Así puede ayudar la automatización de procesos al departamento financiero

Tickelia, solución referente en gestión de gastos de empresa, en colaboración con Inology, empresa referente de desarrollo de software de gestión empresarial con 37 años de trayectoria, organizó el pasado 13 de julio un almuerzo financiero en Saddle. Los directores financieros asistentes a este exclusivo almuerzo tuvieron la oportunidad de debatir y compartir ideas sobre cómo la tecnología puede ser clave en la toma de decisiones financieras y cómo es posible aumentar la rentabilidad en el proceso de gestión de gastos corporativos gracias a la digitalización.

Oscar Llonch, Chief Reveneu Officer de Inology, fue el encargado de dar la bienvenida a los asistentes, invitándolos a disfrutar de una experiencia gastronómica única y de participar activamente en el coloquio iniciado por Susana Jiménez, responsable de Desarrollo de Negocio de Tickelia, quien compartió las claves que han ayudado a los clientes de Tickelia a conseguir un aumento de la rentabilidad en sus procesos de gastos corporativos, ayudándose de la tecnología y de los servicios que ofrece la solución para recuperar el IVA de los gastos.

Tal y como empezó exponiendo Susana Jiménez, según un estudio desarrollado por Tickelia, “el 22% de los gastos de empresa supera el importe máximo estipulado por la compañía e incumple con la política de gastos. Esto es lo más común cuando trabajamos de forma manual, ya que existe una falta tanto de control como de información, por lo que no es un proceso eficaz. Necesitamos la tecnología para poder optimizar esta gestión y conseguir trazabilidad en cada punto del proceso”.

No contar con soluciones tecnológicas que permitan automatizar íntegramente el proceso de gestión de gastos de empresa puede afectar gravemente a la rentabilidad de la compañía, haciendo frente a pérdidas derivadas de fraudes internos. Según el Instituto de Auditores Internos de España “9 de cada 10 empresas sufren, al menos, un fraude al año de los cuales más de la mitad se detectan gracias a los controles realizados dentro de la compañía”. Como comentó Susana a lo largo de su explicación, “el fraude interno más común en las empresas es el que está relacionado con presentar gastos antiguos y le sigue el de reportar el mismo ticket varias veces, por lo que aquí nos encontramos otro problema que podría minimizarse gracias al uso de la tecnología y del control que esta permite”.

El control en el reporte de los gastos de empresa realizados por los empleados, tal y como hemos visto, es esencial, pero es fundamental que la trazabilidad empiece antes, desde el primer paso del proceso de gestión, es decir, desde el pago. Como consta en el estudio realizado por Tickelia “de todos los pagos realizados en los últimos años, cerca del 30% se ha realizado con tarjetas virtuales, uno de los métodos de pago más seguros actualmente”. El uso de este tipo de tarjetas, como en el caso de las tarjetas virtuales de un solo uso de Tickelia, dotan de seguridad a los pagos, puesto que se inhabilitan una vez se ha efectuado la compra.

Si bien es importante contar con soluciones tecnológicas para aumentar el control y la eficiencia del proceso de gestión de gastos, hay un servicio más que no puede pasar inadvertido si buscamos aumentar la rentabilidad de este proceso. Mencionado por Susana como “la joya de la corona”, la recuperación de IVA es una pieza clave puesto que “llevando a cabo un servicio de recuperación de IVA in-house como hace Tickelia, el alto ROI positivo que obtiene la empresa cubre la inversión de este proyecto. Por poner un ejemplo práctico y visual, una empresa mediana de unos 250 empleados, de los cuales 80 de ellos reportan gastos de forma recurrente, deja de recuperar cada año 10.476€ del IVA de esos gastos”.

Con este dato tan impactante, los directores financieros del almuerzo siguieron debatiendo en forma de coloquio los distintos puntos aportados por la especialista Susana Jiménez, compartiendo sus propias experiencias, problemáticas y desafíos a los que se enfrentan y cómo el uso de la tecnología es fundamental si se quiere optimizar un proceso tan crítico para la rentabilidad de la compañía como es el de gestión de gastos de empresa.