La importancia de medir, controlar y actuar. Parte 1

En contra de la tendencia actual de mensajes intentando crear ciertos optimismos y falsas expectativas, ocultando las verdades para no crear alarmas, ni nerviosismos que acaban explotándonos en la cara, en el artículo de enero tu-eres-el-cambio-que-quieres-para-tu-empresa/, ya vaticinábamos que este sería un año para centrarnos más en reducir costes e invertir en lo estrictamente necesario, que para pensar en crecer. Un año de cautela y posición conservadora.

En estos momentos en los que todos estamos opinando, lo más importante es que TÚ te crees TU propia opinión, se trata de que TÚ te formules las preguntas más adecuadas para que así llegues a TU respuesta más útil y mejor.

Una de las preguntas importantes que tenemos que realizarnos para reflexionar sobre el futuro de nuestras empresas es la siguiente: ¿cómo y qué herramientas tenemos que utilizar para controlar nuestra gestión de manera más sólida?

En este artículo pretendo proponeros el uso de las herramientas que consideramos claves.

Redefinir los objetivos siendo realistas y correctos a la situación.

Ante la situación cambiante actual, la empresa tendrá que redefinir objetivos realistas para este año y aplicar las medidas de acuerdo a la situación económica del entorno y de la propia empresa.

Definir y analizar indicadores como instrumento de Predicción/Prevención;

En el ámbito de la gestión de procesos se usa mucho la frase: “No se puede mejorar lo que no se puede medir”, pero aquí falta añadir medir BIEN.

A lo largo de este mes y medio cargado de indicadores del COVID-19 sobre el número de nuevos contagios, el número de recuperados y el número de muertes, creo que se ha hecho más que evidente la importancia de los indicadores para saber en cada momentos cómo estamos, cómo de eficientes están siendo las medidas que se están adoptando, así como la importancia de Medir BIEN (datos certeros y reales) y con un mismo criterio (midiendo todas las comunidades, todos los países lo mismo).

Vamos, que se ha echo evidente que los indicadores conviven con nosotros, aunque muchas veces no seamos conscientes.

Los indicadores son mediciones que se hacen en los diferentes procesos de la empresa, con el fin de obtener datos que nos ayudan a identificar con la mayor objetividad posible, en qué grado las actuaciones que estamos implantando en los procesos están contribuyendo o perjudicando a la consecución de los resultados y de los objetivos.

También deben servir para predecir lo que puede ser el futuro cercano. Los datos avisan de lo que va a ocurrir y a ningún observador se le escapan las tendencias claras de decrecimiento o de crecimiento.

En esta época, os recomiendo tener un permanente seguimiento, CORRECTA interpretación, análisis de los indicadores, proponer actuaciones y valorar el resultado, siendo capaz de cambiarlas lo antes posible si no son efectivas, ya que éstos son capaces de predecir el futuro cercano si los analizamos con la precisión y el detalle necesarios.

Los indicadores son las herramientas para que después de las reuniones maratonianas que tenemos, donde todos nos comprometemos a hacer actuaciones pero donde casi nadie ni siquiera las anota y cuando salimos por la puerta ya se nos han olvidado, no se nos olviden, que se ejecuten y ver su eficacia.

Es decir, nos sirven para:

1. Controlar. Lo que no se mide, no se controla.
2. Realizar una buena toma de decisiones, justo a tiempo.
3. Dirigir y mejorar la empresa en el rumbo adecuado. Si no se controla no se dirige, si no se dirige no se puede mejorar.
4. Conocer la eficiencia de las acciones y, en sí, de la empresa.
5. Conocer a tiempo real lo que sucede en la empresa y, sobre todo, si fuese necesario reconducir las medidas antes de que sea más difícil actuar sobre un problema.

Los indicadores nos permiten medir los procesos, eventos o fenómenos para controlarlos. El resultado de este control son datos e información que utilizamos para plantear y ejecutar acciones que conduzcan a la mejora.

Pero entonces, ¿por qué hoy todos los españoles estamos pendientes de conocer los datos diariamente? ¿Porque en este caso afectan a nuestra salud y economía? ¿Porque hasta que no estamos enfermos no nos preocupamos de cuidarnos?

Y, ¿por qué en nuestras empresas, en muchas ocasiones, no tenemos tiempo para mirarlos si la importancia es la misma?

Medir y controlar la evolución de estos datos, nos ayudará a reducir la magnitud de la enfermedad y/o mortandad también de nuestra empresa, igual que ocurre con el COVID, y/o a anticiparnos cuando detectemos los primeros síntomas, antes de que sea demasiado tarde.

Si no nos anticipamos podría ocurrir que cuando los miremos ya tengamos tal grado de carga vírica, que el riesgo de mortandad sea prácticamente inevitable.

Entonces:

• ¿Por qué nuestros responsables de producción terminan el día, sin tener curiosidad de saber el número de ventanas que han fabricado, los pedidos que se han retrasado y sus causas?
• ¿Por qué el departamento técnico termina el día sin conocer el número de presupuestos que ha dejado pendientes ese día?
• ¿Por qué los gerentes en el mejor de los casos miramos facturación y/o ventas, pero no vemos los gastos y/o Cash flow, margen neto mensual?

Recuerda que estos son los datos que nos van a permitir saber si estamos alcanzando los objetivos de la organización y, por tanto, si el trabajo del equipo se está realizando de una forma saludable.

Hoy más que nunca debemos mirarlos cada día, para conocer diariamente si hemos realizado nuestra labor eficientemente, si hemos ganado dinero (recuperación de contagios) o hemos perdido (aumento del número de contagiados), como ejemplo, y así, al final del día, saber si los recursos y actuaciones que estamos ejecutando están consiguiendo los objetivos.

Solo controlando la evolución de nuestros indicadores, así como su aproximación al objetivo, sabremos si las medidas son buenas o no, en cuyo caso tendremos que cambiarlas.

También es muy importante saber qué medimos y el cómo. Por ello, la importancia, en los inicios de cualquier proyecto de diagnóstico o mejora, de analizar para conocer los datos reales de partida. Estos datos nos van a permitir saber de dónde partimos, cómo estamos, definir objetivos a alcanzar y valorar si las actuaciones a proponer e implantar dan los resultados esperados, así como cambiarlas rápidamente si su evolución no fuese la esperada según objetivo.

Asumir responsabilidades, cada uno la suya

Tenemos que ser responsables de nuestras propias decisiones, no se trata de que el gobierno o cualquier institución nos ayude y nos diga qué tenemos que hacer en nuestras empresas. El gobierno nos informa y nos propone herramientas (Ertes, Eres, préstamos, ayudas), pero cuidado, nunca es a cambio de nada, no dejan de ser prestamos y/o compromisos que adoptamos con ellos, y que tenemos que devolver. Por eso, repito que cada uno de nosotros tenemos que ser capaces de tomar nuestras propias decisiones y asumir las responsabilidades de las consecuencias.

Ser pro activo.

Crisis significa cambios a todos los niveles, por ello en estas épocas sobreviven mejor aquellas empresas capaces de entender la situación y capaces de aplicar las medidas de acuerdo a la situación económica del entorno y de la propia empresa, lo antes posible. Es decir, aquellas empresas que son capaces de dimensionar estructuras, plantillas, reajustar costos, inversiones de forma que se anticipe y se sitúe en una mejor posición respecto a los que tarden en tomar decisiones y ejecutarlas.

Te animo a ser proactivo desde ya. No dejes para mañana lo que puedas hacer hoy.

1. Piensa en buenas preguntas, para que des respuestas útiles.
2. Redefine objetivos realistas a la situación. En épocas de crisis, sobre todo, los financieros son muy importantes. Esto lo veremos en el próximo artículo.
3. Asume tus responsabilidades y consigue que el resto de tu equipo asuma las suyas.
4. Es imprescindible medir y analizar los datos diariamente porque NO se puede mejorar lo que NO se puede medir.
5. Establecer indicadores que nos ayuden en este escenario. Sugerencia de indicadores en próximo artículo.
6. Sé proactivo. Es hora de hacer lo difícil. Es hora de pasar a la acción. Siempre tiene más oportunidades quien llega antes a las cosas.

Y habrá que rectificar y cambiar tantas veces como sean necesarias, sin que tiemble el pulso, sin quejas y sin esperar que sean otros los que hagan los cambios por nosotros o esperando a que cambie la situación.

Con este artículo espero que os haya creado la inquietud de definir tus indicadores vitales si aún no los tienes, así como de mirarlos cada día. Si tienes alguna opinión distinta me encantaría leerla en los comentarios, ya que agradezco mucho vuestra participación.

Os espero en el siguiente artículo: Prepárate para un futuro incierto. Indicadores vitales. Parte 2