Freenow reduce a un tercio el tiempo de gestión de sus facturas con Yooz

Freenow, plataforma europea de movilidad, ha anunciado la integración de la solución Yooz para simplificar sus servicios de cuentas a pagar en su departamento financiero. Ahora, las facturas enviadas por correo electrónico desde los proveedores se registran, analizan y procesan automáticamente sin necesidad de intervención humana. La plataforma está respaldada por IA, Machine Learning y reconocimiento óptico de caracteres (OCR), lo que la hace más rápida, precisa y segura que los procesos manuales.

Con sede en Alemania, Freenow es una app de movilidad con más de 56 millones de usuarios en 16 países y más de 170 ciudades. Su historia de éxito comenzó en 2009 con los viajes en taxi y ahora ofrece una amplia gama de servicios de movilidad.

Freenow adoptó Yooz para centralizar todo su proceso contable. La implantación europea comenzó en Austria, país que tenía en ese momento el menor número de facturas. Una vez que los equipos se sintieron cómodos con Yooz y los nuevos procesos, siguieron otras entidades con la misma lógica: primero los países con menor volumen de facturas, como Polonia, Francia, Reino Unido, Irlanda, España, Portugal, Italia, Austria y Rumanía, y finalizando con Alemania, por ser el país que mayor volumen tenía.

En total, la compañía incorporó 10 filiales en 6 meses, “El equipo de contabilidad solía tardar entre una y dos semanas en procesar una factura, ya que tenía que hacer malabarismos con diferentes sistemas. Conseguir una aprobación también podía llevar mucho tiempo. Ahora todo el proceso de tratamiento sólo tarda de 3 a 4 días”, comentó Mira Karp, contable de Freenow.

Cada equipo siguió unas formaciones para aprender a utilizar Yooz en función de su competencia en el proceso de gestión de facturas, con sesiones de formación en directo y a la carta para asegurarse de que todos sacaban el máximo partido a la plataforma.

Toda la gestión europea de facturas de Freenow se realiza desde Alemania. Las facturas de todos los países llegan por email y se capturan y recogen automáticamente en Yooz, con el equipo de contabilidad comprobando rápidamente las facturas y enviándolas para su aprobación gracias a flujos de trabajo predeterminados. Una vez aprobadas las facturas, se exportan a un archivo CSV y se cargan en el sistema ERP para procesar el pago.

Gracias a Yooz, este proceso se hizo fluido para todas las filiales. Ahora estas saben en tiempo real en qué fase del proceso se encuentran sus facturas y también tienen acceso a todo el historial de sus facturas. Por supuesto, se respeta la confidencialidad y los equipos solo pueden ver los documentos de los que son responsables.

“Esto ha sido especialmente útil para los equipos de marketing, ya que antes tenían que trabajar antes con varios sistemas diferentes (uno para cada entidad) y ahora, con todo centralizado, ganan eficacia”, puntualiza Mira Karp. El siguiente paso es automatizar el proceso de compra. “Estamos a un paso de hacer la vida más fácil al equipo de compras,” añade.