7 software y programas ideales para asesorías en 2022

Anteriormente tener un despacho en el que se utilizaban herramientas digitales era innovador, algo que nos podía hacer destacar frente a la competencia.

Hoy en día es básicamente una obligación. Al punto que ya directamente se habla de una oficina virtual, y no tanto de despachos.

Si no utilizamos herramientas que nos asistan en las labores diarias, corremos el riesgo de quedarnos desactualizados y en desventaja con otras asesorías.

Hay una vasta gama de software que nos pueden ser útiles tanto en las tareas diarias y repetitivas, como en aquellas más a gran escala. Estas últimas pueden suponer un cambio drástico en el sistema de trabajo pero, al final, veremos claramente la mejora.

Es por eso que hay que estar dispuesto a cambiar radicalmente la estructura de nuestra asesoría para poder modernizar y llevar un paso más allá nuestra asesoría.

Hemos seleccionado 7 herramientas que creemos son de las más importantes y que pueden aplicarse a la gran mayoría de asesorías.

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Si hablamos de un software integral, que nos permita gestionar la totalidad de departamentos de nuestra PYME, hablamos de Holded.

Para poder llevar adelante una gestoría de manera óptima, la propia contabilidad y facturación interna debe estar bajo control.

Agiliza la creación de facturas gracias a sus plantillas y a su CRM integrado. Solamente debemos seleccionar el cliente de nuestra base de datos, y en pocos minutos tendremos la factura ya lista para enviar y contabilizar.

No solo se encarga de las facturas emitidas, también de la contabilidad y las facturas recibidas. Permite automatizar la creación de asientos y la conciliación bancaria, entre otras tareas diarias.

Además de un software de facturación, contabilidad y CRM, también hace las veces de ERP. Por lo que, con Holded podemos planificar todos los recursos de nuestra empresa para mantenerlos conectados y, así, ahorrar tiempo de gestiones y mejorar la productividad.

Como si fuera poco, Holded también tiene la opción de trabajar en la nube. Lo que lo convierte definitivamente en uno de los mejores software para asesorías ya que nos permite utilizarlo desde cualquier lugar y dispositivo.

Siguiendo el hilo del punto anterior, hemos mencionado la importancia de que un software permita trabajar desde la nube.

No solo nos da libertad a la hora de trabajar, sino que también aporta ubicuidad y nos facilita la transferencia y la colaboración.

Estas palabras son, en definitiva, la descripción de Google Workspace ?lo que anteriormente era conocido como G Suite.

Se trata de un conjunto de herramientas básicas, potentes y, sobre todo, muy útiles, completamente en línea.

Todas las herramientas que anteriormente incluían los paquetes de ofimática, que implican la instalación y actualización de software en un dispositivo, ahora se pueden utilizar directamente desde un navegador gracias a Google Workspace.

Además de su comodidad, facilita mucho la transferencia de archivos. Si antes era necesario que todos tengan el mismo programa y versión para evitar incompatibilidades, ahora solamente con un enlace, todos pueden acceder. Sin importar qué dispositivo o programa tengan.

Todo esto sin mencionar lo sencillo que es compartir un documento a través de un enlace y que varias personas puedan colaborar a la vez.

Tener una asesoría implica una constante colaboración y comunicación entre trabajadores. Google Workspace nos ayudará a mejorar y optimizar todos los procesos relacionados con la colaboración.

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Hemos hablado recientemente de la importancia de la colaboración y la comunicación. Y es imposible hablar de comunicación interna entre empleados sin mencionar la joya de la corona de los software de comunicación: Slack.

Ya en la época pre-COVID, cuando el trabajo remoto era solo una práctica llevada a cabo por pocas empresas, Slack era la aplicación más utilizada.

Con el auge del teletrabajo, Slack se ha convertido en una herramienta indispensable para que las empresas puedan funcionar de igual manera de forma remota que presencial.

Slack nos permite estar en constante contacto con nuestros compañeros. Permite crear grupos y canales, para circulares o mensajes generales. Pero también podemos enviar mensajes directos a personas determinadas.

No solamente se trata de mensajes a través del chat - aunque su nivel de personalización destaca frente al resto -, sino que también ofrece realizar llamadas de voz, videollamadas y videoconferencias entre varios usuarios.

Además, es fácilmente integrable con otras aplicaciones, como un gestor de correos o gestor de contenido en la nube, para tener siempre todo a mano.

Si no queremos que la mala comunicación arruine las gestiones de nuestra asesoría, es necesario implementar Slack a nuestra rutina de trabajo.

Las firmas y los documentos digitales son dos elementos que siempre deben ir juntos pero que, por varios motivos, nunca son tan fáciles de conseguir.

Por un lado, porque puede que la persona que deba firmarlo no disponga de un sistema de firma digital o no sepa cómo aplicarla.

Por otro lado, porque quizás el tipo de firma digital de la que se dispone no es compatible con el programa y el formato del archivo.

Todo esto, sin mencionar los casos en que varias personas deben firmar el mismo documento.

Para evitarnos más de un quebradero de cabeza, existe Sign Easy. Como su nombre indica, es un programa que nos permite facilitar y simplificar la firma de documentos digitales.

Su funcionamiento es sencillo: se adjunta el documento, su IA detecta donde hay que firmar, firmas y listo. Ya puedes guardar o compartir el documento en la plataforma que te resulte más sencilla.

Además, SignEasy permite la firma secuencial. Podemos enviar documentos a varias personas y hacer que firmen los documentos siguiendo una secuencia serial sistemática o firmar todos a la vez.

En estos casos, también permite monitorear el progreso de los documentos para ver quiénes ya han firmado y quiénes aún no.

Funciona 100% en la nube y cuenta con protocolos de seguridad que nos aseguran que ninguna información será rastreada ni accesible para otras personas.

Gracias a Sign Easy, la firma de documentos nunca ha sido tán fácil.

El enemigo número uno de todo despacho es la baja productividad. Sin embargo, el trabajo de una asesoría no es siempre automático y repetitivo. Es difícil contabilizar la productividad o si una tarea nos lleva más tiempo del necesario.

Toogl es una aplicación de seguimiento que nos ayuda a contabilizar el tiempo y mejorar nuestra productividad.

Su interfaz es muy sencilla: pulsamos “Play” para empezar a contabilizar y “Stop” para finalizar. Si te tomas alguna pausa, siempre puedes pulsar “Pausa” para luego reanudar el cronómetro.

Esta herramienta es muy útil ya que nos permite visualizar de manera clara el tiempo que dedicamos a las tareas diarias. No se limita solo a la visualización, también crea informes que comparan las actividades entre semanas o meses, para que podamos ver cuándo y con qué tareas estamos mejorando o siendo más productivos.

Una de sus principales ventajas es que sirve tanto para contabilizar individualmente el tiempo, como de manera colectiva.

De modo que podremos analizar la productividad de todos los miembros de nuestra asesoría para, así, detectar fallos o dar toques de atención a quien lo necesite.

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Trello es otra herramienta que ayuda a planificar y mejorar la productividad, a la vez que nos permite gestionar grupos y tareas de manera óptima.

Se trata de un tablero online en el que volcamos todas las tareas a realizar. Solamente con esto, podremos visualizar y tener una idea más clara de todas las tareas que hay que llevar a cabo.

Su interfaz es personalizable, por lo que no es necesario siempre ver todas las tareas. Podemos filtrar por fecha, deadline, colaboradores, temática o, básicamente, cualquier filtro que queramos.

Cada tarea se ve reflejada en una ficha. Dentro de estas fichas podemos añadir todo tipo de información en varios formatos. Desde simples notas de texto, hasta videos, imágenes o enlaces.

Permite crear grupos a los que asignar las tareas o asignarlos individualmente. Además, podemos monitorizar cómo se están llevando a cabo estas tareas, para así ver si se cumplirá el deadline o si se está trabajando adecuadamente.

Trello es la mejor manera de organizarnos para que en nuestra asesoría todos cumplan con sus deadlines.

Ya hemos hablado de las ventajas que nos proporciona el trabajar desde la nube. Sin embargo, no hemos mencionado el almacenamiento de documentos en la nube.

Si bien el concepto es similar, no todos los programas que funcionan en la nube nos permiten simplemente gestionar y guardar documentos.

Para esos casos existe Mega. Se trata de un servidor remoto que nos ofrece, de manera gratuita, 50 GB de espacio para almacenar todo lo que queramos: archivos, documentos, carpetas, imágenes, videos, etc. Con opción de aumentar el espacio por un módico precio.

Puede funcionar solamente a través del navegador y subir los archivos manualmente, o podemos instalar el programa que nos facilita una carpeta en la que simplemente arrastramos los archivos y se sincronizará con la nube de manera automática.

De esta manera tendremos una copia de todos nuestros documentos almacenados de manera segura y fácilmente accesibles cuando y donde queramos.