Transparencia, confianza y cooperación, claves para que funcione un ‘tender’

La logística se ha convertido en un factor generador de valor que las empresas tienen cada vez más en cuenta. En este sentido, la externalización ofrece la posibilidad de delegar ciertas actividades en otros actores capaces de hacer esta misma actividad mejor, ya sea por precio o por servicio. La Fundación ICIL, en el marco de sus actividades de divulgación sobre temáticas innovadoras y de interés para los profesionales logísticos, organizó la conferencia ‘Los ‘tenders’, en las relaciones entre cargadores y operadores logísticos’ con el apoyo de la Dirección General del Transporte Terrestre de la Generalitat de Catalunya.

Josep Maria Fortuny, subdirector general de Ordenación e Inspección de dicha Dirección General, fue el encargado de dar la bienvenida a los asistentes al evento y recalcó el interés de las instituciones organizadoras en tratar los temas que más interés pueden tener para el sector y “abrir el debate y la reflexión” sobre los mismos. Asimismo, Fortuny remarcó la novedad en el tema que ocupaba la conferencia, poco tratado en comparación con otros más recurridos “como las infraestructuras o temas comunes como los específicos de la cadena de suministro, que de forma recurrente ocupan la atención de la Fundación”.

RFT-RFI

Un ‘Request For Tender’, comúnmente abreviado como RFT o ‘tender’ se originó en el sector de las obras públicas como un requerimiento abierto de productos y servicios. En el sector privado, en concreto en el logístico, es una invitación estructurada a los proveedores para el suministro de productos o servicios. Se trata básicamente de una invitación abierta a los proveedores para responder a una necesidad definida que será entregada a unos proveedores potenciales seleccionados. La RFT suele requerir información recopilada previamente en una RFI (Petición de Información). Esto normalmente no cubrirá solo los requerimientos del producto y servicio, sino que también solicitará información sobre la idoneidad del negocio.

En forma de mesa redonda, la conferencia, moderada por José Luis Vidal, director de Logística de Transportes Ochoa y coodinador del Comité Sectorial ICIL de Operadores Logísticos, contó con la intervención de Bernat Martín, director de Operaciones de Eurofred y Jordi Motjé, socio director de Miebach Logística, representando los cargadores, y Santiago de Castro, delegado en Cataluña del Grupo Carreras Logística y Xavier Juncosa, director general de DSV Solutions Spain, como representantes en la mesa de los operadores logísticos.

En las intervenciones de los ponentes se realizó un repaso a la evolución de los ‘tender’ en los últimos años. Se analizaron los aspectos de contenido, así como la problemática que representan, tanto desde el punto de vista de los cargadores como de los operadores.

José Luis Vidal preguntó a los cargadores presentes qué motivos tenían habitualmente para convocar un ‘tender’. Un cambio de operativa, sea de producto o de país, fue una de las razones que afirmó Bernat Martín de Grupo Eurofred, aunque el principal motivo que aludió el director de Operaciones del grupo empresarial fue la finalización de contrato con sus suministradores de servicios logísticos. “Lo que se busca básicamente es abaratar los costes y poder mantener unos estándar de servicios adecuados a los clientes que lo requieran”.

Por su parte, Jordi Motjé afirmó que su empresa, Miebach, al prestar servicios consultoría e ingeniería, cuentan con una visión privilegiada del ‘tender’, entendiendo tanto los requerimientos de sus clientes y las dificultades de los operadores logísticos. Motjé se hizo eco de un estudio que su empresa hace cada dos años. Según dicho informe, el principal motivo para convocar un ‘tender’ es el reducir gastos y más en época de crisis. El siguiente motivo en el ranking es la concentración del ‘core business’ o de los procesos de negocio que pertenecen a la misma compañía. Otra razón estudiada es evitar hacer inversiones “porque muchas veces las empresas prefieren invertir en nuevas tiendas que en un nuevo almacén”. Tras otros motivos como la flexibilidad o los costes variables, en el último lugar de la clasificación figura la voluntad de mejora del servicio logístico. Según Motjé, “es sintomático que sea el último motivo del ranking. Eso quiere decir que muchas veces las empresas consideran que ya tienen un buen nivel de servicio y que un operador logístico no lo hará mejor”.

Desde el otro lado del ‘tender’, los operadores ven los motivos para su requerimiento de otra forma. Xavier Juncosa, de DSV, diferenció dos motivos principales para convocar un ‘tender’. Por un lado, una empresa que gestiona su propia logística y decide externalizarla para reducir costes. Juncosa destacó que este paso supone “un cambio cultural dentro de una empresa y para el operador logístico significa un desgaste superior que otros casos poder hacer ver al posible cliente que la solución a sus problemas pasa por externalizar su logística”. Por otro lado, en una empresa que ya tiene la logística externalizada, cuando lanza un ‘tender’ busca posiblemente un cambio de operador, pero también es una manera de ver cómo está el mercado, si el servicio de su operador encaja con lo que ofrecen otros, “por lo que se convierte en una herramienta de negociación con su operador actual: quiero ahorrarme el coste de un cambio de operador y busco una oferta alternativa para negociar con mi operador”.

Por su parte, Santiago de Castro coincidió con Xavier Juncosa en diferenciar “los que quieren simplemente información para ver si están en línea con los costes del mercado y los que realmente están buscando un operador con el que tener un pacto”. El delegado en Cataluña de Grupo Carreras añadió asimismo que su empresa percibe cada convocatoria como una oportunidad que hay que aprovechar.

Ante la pregunta de qué debe tener un ‘tender’ para garantizar su éxito, todos los participantes en la mesa coincidieron en que el intercambio de información veraz y transparente es esencial para llegar a buen puerto en este tipo de acuerdos.

Bernat Martín advirtió que un ‘tender’ “puede ir mal por no saber facilitar todos los datos; hay que ser muy riguroso con los datos”. Otras razones que indicó Martín por las que estos contratos no han funcionado son: falta de información o información errónea, falta de experiencia, no saber estandarizar el servicio lo suficiente, etc. “A veces no nos hemos puesto de acuerdo con el operador para definir bien cuál es el servicio que necesitamos y qué cambios ha habido durante la vida del ‘tender’, cosa que ha perjudicado nuestra relación”. Bernat Martín lamentaba asimismo que cuando un acuerdo de este tipo no funciona, el que acaba siendo perjudicado en definitiva es el cliente que recibe el servicio.

Santiago de Castro añadió además que las malas experiencias pasan muchas veces por promesas que no se pueden cumplir. “Hay empresas con departamentos comerciales más potentes que sus departamentos de operaciones”, refiriéndose a que muchas veces un departamento no puede desarrollar todo lo pactado en el ‘tender’ por el otro por falta de operativa. Por ello, es cada vez más evidente en los operadores logísticos a convertirse en empresas de servicios con un alto componente tecnológico, circunstancia que les obliga a contar con formación continua. En este sentido, de Castro destacó la importancia de iniciativas como los máster y cursos de posgrado del ICIL. El delegado de Cataluña de Carreras constató asimismo la tendencia creciente a la especialización de los operadores logísticos que buscan de este modo diferenciarse por calidad de servicio “porque no es lo mismo la logística de consumo que del aluminio. Especializarse es la manera más fácil de acabar teniendo una buena conexión y unos buenos compromisos que se cumplan”.

Por su parte, Xavier Juncosa resumió las claves del éxito en tres valores: intercambio transparente de información, “aunque incluso existiendo este intercambio es difícil saberlo todo porque ni el mismo cliente sabe qué pasa dentro de su logística”, confianza, “siguiendo la filosofía del ‘partnership’” y cooperación de igual a igual. Asimismo, Juncosa añadió que cuando las cosas no funcionan como deberían “lo fácil es culpar al operador, buscar en el contrato el ‘bonus malus’ que se había pactado” en lugar de buscar soluciones comunes al problema, ya que el operador logístico, “no deja de ser parte integrante del cliente”.

Todos los participantes destacaron la importancia de la definición del servicio que se requiere desde el principio para evitar problemas. Por ello, es preferible dedicar más tiempo a la parametrización de los procesos y el establecimiento de los mecanismos de control que tener que replanteárselos más adelante por no haber estado adecuadamente definidos.

Para Xavier Juncosa, una vez decidido el operador logístico que se quiere subcontratar, en lo que deben emplear todas las energías es en la definición del contrato. Para el director general de DSV Solutions Spain es esencial estipular cláusulas de revisión: “Si el contrato empieza el día 1, el día 90 se debe revisar para comprobar que todas las cláusulas sigan siendo correctas, y se debe volver a hacer el día 180. Hay que estipular unos intervalos en toda la operativa ya que el negocio del cliente muta y por tanto la operación logística también muta porque el mercado demanda el mismo producto de otra manera. Donde hay que desgastar esfuerzos es en la redacción del contrato para que mientras dure el ‘tender’ no nos desgastemos en nada más. Más vale estar dos meses parametrizando un contrato que firmarlo rápido y encontrarnos después con sorpresas”.

Un contrato puede incluso incorporar variables como por ejemplo las mejoras de productividad. En un momento del debate, Bernat Martín comentó que tras el lógico periodo de adaptación del operador con el negocio de su cliente, que aproximadamente puede durar un año en contratos de 3 a 5 años, y una vez se tiene la operativa controlada, hay que encontrar la manera de repercutir al cliente las mejoras que recibe el operador. Según Juncosa, la solución es reflejar esta situación en el contrato, estipulando mediciones de mejora continua para compartir estos beneficios. Xavier Juncosa puso el ejemplo de algunas empresas de automoción que por contrato exigen una mejora de la productividad del 4%.

En este sentido, se remarcó que la figura de un consultor o asesor externo puede ser muy recomendable ya que a partir de su experiencia puede recomendar soluciones o enfoques que agilicen todo el proceso evitándose errores recurrentes. Jordi Motjé, que pertenece precisamente a una consultoría logística, destacó la necesidad de cotejar las ofertas que realmente sean comparables. “Estamos comprando un servicio que es difícil de tarificar y por ello es necesario ver qué valores añadidos ofrece cada compañía: usos corporativos de mejora continua, flexibilidad en su capacidad de cambiar de procedimiento de un día para otro o añadir más personal, etc.”. Un valor añadido que cada vez se tiene más en cuenta, según Santiago de Castro, es “el flujo de la información”, esto es, un software potente y una buena página web desde donde el cliente puede controlar a tiempo real sus mercancías desde su casa.

Por ello, estos valores pueden ser definitivos para el éxito del proceso ‘tender’ y según se señaló en la jornada, buscar solo precio en un operador puede ser erróneo. Como concluyó Jordi Motjé: “Una empresa puede creerse muy importante porque supone el 20% de la facturación de su operador logístico, pero de hecho, él está moviendo el 100% de su mercancía. Una vez un operador ha entrado en una compañía, el coste para cambiarlo es muy grande. Hay que procurar que el tender sea un éxito, y por ello hay que empezar con buen pie tarificando correctamente en el contrato”.

Comité Sectorial de Operadores Logísticos

La conferencia sirvió también para presentar la nueva edición del Máster de Dirección de Empresas de Transporte y Operadores Logísticos que en Cataluña cuenta con el apoyo de la Dirección General del Transporte Terrestre de la Generalitat de Catalunya con lo que se ofrece en unas especiales condiciones ventajosas para los alumnos. Ramon Casòliva, director de Proyectos de la Fundación ICIL y que presentó el acto en nombre de la misma, recordó también que desde la fundación se pretende dar solución a todas las necesidades de las empresas y los profesionales en el ámbito logístico, así por ejemplo desde el área de ‘Apoyo Logístico a Empresas’(ALE) se pueden facilitar todo el asesoramiento a las empresas que quieran impulsar soluciones logísticas avanzadas, animando a los presentes a dirigirse a los servicios de la Fundación para conocer todas las posibilidades que ésta institución puede ofrecer a empresas y profesionales.

La conferencia formaba parte de las actividades que está promoviendo el Comité Sectorial ICIL de Operadores Logísticos. La creación de comités sectoriales dentro del ICIL responde a un plan estratégico de la fundación que reúne a una serie de profesionales de diferentes empresas “que compartan, discutan y analicen los problemas e inquietudes que permitan la mejora de la logística en cada uno de los sectores”, en palabras de Ramon Casòliva. El representante de la Fundación ICIL también aseguró que a medida que cada uno de estos comités elaboren proyectos y trabajos, la fundación los dará a conocer a través de varios medios “e intentaremos que reviertan en el conjunto del sector”.

El Comité Sectorial de Operadores Logísticos está coordinado por José Luis Vidal, director de Logística de Transportes Ochoa y lo integran: Juan M. Manzanedo, consejero delegado de Logisfashion; Rafael López de Zamora, Technical Services & Purchasing director de CEVA Logistics; María S. Pérez Abad, directora de Logística de DB Schenker; Cristina Vallmitjana, reponsable de Consultoría de Districenter; Víctor López, director nacional de Logística en Rhenus; Ignasi Ferrándiz i Vedia, director regional de Barcelona de Luis Simóes; Alberto Sancho Molins, director de Explotación de Logifrio; Juan Carlos Sánchez Bolaños, adjunto de la Dirección General en Integra 2; Santiago de Castro Llobet, delegado zona Cataluña de la División Almacenaje y Distribución del Grupo Carreras; y Xavier Juncosa, director de Logística de DSV.