaciones periódicas. Podemos ejecutar informes a través del portal web, de uso muy sencillo e intuitivo, nos permite controlar nuestro stock de combustibles y nos facilita el cumplimiento de los requisitos del ‘Libro Azul’ de la Association for Petroleum & Explosives Administration, Apea”. El máximo responsable de la mencionada red de estaciones de servicio, por último, muestra su confianza en la experiencia de Gilbarco como proveedor global de sistemas y productos dirigidos a estaciones de servicio, “un mercado en el que es líder indiscutible”.

Preguntado sobre cuáles son las características que más valora del sistema de Gilbarco, Cancela cita, “sin duda alguna, la comodidad que supone la conectividad y el control remoto de las existencias. Si no cometes errores al trasladar algún albarán al sistema, puedes llevar al día todo el control desde otros lugares -sin estar físicamente en la estación de servicio- y sin tener que recurrir a la búsqueda del albarán por cada operación realizada”.

Carmen Llopis señala “la seguridad que nos proporciona Insite360 con respecto a posibles desajustes mediante el seguimiento que realizan a través del control remoto de nuestras existencias. Lo más destacable es la verificación correcta de las cargas y descargas de combustible”.

“Lo que más nos ha preocupado siempre son los descuadres. En este sentido, Insite360 y su equipo técnico localizan en poco tiempo los posibles errores de introducción de datos y dónde se producen las diferencias. Para nosotros, y supongo que también para muchos otros negocios como el nuestro, lo que más nos preocupa son las mermas o que determinados equipos, como pueden ser los surtidores, estén defectuosos y suministren más o menos cantidad de combustible del que realmente tienen que dar”, relata Sevil.

Control de las variaciones de los medidores gracias al ‘Advanced Variance Analysis’

La desviación del medidor es un claro indicio de que se están produciendo variaciones en los sistemas de suministro de combustible. Desviaciones que se producen cuando los componentes que hay dentro del medidor, con el paso del tiempo, se van desgastando. A medida que se usan, los medidores -habitualmente- suministran un volumen ligeramente superior al indicado; es decir, se estaría entregando más combustible del que el cliente termina abonando. En el caso de que este excesivo suministro no se detecte a tiempo, las pérdidas económicas pueden ser cuantiosas.

Si -por el contrario, y aunque es menos frecuente- la cantidad de combustible introducida en los depósitos de los vehículos es menor a la que aparece en el surtidor, la estación de servicio se estaría exponiendo a sanciones económicas y, además, a una pérdida casi total de la buena imagen del negocio.

La comprobación proactiva de la desviación del medidor requiere de frecuentes pruebas de calibración, una práctica costosa. A pesar de que muchos medidores nuevos pueden ser más estables a la hora de mantener la calibración, la actualización de los medidores de una red de estaciones de servicio conlleva un elevado coste económico y, además, todavía no proporciona un análisis continuo ni corrobora que la calibración de los nuevos medidores no está desviada. La deriva del medidor es particularmente frustrante para los propietarios, porque la cantidad de combustible que se entrega de más aumenta, como es lógico, a medida que se incrementan las ventas de combustible.

Insite360 Advanced Variance Analysis permite detectar la variación de combustible y recomendar pasos para reducirla. Este servicio está basado en la nube, que mejora la efectividad de la gestión del combustible, al proporcionar soporte y análisis las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y detectar de forma rápida pérdidas y mermas.

La configuración del servicio Insite360 Advanced Variance Analysis incluye el seguimiento de todos los medidores de combustible y la concreción del vigente estado de calibración. Una vez que se establece esta línea de base, los algoritmos avanzados de análisis de variaciones del Insite360 rastrean y analizan las transacciones de cada surtidor para descubrir la deriva. Tan pronto como se identifica un surtidor ‘desviado’, el equipo de análisis del Insite360 Advanced Variance Analysis recibe un aviso en forma de alarma y programa una llamada al servicio de asistencia técnica para verificar el surtidor.

En una intervención que tuvo lugar en una red británica de estaciones de servicio integrada por más de 250 puntos de venta, el algoritmo del Insite360 Advanced Variance Analysis alertó al equipo de analistas de un potencial problema en uno de los surtidores de una de las gasolineras, que mostraba una desviación aproximada de entre el 0,5 y el 1%. Tras realizar un seguimiento pormenorizado del mismo, el servicio de asistencia técnica se desplazó hasta su ubicación para solucionar la incidencia. Los técnicos midieron un desfase del 2%, un exceso que mensualmente propiciaba que de 200 a 250 litros de combustible se suministraran sin ser cobrados, es decir, gratis. Trasladado a todo un año, el ‘roto’ hubiera podido ascender a miles de libras esterlinas, un riesgo que el Insite360 Advanced Variance Analysis evitó.

"Si no cometes errores al trasladar algún albarán al sistema puedes llevar al día todo el control desde otros lugares -sin estar físicamente en la estación de servicio- y sin tener que recurrir a la búsqueda del albarán por cada operación realizada”, explica José Cancela, de easygas