Orden, limpieza y seguridad

Actualmente, las empresas sin importar su tamaño no se pueden permitir el lujo de descuidar sus almacenes si quieren continuar en el negocio, sobre todo con las tensiones que generan nuevos condicionantes como el e-comercio. Poniendo el foco en el almacén, Kaiser+Kraft, el suministrador B2B con soluciones a centros industriales y de almacenaje, que, actualmente, celebra su 30 aniversario, nos da algunas pautas.

La logística trata sobre cómo se adquieren, almacenan y distribuyen los productos en el lugar y en los plazos acordados. Es decir, del servicio al cliente y su experiencia de compra.

Un ejemplo claro del papel clave de los almacenes, que también afecta a sectores como el retail, cosmética, alimentación, etc., son los rápidos escenarios logísticos del e-comercio. La logística del e-comercio se caracteriza por un elevado volumen de artículos con pedidos procedentes de diferentes canales; en cantidades reducidas, con altos picos de demanda (Black Friday), plazos muy ajustados y alta tasa de devoluciones.

Esto puede convertirse en la tormenta perfecta si no se tiene un preciso control de los productos, además de un buen diseño en todos y cada uno de los eslabones del proceso logístico.

Por otra parte, actualmente también es necesario considerar aspectos como la sostenibilidad a nivel global, tanto del impacto o huella que pueda tener el edificio, como de las operaciones que en éste se lleven a cabo. Aspecto fundamental si pensamos que esto es un factor de decisión de compra por parte de los clientes.

La primera e inaplazable pauta que deben establecer las empresas de cualquier tamaño es poner el foco en su almacén. El almacén suele ser un espacio sensible a las decisiones, en ocasiones dispares, de diferentes áreas empresariales como comercial. El cual no solo repercute en los resultados, sino que su influencia se extiende a los clientes, ya sean de la propia empresa o al cliente final. Recurrir a una consultoría especializada puede ser un buen comienzo, tanto si se quiere reorganizar un almacén existente, como si es nuevo.

Una segunda pauta es conocer las características de los productos que se manejarán en el almacén: peso, volumen, forma, necesidades de conservación ... si van en unidades sueltas, cajas o en carga paletizada.

De acuerdo al tipo de productos y empresa, la tercera pauta es zonificar el almacén en base a las actividades de recepción, almacenamiento, picking y expedición.

Otra pauta para organizar el almacén compete a los propios productos estableciendo categorías ABC en función de su valor, en el que A son los de mayor valor y C los de menor valor. Otras categorizaciones se pueden hacer por la rotación alta, media o baja de los ítems, en función de su caducidad FIFO o LIFO, entre otras.

Aunque cada almacén es un mundo, crear estructuras se refiere también a la adopción de estrategias como es la de seguir el principio de un sitio para cada cosa, o el de orden caótico del hueco libre. Se trata de aprovechar el espacio, un recurso caro, por lo que, sobre todo en industrias intensivas en almacenamiento, se ha ido a aprovecharlo lo más posible sin dejar huecos improductivos.

La conquista de la altura y el aprovechamiento del suelo en las naves han guiado a los fabricantes de equipamiento con racks de estanterías cada vez altos, edificios autoportantes, pasillos estrechos, o más compactos como los racks push-back por acumulación para LIFO con estanterías dinámicas, etc. También los vehículos se han optimizado para ser más maniobrables y seguros.

Cada una de las operaciones que suceden en un almacén, sus estrategias y equipamiento asociado es un tema extenso, pero en todos los casos una imprescindible sexta pauta a la hora de organizar un almacén es velar por la seguridad que tiene mucho que ver con la ergonomía y con la limpieza, para evitar daños a las personas y a los bienes.

Se debe tener en cuenta que los accidentes en los almacenes por caída de estanterías, productos, suelo resbaladizo, atropellos, entre otros, pueden tener consecuencias desastrosas. Sin ir tan lejos se debe también procurar evitar las dolencias musculo-esqueléticas velando por aspectos como la ergonomía en la colocación de los productos en los lugares más accesibles. Además, se recomienda utilizar equipamiento que apoye la ergonomía como los bancos de trabajo, u optar por mecanizar las tareas más repetitivas y pesadas.

En ocasiones, no es necesario hacer grandes inversiones sino las precisas tras un análisis de las zonas donde se puede producir el peligro como son las intersecciones entre peatones y vehículos, entre vehículos y muelles de carga, golpes a estanterías o vertido de productos por lo que se deben tener claras las líneas de paso, con señales de advertencia, puntos de limpieza así como la adquisición de hábitos para apoyarlo.

Un suelo con la planimetría adecuada, junto a una buena zonificación convenientemente señalizados e iluminados, con los suficientes elementos como balizas, equipos de limpieza, carteles, señales luminosas o acústicas, así como cámaras de vigilancia permitirán evitar accidentes irreparables.

Otra pauta a seguir es implementar un Software de Gestión del Almacén (SGA), que determinará la cantidad correcta de existencias y supervisará los niveles de reabastecimiento en tiempo real. Un SGA permite mantener los costes en niveles óptimos con el reabastecimiento preciso para poder responder a los picos de la demanda sin comprometer las inversiones.

Los datos que procesan el SGA y el ERP de la empresa proceden del movimiento de los artículos etiquetados con códigos de barras, junto a RFID, producidos por impresoras y recogidos por escáneres fijos o móviles. En la época de los Smartphone, existe la opción de integrarlo a la gestión del almacén dando acceso al equipo de ventas a los datos precisos, mejorando el nivel de servicio al cliente y la reputación de la marca.

Además, el SGA ayudará también a fortalecer las relaciones con los proveedores, gracias a la gestión eficaz del inventario para minimizar las sorpresas en la cadena de suministro cuando los proveedores entregan los envíos tarde o son incorrectos.

En definitiva, el reto de las empresas y de los responsables de los almacenes es que las operaciones transcurran con eficiencia, fluidez y seguridad, tanto desde el punto de vista físico con el equipamiento necesario; como de la información que acompaña a los productos, implementando un software que permita su trazabilidad y control.