Clickedu nos ofrece la gestión académica ordenada

La Congregación de los Sagrados Corazones empieza su presencia en España en 1880, en Miranda de Ebro (Burgos) y es fruto del sueño de dos personas que fundan este grupo 80 años antes en Francia. A ellos les preocupa la situación de tantas personas que no tienen posibilidades y, entre otros, los niños y niñas que no tienen la oportunidad de ir al colegio. La congregación se va extendiendo por todo el mundo poco a poco, hoy estamos en 40 países tratando de explicar que Dios es bueno y que su amor y su misericordia son inmensos. Poner corazón en el mundo, hablar de amor, es nuestra misión. Y entre otras tareas, se plasma en la educación.

Desde ese año ya algo lejano se han desarrollado en España 6 colegios de religiosos y 3 de religiosas de los Sagrados Corazones. Los 6 se distribuyen así: dos en Madrid (Sagrados Corazones y Virgen de Mirasierra) uno en Barcelona (Padre Damián), uno en Torrelavega, Cantabria (Nuestra Señora de La Paz), uno en Sevilla (San José) y uno en Miranda, el primero (Sagrados Corazones). Atendemos en total a más de 7.500 alumnos y sus familias, somos casi 500 profesores y más de 60 trabajadores del personal de Administración y Servicios. Un montón de gente que atender.

Hace unos 30 años se inició un largo proceso de puesta en común de los colegios, de trabajo en red y de confiar la responsabilidad de los cargos directivos a profesores de nuestros centros. El desarrollo de la tecnología ha hecho crecer en la conciencia de la necesidad de modernizar las maneras de gestionar los colegios. Y no queríamos que cada uno fuera un centro aislado del resto sino que buscamos herramientas que nos ayudaran a trabajar juntos y a compartir recursos. Tenemos un número bueno para trabajar juntos, la dinámica de la institución así lo percibe y se ponen entonces recursos de formación y gestión para esta tarea.

Llegado el momento, parecía una exigencia clara la búsqueda de una plataforma para la gestión integral de los colegios. Trabajamos convocando una reunión mensual de la Comisión de Educación, formada por el coordinador, los directores generales de los seis colegios, el Superior Provincial y el coordinador de Pastoral Juvenil y Vocacional. En esas sesiones se van tratando todos los asuntos que afectan a los colegios. Nos llegaron muchas ofertas distintas. Nosotros queríamos una plataforma que no exigiera ir comprando módulos porque entendemos que al final hacen falta todos, y es una manera de encarecer mucho los costes. Los recursos no son ilimitados y al estar en distintas autonomías, las maneras de repercutir el coste por alumno no es igual en unas que en otras por cuestiones legales que casi todos conocen. Corría el año 2011.

Clickedu presentó lo que buscábamos: una empresa joven, con ganas de crecer y que quiso ofrecerse para hacer una implantación “a lo bestia” en 6 colegios de más de mil alumnos, a la vez y dándonos un trimestre para el uso al menos básico. Además expandidos por buena parte de España. No hablaba de módulos separados, sino que nos propone un paquete completo: gestión académica, administración económica, comunicación… Seguimos adelante.

Como primera aproximación, Clickedu nos ofrece la gestión académica ordenada: sesiones de clase, listas de alumnos, incidencias de todo tipo, evaluación, sustituciones, convocatorias, tutorías con las familias, lugar donde colgar recursos, etc. Además los recibos diversos se pueden pasar por medio de la plataforma. También hay un módulo de compras y de extraescolares, aunque les falte desarrollo. Incluso hay algunas opciones para trabajar con libros digitales. Pero lo más interesante que nos ofrecía es ir creciendo juntos. Las necesidades no son exactamente iguales y nosotros poníamos, como primera condición, que la implantación fuera completa y a la vez para los seis.

A implantarlo de una vez firmando un contrato como institución para los siguientes 5 años. Corría el curso 2012-13. Acordamos dar un trimestre de manejo en principio en pruebas, pero finalmente se llegó a la primera evaluación usando Clickedu en todos los colegios, aunque no todos de la misma manera. Algunos doblaron el sistema, otros arriesgaron a funcionar solo con uno, pero finalmente en un trimestre estaba funcionando lo fundamental. Pudimos evaluar y logramos que los 6 colegios lo hicieran.

Después cada colegio fue desarrollando aspectos diferentes. En un colegio se concentraron más en introducir las programaciones en la plataforma. En otro en seguir profundizando la evaluación, cambiando boletines, adecuando parámetros; en otro seguir las incidencias… No tratamos de seguir una estrategia concreta sino de dejar que cada uno atendiera a sus necesidades más importantes para después poner en común el resultado. Esto se ha seguido de cerca por el contacto del coordinador con los administradores de la plataforma, llegando finalmente a una reunión de evaluación en la que se hicieron presentes Montse Brau y Oriol Bargalló y que sirvió para intercambiar lo más importante del momento. Era el curso 2013-2014.

Teníamos antes un programa de gestión que no era compatible con nada ni con casi nadie, más que con su propietario que a su vez desarrollaba otra plataforma. Nadie, aunque alguno lo prometió, consiguió hacer compatible el archivo histórico completo. Hay cosas salvadas, los datos básicos, pero lo demás ha requerido dejar un equipo con el programa antiguo para los certificados que se van pidiendo de las etapas anteriores y rellenar datos a mano. Esto es una contrariedad pero no ha habido manera de poder arreglarlo. Las personas de las distintas secretarías lo entendieron y así hemos funcionado.

Esta es una de las características que más necesitamos y que mejor se ha ido resolviendo. La implantación de la plataforma fue muy rápida y con un punto de riesgo. Lógicamente hubo muchas dudas, mucho desconocimiento al principio y muchas consultas. La respuesta de Clickedu ha sido magnífica, eficaz y rápida. Tanto en los tickets como en las llamadas como en los seguimientos mensuales las preguntas no se han quedado sin respuesta. Algunas veces nos han solucionado rápidamente el problema concreto, otras ha habido que esperar a las mejoras y otras ha dependido de la capacidad de programación, pero siempre hemos tenido una explicación adecuada. Creo que se puede decir que la atención técnica es uno de los puntos fuertes de Clickedu y sugiero que no se pierda.

La relación institucional ha sido fructífera para ambas partes. En su momento se desarrollaron una jornadas de formación para administradores de los colegios con visita a la sede de Clickedu, allá por junio de 2013. He cimentado ya la reunión de los administradores de la plataforma de cada colegio con los responsables de Clickedu para ver en qué situación estábamos a los dos años de implantación. Seguiremos en esta línea de propuestas de mejoras y de comunicación fluida ya que nos ha funcionado muy bien. En este curso llega el momento de otra revisión general de la implantación para ir logrando que todos empleemos la plataforma lo más posible y de la forma más abierta posible.

La plataforma Clickedu ha ido creciendo y también diré que en algún caso ha crecido al ritmo que le hemos pedido. Una de las ventajas de iniciar un camino con una empresa que se está desarrollando es poder compartir las mejoras e ir haciéndolas a la medida de las necesidades que van apareciendo. El mundo educativo es cambiante, por sí mismo y por los legisladores que nos tocan en cada momento. Las metodologías activas se van imponiendo, el modelo educativo se va transformando, aparece necesidades de financiación, ventas, otros tipos de formación más o menos reglada. Clickedu trata de dar respuesta a estas novedades con bastante rapidez. Las novedades se van incorporando, ha mejorado la capacidad de los servidores y el flujo de datos, se han hecho actualizaciones en Navidad y en verano. No todo está terminado pero vamos por buen camino.

El desafío respecto a lo legal es muy importante. Aparte de la nueva ley educativa, la LOMCE y su implantación paulatina, diversa y con sus peculiaridades, hemos de tener en cuenta que estamos presentes en cuatro Autonomías que exigen sus cosas propias. Las dificultades para lograr modelos comunes pueden imaginarse. Clickedu trata de dar respuesta a esto. Ahí es necesario profundizar en las pasarelas con las plataformas oficiales de cada autonomía. En Andalucía se ha conseguido ya con dificultades, pero no en otros lugares o no en todos.

Hemos ido poniendo metas por trimestres. Después de poder hacer la evaluación seguimos introduciendo las programaciones. Luego seguimos añadiendo las incidencias y las sustituciones. Después profundizamos la comunicación interna y la conexión con google apps for education, sistema que tenemos también en los 6 colegios. Se han incluido las entrevistas con las familias por parte de los tutores usando la plataforma en vez de los registros en papel. Se van introduciendo los usos de aulas y la asignación de espacios o de aulas móviles informáticas. Se han comunicado noticias de las cosas que se van haciendo en los colegios y se usa el calendario para eventos, reuniones, tutorías con familias…

Los profesores han ido añadiendo archivos y vídeos para trabajar con los alumnos, materiales de clase y de trabajo personal, además se sus programaciones. Se ha usado la cartelera y se va abriendo la información a los padres, dando pasos cuando ya todos los profesores trabajan con la plataforma y los ítems evacuativos y porcentajes de evaluación están en línea. Las familias van interactuando con el colegio por medio de Clickedu, desde el uso de la comunicación interna al editor de correo, a los avisos, etc.

Este es también un aspecto importante. Había que traspasar el sistema de recibos y facturación a Clickedu y ya se sabe que con el dinero no se juega. Ha costado lo suyo, pero a día de hoy los seis colegios hacen las remesas por Clickedu. Por su parte la plataforma ha ido introduciendo mejorar significativas en el sistema, y esperamos algunas más. El módulo de ventas requiere desarrollo y sabemos que se está en ello.

El módulo de comedor es otro elemento interesante, que ha ido mejorando. En uno de nuestros colegios se ha implantado el seguimiento por huella digital de los más de mil niños que comen cada día y con cada una de sus particularidades diarias. Este sistema es compatible con la plataforma y lo ha realizado uno de sus partners. El sistema funciona muy bien. También funciona bien la parte de extraescolares, pero en este caso la situación de cada colegio es distinta. Hay algunas actividades externalizadas según cada sitio, otras son propias de los colegios, hay situaciones de mezcla de las dos cosas… Habrá que seguir profundizando.

Hemos detectado también que algunas cosas necesitan mejoras y seguramente son necesidades que tienen más personas que nosotros. Los certificados oficiales de cada Autonomía son un quebradero de cabeza. Hay que comprender que esto también es a veces cambiante pero en general podemos decir que no funciona a veces bien el sistema.

También ha habido dificultades con la medición de indicadores para la gestión de calidad. Nuestros seis colegios están certificados en la norma europea de excelencia EFQM, dos en 500+ (San José de Sevilla y Virgen de Mirasierra de Madrid) y el resto en 400+. Necesitamos medir resultados y para ello ha habido que hacer un trabajo importante de unificación en las mediciones. Nuestras necesidades no son siempre fáciles de trasladar a la plataforma, estamos tratando de mejorar este aspecto.

La gestión de horarios ha sido también un deseo cumplido solo en parte. La compatibilidad de clicedu con aplicaciones de este tipo no es siempre la deseable. Finalmente hay que introducir los horarios a mano en Clickedu, esto resulta fácil pero incómodo. Por último, creo que un desafío importante es la app para dispositivos móviles. Las familias usan mucho el móvil y las tabletas, es un canal muy positivo de comunicación. Esperamos que podamos también recibir más funciones útiles por medio de la app.

Para esta implantación algo fundamental ha sido ponerse de acuerdo. Cuanto más claras son las cosas mejor se ven. Ahora es muy fácil saber si una programación se está llevando debidamente adelante, si las entrevistas se van haciendo, si los tutores hablan con sus alumnos… Es fácil saber si las programaciones de ciclos y departamentos o seminarios son las mismas, si se está evaluando como se debe y como decimos que hacemos.

Las mejoras son también para el colegio, para los seis colegios: Clickedu nos ha ayudado a que se nos vea por dentro, a conocernos mejor. Si pedimos mejoras no podemos estar cambiando a cada momento de criterio. Si decimos que queremos transparencia tenemos que ser nosotros, los profesores, los primeros transparentes. La plataforma nos ayuda a aunar criterios y a preocuparnos porque lo que decimos que hacemos lo hagamos. Y cuanto más se vea, mejor.

Clickedu es un paso importante para la mejora del uso de la tecnología en las aulas. Eso es lo que pretende nuestro plan tecnológico, en el que estamos trabajando también en red. El uso de la plataforma requiere una infraestructura de redes wifi importante. Los profesores tienen que poder pasar lista y enviar avisos a los tutores o a dirección en su momento, los colegios donde se han desarrollado planes de implantación de dispositivos en clase necesita que los alumnos puedan conectarse a la red. Hay que estudiar el uso del teléfono móvil para la clase, y todo tipo de novedades que irán llegando. También el uso de libros digitales y de material propio de los profesores para sus asignaturas.

Clickedu forma parte de todo este conjunto y esperamos mucho de su futuro desarrollo, tanto para la gestión como para la comunicación. El mundo cambia rápidamente, la educación también y las herramientas deben hacerlo al mismo ritmo. Los colegios Sagrados Corazones queremos estar en esta línea.