Entrevista con Cristóbal Castro, director Instituto Focan

Cristóbal Castro, director Instituto Focan.

Los orígenes de la institución educativa Focan se remontan a los años 90 y obedecen a la toma de una decisión estratégica de los promotores, en un momento en el que comienzan a desaparecer gran parte de las escuelas de oficios y enseñanza profesional pública.

Enfocada en la formación para el empleo, esta institución educativa cuenta en la actualidad con cinco centros en el archipiélago canario: dos en Tenerife, uno en Lanzarote, otro en Gran Canaria, donde está la central del grupo, y otro más en La Palma.

Como recoge en su página web, Instituto Focan tiene “como principal misión aumentar las posibilidades de inserción y/o promoción profesional de nuestro alumnado, mediante una formación integral, innovadora, dinámica, diversificada y de calidad, para conseguir así, la mejora, el perfeccionamiento y la recalificación de su cualificación profesional, mediante la puesta al día de sus competencias y aumentando su calidad de vida”.

Con una plantilla actual de 200 trabajadores dedicados todos al mundo de la formación y la educación, su cada vez mayor dimensión llevó a que los responsables vieran la necesidad de recurrir a un sistema de gestión (ERP) y de relación con los clientes (CRM) a la altura de los nuevos requerimientos.

Instituto Focan cuenta con cinco centros en el archipiélago canario.

En 2016, año en el que nuestro crecimiento fue especialmente importante con motivo de recibir fondos comunitarios, ya éramos una plantilla de 60 personas aproximadamente y nos dimos cuenta que necesitábamos una solución CRM/ERP para gestionar correctamente la institución. Veníamos de trabajar con un CRM hecho por nosotros mismos, lo que fue un gran error estratégico por nuestra parte ya nos supuso consumir mucho tiempo y recursos en actualizar constantemente la plataforma, y además no se había desarrollado con una visión tecnológica adaptada al mundo de la educación. En ese momento contactamos con Softaula y nos presentó su herramienta de CRM y ERP y empezamos a implantarla tímidamente en la matriz en Gran Canaria, nuestro primer centro. Con el transcurso del tiempo y con toda la confianza en la herramienta, la pasamos a implantar en el resto de sedes y ampliar las licencias y usuarios que trabajaban con el sistema.

Podemos decir que hemos sido uno de los precursores del sistema y de los dinamizadores de esta herramienta. Tenemos de hecho muy buena relación personal y comercial con Softaula. De manera conjunta con ellos, lo que hemos hecho es “adaptar el traje a nuestro cuerpo” con diferentes innovaciones.

Viendo las necesidades que teníamos, Softaula ha tenido la capacidad suficiente para adaptar e instalar diferentes módulos acorde a nuestras necesidades. Las adaptaciones se han realizado en colaboración con nuestro departamento informático. Por ejemplo, en un momento determinado tuvimos la necesidad de desarrollar un calendario de los cursos: definir cuándo va a empezar y terminar un curso, cuantos alumnos, profesores están asociados a ese curso, etc…, ya que el que tenía el sistema no nos valía en Focan, y con un desarrollo a medida lo han implementado. Igualmente se ha desarrollado el módulo de vacaciones adaptado a nuestro entorno. Softaula, una vez que expresamos nuestras necesidades, a través de diferentes aproximaciones, desarrolló e implantó una versión beta primero y, posteriormente el modelo definitivo, que hasta la fecha nos ha funcionando perfectamente.

Una de las aulas teóricas de Instituto Focan.

Con el paso del tiempo la herramienta ha crecido, se ha actualizado y ahora mismo en Instituto Focan no podríamos vivir sin ella. Está todo ahí, nuestro sistema de gestión de datos, contactos, recursos…. Hemos creado módulos complementario de vacaciones, calendario, personal, y también lo usamos como repositorio y banco de inventario. También hemos incluido la firma digital, una de las últimas innovaciones que puso la empresa durante el COVID, donde hemos sido precursores y uno de “los conejillos de indias” de ese proyecto que está funcionando muy bien.

La verdad es que por nuestra parte no tenemos más que admiración por la herramienta y el trabajo realizado y la atención recibida por Softaula. En general, todo son satisfacciones, con los problemas informáticos que siempre pueden darse. A veces ocurre que las aplicaciones se caen, pero eso es un mal endémico, igual que se puede estropear un coche.

Aula teórica y Taller.

Consideramos que los costes de la herramienta son bastante asumibles porque es una herramienta muy potente, pero pensada y adaptada a las necesidades y características de la pyme española. En la actualidad, nos permite estar conectados al sistema del orden de 80-100 personas simultáneamente, y hay que destacar que es un paquete bastante completo para todo lo necesario en la gestión de un centro educativo. Al tener un modelo de pago por licencia, nos suma más en la cuenta de gastos, pero es una herramienta que sin ella no podríamos trabajar y es una inversión estratégica para Instituto Focan.

Una herramienta para el entorno educativo

Softaula ha ido analizando las necesidades del sistema educativo con el fin de poder desarrollar para sus clientes productos personalizados, que se adapten a las necesidades de cada uno de ellos. Estos clientes, colegios (privados y concertados), universidades, escuelas de negocios, academias, consultorías de formación e incluso fundaciones, necesitan disponer de una solución tecnológica que sea por un lado sencilla de utilizar, pero al mismo tiempo potente y que por lo tanto cubra todas las necesidades, nuevas situaciones o problemas que se les presenten.

Las aplicaciones que este fabricante les diseña cumplen con cuatro requisitos básicos: una correcta gestión de la organización; les da información sobre el estado de cada proceso de alumno, centro o empresa que formen esta organización; les permite el control y la gestión de las acciones diarias; y, un punto básico para el correcto funcionamiento de cualquier organización o centro, pueden compartir toda la información de una forma eficiente.

Las propuestas que ofrece Softaula para hacer más fácil y eficiente la organización de cualquier centro educativo o empresa, están basadas en cuatro tipos de servicios: la consultoría personalizada, implantaciones llave en mano, cursos de formación presencial y online y soporte y mantenimiento posterior.

Las soluciones CRM/ERP ofrecidas por Softaula comprenden todo el ciclo de negocio en una escuela, desde la captación y gestión de solicitudes hasta la planificación y gestión de todos planes de estudios y expedientes académicos, administrativos y financieros.

Oferta formativa

La propuesta formativa de Instituto Focan incluye, con cursos gratuitos, subvencionados por el Servicio Público Canario, y privado, formación en:

• Administración y gestión.
• Electricidad.
• Energía Solar.
• Fontanería y refrigeración.
• Idiomas.
• Informática y Comunicaciones.
• Hostelería y turismo.
• Sociosanitario.