Proyecto ganador en la IX Convocatoria de los Premios Aslan de Transformacion Digital en Organismos Publicos

myApps es un servicio que transforma el modelo de acceso, explotación y uso del software de docencia y laboratorio de la Universidad Rey Juan Carlos, permitiendo a los 42.000 alumnos y a los 1.600 profesores de la universidad su utilización desde cualquier lugar, a cualquier hora y en cualquier dispositivo. El proyecto ha resultado ganador en la última convocatoria que los Premios Aslan conceden a la Administración Pública en el apartado de educación.

El servicio proporciona el acceso integral a más de 300 aplicaciones especializadas, en función de los estudios que se estén cursando, lo que no sólo facilita una optimización de los recursos de software, sino que favorece el empleo de nuevas metodologías activas de enseñanza y aprendizaje, extendiendo el marco docente presencial hacia modelos extendidos, flexibles e híbridos que incorporan los espacios personales y de movilidad

Con myApps se ha universalizado el acceso al software necesario para toda la actividad docente.

La Universidad Rey Juan Carlos está formada por una comunidad de 42.000 estudiantes (2.000 de ellos en modalidad online), y 1600 profesores que utilizan más de 300 aplicaciones en la actividad docente y de laboratorios de sus 6 campus y sedes repartidos geográficamente en la Comunidad de Madrid.

Estas aplicaciones sólo eran accesibles en aulas de informática de la universidad que equipan un total de 3.300 ordenadores personales, lo que provocaba que el acceso al software estuviera condicionado por la disponibilidad de las aulas. Adicionalmente existía gran dificultad en ofrecer tal cantidad de software en todas las aulas, debiéndose segmentar las aulas en función del software lo que dificultaba la gestión y el uso por parte de estudiantes y profesores.

Los estudiantes no tenían posibilidad de utilizar sus propios dispositivos para acceder al software, con lo que se dificultaba el acceso en sus horas de trabajo y estudio. Para los alumnos en modalidad online era más difícil aún la provisión del servicio debido a las restricciones físicas en el acceso a aulas, debiéndose orquestar soluciones específicas para ellos.

Las metas a alcanzar con este proyecto fueron:

• Universalizar el acceso al software necesario para la actividad docente, eliminando las barreras físicas y horarias. El software debe estar accesible desde cualquier dispositivo, a cualquier hora y en cualquier lugar.
• Personalizar el catálogo de aplicaciones en función de la titulación que cursa el estudiante o en la que imparte docencia el profesor.
• La solución debe estar completamente integrada con los sistemas de gestión corporativos.

El proyecto se ha abordado mediante un equipo mixto de la universidad y de Dell, con las siguientes fases:

• Análisis de la situación actual, donde se analizaron las aplicaciones objeto de virtualización, el modelo en el que debían prestarse, el hardware existente y los sistemas de información vinculados.
• Diseño de la solución: se plantearon las distintas alternativas y se diseñó la solución, tanto desde el punto de vista técnico y operativo como desde el punto de vista de prestación del servicio.
• Despliegue: el cambio se realizó durante el cierre vacacional, en los meses de julio y agosto.
• Puesta en marcha y estabilización: con el arranque del curso se puso en marcha el sistema y durante el curso se fueron reajustando y optimizando configuraciones hasta conseguir un servicio satisfactorio.

Han participado un total de 12-15 personas por parte de la universidad y 6-8 personas por parte de Dell. Desde la fase de análisis hasta la fase de puesta en marcha transcurrieron 4-5 meses.

El acceso ubicuo al software permite a los profesores ser más productivos en la preparación de clases y materiales.

Para los alumnos, la disponibilidad continua de las aplicaciones favorece una mejor organización del tiempo de estudio, prolonga el marco de la clase física hacia los entornos personales y de movilidad, y contribuye con ello a dotar de los recursos adecuados el trabajo autónomo del estudiante en la lógica del Espacio Europeo de Educación Superior. Ello estimula modelos de aprendizaje transformadores, más flexibles y dinámicos, que aprovechan el carácter ubicuo de la solución para acompañar la actividad académica del estudiante de forma continua, tanto en el entorno formal de clase como en las fases de estudio, de aprendizaje informal o abierto. Favorece una mejora de las competencias digitales de los alumnos, aumenta su productividad en la realización de prácticas, trabajos fin de grado/master y tesis doctorales, y les permite trabajar en un entorno seguro, garantizado y respetuoso con el uso legal del software.

En el caso específico de los más de 2.000 estudiantes de modalidades semipresencial y online, la solución les proporciona un acceso a las aplicaciones en idénticas condiciones que, a los alumnos presenciales, ya que desaparecen las barreras físicas en el acceso a los laboratorios y aulas de TI. Se produce, con ello, no sólo un proceso de mayor integración de los estudiantes a distancia en el proceso educativo, sino que se mejora el trabajo competencial asociado, específicamente, al desarrollo de habilidades de carácter profesional.

Para los profesores se proporciona una herramienta que les permite introducir cambios metodológicos en la docencia, incorporando nuevos modelos y técnicas pedagógicas activas e incentivando prácticas educativas como la clase al revés, el aprendizaje-servicio, el aprendizaje basado en proyectos, problemas o tareas o el aprendizaje cooperativo, entre otros. El acceso ubicuo al software les permite, además, ser más productivos en la preparación de clases y materiales, mejorar la calidad de las tutorías/videotutorías y tener la posibilidad de hacer las clases más prácticas y dinámicas.

Por último, a la universidad le permite una gestión más eficiente de los espacios físicos, el licenciamiento de las aplicaciones y el parque de TI, aportando una solución BYOD a estudiantes y profesores. Ahora se dispone de información muy valiosa acerca del uso de las aplicaciones, lo que permite una optimización de los licenciamientos y una mejora en la planificación de recursos.

Desde el punto de vista económico, el retorno de la inversión proviene del mayor periodo de amortización del hardware de aulas y una optimización del coste por licenciamiento de aplicaciones así como de costes de personal vinculados a la gestión del parque.