Reto formativo para aprender a trabajar online y a distancia

Un equipo de 6 alumnos de un programa Bachelor in Management debe afrontar durante 6 semanas un trabajo que les plantea retos reales de una empresa francesa de cosméticos naturales. El reto se complica cuando parte del equipo se encuentra en Barcelona y parte en Francia y deben echar mano de las tecnologías que les permiten estar conectados online y a distancia. A grandes rasgos, éste es el proyecto que han llevado a cabo Toulouse Business School (TBS) y l’École Atlantique de Commerce-Audiencia Group que se han asociado para llevar a cabo esta innovación pedagógica en sus respectivos programas Bachelor.

Este proyecto permitió a los estudiantes de ambas escuelas recibir una formación sobre el trabajo en equipo online. El trabajo colaborativo en las empresas es una realidad indiscutible cuyo éxito radica en el intercambio de información y en la coordinación de los distintos actores. Partiendo de esta base, los equipos pedagógicos de los programas Bachelor de Toulouse Business School y de l’École Atlantique de Commerce diseñaron un dispositivo que conectó a los estudiantes de Bachelor de ambas escuelas en este contexto. Les permitió gestionar un caso real de empresa de forma colectiva a distancia y en un contexto multicultural.

"Hoy en día es común trabajar con interlocutores itinerantes. Este dispositivo ha sido configurado para enseñar a los estudiantes a trabajar con personas que no ven, con horarios diferentes, con cargos complementarios y con las herramientas adecuadas. Porque son nuevos contextos de trabajo que encontrarán en sus futuros profesionales” comentó Olivier Benielli, director de TBS Barcelona.

Este proyecto colaborativo a distancia se ha llamado CoLAB 6 3 porque es un trabajo colaborativo, innovador que durante 6 semanas implica a estudiantes de tres campus diferentes: Toulouse Business School, a través de sus dos campus, el de Toulouse y el de Barcelona y también la École Atlantique de Commerce, Audencia Business School Group (Nantes, Francia). En esta primera edición piloto han participado 28 alumnos de último año de programas Bachelor de Management, de los cuales, 7 pertenecían al centro de Barcelona.

Impulsado por el nuevo director del Programa Bachelor de TBS, Victor Gervason, para su realización fue clave la participación de Anne Cordesse, directora de Estudios de la EAC – Audencia, quien además de tener un rol destacado en la estructuración del proyecto fue quien contribuyó con la empresa sobre la cual se trabajó. Thibault Bremaud y Gabriel Zuñiga, directores de Estudio en los campus de Toulouse y Barcelona de TBS participaron en el diseño del proyecto y la coordinación en sus respectivos sitios. También contó con la participación de Eric Marchandier, experto técnico y los respectivos profesores de Marketing de Nantes, Toulouse y Barcelona.

Durante seis semanas, los estudiantes tuvieron que gestionar un equipo en distintas localizaciones para responder adecuadamente a los retos de marketing de una empresa real, en este caso una compañía francesa de dedicada a la cosmética biológica y los aceites esenciales. Cuatro expertos siguieron a los estudiantes a distancia y les acompañaron en este proyecto. “Los estudiantes han debido hacer un análisis de la empresa, su mercado y su entorno competitivo, para luego hacer recomendaciones sobre el posicionamiento futuro y la estrategia de marca y producto”, señala Gabriel Zuñiga, director de Estudios de TBS Barcelona.

Para los estudiantes, este proyecto representó una introducción a las nuevas formas de colaborar en los negocios con equipos mixtos y herramientas como la conferencia web, ‘conference call’, dirección de proyectos de colaboración, etc. Los alumnos debían aprender a organizarse y a coordinarse a distancia, resolviendo retos como por ejemplo cómo hacer una reunión o cómo compartir la información, además de instruirse en el uso de herramientas online: toma de notas online, calendario compartido o gestión de proyectos en común, entre otros.

Cada estudiante tuvo la oportunidad de mostrar su capacidad de gestión de proyectos ya que cada uno de ellos dirigió de forma sucesiva el proyecto durante una semana.

Eric Marchandier, profesional de amplia experiencia en la Gestión de Proyectos, ha tenido el rol de asesor experto de los estudiantes en las herramientas tecnológicas y el trabajo de proyecto en equipo a distancia. Según Eric Marchandier, “la necesidad tecnológica es poner a disposición de los estudiantes una plataforma colaborativa virtual que dispone de entrada de unas herramientas ya funcionales para permitirles comunicarse, compartir documentos, y trabajar a distancia. Hemos reflexionado desde el año pasado con el departamento de Sistemas de Información de TBS para saber qué sistema podría responder mejor a la necesidad. TBS ya había implementado un entorno colaborativo para sus estudiantes y su personal en torno a la solución propuesta por Google+. Se decidió naturalmente utilizar este entorno para este piloto”.

Es interesante hacer notar que este entorno se puede utilizar desde cualquier lugar con Internet por conexión wifi o cable, y con cualquier tipo de terminal: PC o Mac y Smartphone. “A fin de asociar a todos los participantes en esta prueba piloto, he creado un sitio especial que permite compartir los recursos comunes, al igual que los individuales, asegurando el marco pedagógico y el coaching, pero también para los estudiantes. Por ejemplo, hemos puesto en marcha desde el inicio del proyecto unos archivos en Drive, específicos a cada grupo y listos para recibir: las entregas durante el curso, el reporte sobre el avance del proyecto, los resultados sobre el análisis semanal y los trabajos finales”, añade Marchandier.

La solución de base Google+ puesta a disposición de los estudiantes para este piloto, comprende el siguiente entorno colaborativo:

• Gmail: para los correos electrónicos.
• Drive: para compartir recursos y ficheros
• Google Docs, hojas de cálculo, slides: para la gestión de documentos, de bases de datos y presentaciones.
• Google Forms: para la realización de encuestas y evaluación.
• Google Sites: para la realización de sitios WEB
• Google Groups y contactos: para la gestión de grupos de estudiantes y listas de distribución
• Google Hangouts: para la organización de teleconferencias.

Con el fin de extender la capacidad de comunicarse a otras herramientas que los estudiantes pueden tener la costumbre de usar, se decidió también, desde el inicio del piloto, permitir a los estudiantes usar estas otras herramientas. Por ejemplo, los sistemas de mensajería instantánea como Viber o WhatsApp fueron ampliamente utilizados, lo mismo que otros como Skype para las videoconferencias o la red social Facebook para la comunicación y el chat.

La reunión de lanzamiento del piloto se hizo a través de la aplicación Microsoft Skype para empresas, ‘versión profesional’ de Skype individual, que permite la conexión simultánea de varios participantes y también un mejor nivel de interacción.

Para la gestión y el reporte de los proyectos, se creó un archivo Excel, facilitado a los estudiantes desde el inicio del piloto. Esta herramienta permite identificar todas las fases y actividades que deben ser llevadas a cabo en un proyecto, planificarlas, repartir el trabajo entre los miembros del equipo y calendarizarlas y seguir la carga de trabajo y el avance.

Al cabo de las seis semanas que duraba el proyecto, los estudiantes eran evaluados con métodos también innovadores, que preveían un seguimiento online y evaluaciones por parte de los expertos, además del ‘peer evaluation’, en el que otros estudiantes de las respectivas escuelas y campus elegían el mejor trabajo. Los criterios de evaluación debían reflejar la relevancia de la estrategia de marketing propuesta; la capacidad para trabajar en modo proyecto; la adaptación de cada uno al papel de director del proyecto; o el dominio de las herramientas de trabajo a distancia.

En palabras de Gabriel Zuñiga: “Se evalúan diferentes dimensiones. Evidentemente es importante el resultado, la calidad del análisis y las recomendaciones hechas por los alumnos a la empresa. Pero otra parte importante a evaluar es el proceso de trabajo, que incluye varios elementos: cómo los alumnos han planificado su trabajo a distancia, cuál ha sido su grado de compromiso, cómo han aprovechado las tecnologías puestas a su disposición. En tercer lugar, hay una parte del trabajo que evalúan los propios miembros del equipo (evaluación de pares), particularmente el desempeño de cada uno como líder del equipo en el período en que le ha correspondido asumir este rol, el grado en que ha contribuido a que cada uno cumpla con sus tareas y el control de la calidad de los resultados. Finalmente, toda la comunidad de cada una de las escuelas/campus participantes puede participar en la evaluación a través de la votación de los videos realizados por los estudiantes.

“El resultado ha sido fantástico y estamos todos muy contentos”, señala director de Estudios de TBS Barcelona. “Los alumnos han tenido una muy buena experiencia trabajando con otros estudiantes, desconocidos al principio, con quienes, pese a la distancia, han tenido una buena relación y han podido trabajar muy bien y sobre todo, han adquirido un conjunto de competencias de trabajo en equipo, en proyectos, a distancia apoyándose en tecnologías basadas en Internet, que les será de enorme utilidad en los entornos de trabajo en los que les tocará integrarse en el corto plazo”.

Para Eric Marchandier, “los resultados han sido muy interesantes, puesto que: los cinco grupos de estudiantes que han sido voluntarios en este piloto han tenido éxito en entregar los resultados esperados (el dossier sobre el caso de la empresa de cosmética biológica y el video de la presentación de 6’) en el plazo fijado inicialmente y la implicación y la motivación de los estudiantes ha sido muy fuerte durante toda la duración del proyecto. Además, la calidad de los entregables y de la puesta en práctica: respecto al video, cada grupo de estudiantes ha sabido crear un producto interesante y resumir de manera atractiva y didáctica su visión del marketing, usando herramientas de edición de video efectivas, aún cuando no tenían una formación previa; y sobre el plan de gestión del proyecto, y a pesar de ser un ejercicio de carácter más bien nuevo para ellos, todos los grupos han tenido éxito en implantar un seguimiento de tareas y un reporte regular. También, cada estudiante ha podido ocupar un rol de manera rotativa y durante una semana ser jefe de proyecto, sobre un proyecto en un entorno colaborativo y a distancia y de esta manera han tenido éxito organizando a la vez: la conducción y el seguimiento del avance de actividades realizadas durante la semana; la gestión de reuniones y de intercambios con el coach y los estudiantes en los tres campus; la utilización de herramientas colaborativas para permitir la comunicación a distancia; y la realización de informes para el equipo docente”.

Dados los buenos resultados de la experiencia, es fácil pensar en que se implantará esta iniciativa en más proyectos o con más centros educativos. En este punto, Gabriel Zuñiga se muestra prudente: “En estos momentos estamos evaluando el primer piloto, identificando puntos de mejora y determinando su escalabilidad. Los resultados preliminares permiten prever que sí será una iniciativa con continuidad en el tiempo”.

Para Eric Marchandier, la implantación de las nuevas tecnologías en las escuelas de negocios es inexcusable: “Personalmente pienso que hacer este tipo de proyectos obligatorio durante un programa Bachelor (o incluso en un programa Master) es indispensable, puesto que las empresas demandan insistentemente que los jóvenes profesionales contratados les aporten ‘un valor añadido en relación con el uso de nuevas tecnologías’ y esto en un contexto de cada vez mayor búsqueda de economía y de optimización. El uso de las nuevas tecnologías a distancia, de manera intensiva en la empresa de dimensiones nacionales o internacionales, permite realizar economías de escala realmente visibles”.