Comunicaciones y herramientas de colaboración unificadas: el papel de la centralita en la nube

Técnicamente, este sistema de gestión de la red telefónica, en lugar de residir en un dispositivo de hardware dentro de la empresa, se instala en un servidor remoto o en la nube y hace su trabajo a través de la LAN, la red de área local e Internet. El uso de la Web significa que ya no es necesario estar presente en la oficina para contestar el teléfono en el escritorio: los teléfonos móviles, los PC o cualquier otro dispositivo de TI con acceso a una red le permiten estar siempre disponible. A través de estos dispositivos, es posible utilizar servicios que van más allá de la voz, no solo la videoconferencia, sino también en las funciones de mensajería instantánea, chat, etc.

El concepto de comunicación y colaboración unificadas se refiere a un conjunto de tecnologías de comunicación que pueden responder a múltiples necesidades además de la telefonía: desde la administración de cuentas de correo electrónico hasta plataformas para compartir archivos. Por lo tanto, se trata de herramientas que tienen la tarea de facilitar la colaboración inmediata, que no solo garantizan la recepción y el envío de llamadas donde quiera que esté, sino que permiten compartir su escritorio, archivos y abrir espacios de trabajo virtuales, para poder interactuar, realizar cambios en los mismos documentos como si estuviera trabajando codo con codo. Por eso, es evidente que la centralita virtual es la protagonista y una parte integral de los sistemas avanzados de comunicación y colaboración, representando la interfaz web a través de la cual puede acceder a las funciones que decide utilizar. Por eso NFON ha lanzado, NVoice para Microsoft Teams, una solución que integra Cloudya, su sistema de telefonía en la nube para empresas, con la herramienta de Microsoft.

NVoice para Microsoft Teams, una solución que integra Cloudya, su sistema de telefonía en la nube para empresas, con la herramienta de Microsoft.

Estas centralitas son básicamente un software centralizado diseñado para realizar múltiples funciones independientemente de donde estén ubicados y permitiendo la movilidad y flexibilidad que necesiten.

La funcionalidad aumenta si este mismo software se integra con el CRM: aplicaciones de gestión de relaciones con el cliente (es decir, las aplicaciones que apoyan a la organización en la gestión de la relación con el cliente), el efecto de esta integración puede ser, por ejemplo, la posibilidad de llamar a sus contactos con un clic desde su ordenador. Todo para aumentar y simplificar su actividad diaria y, por lo tanto, aumentar la productividad de la organización en su conjunto.

Al hacerlo, el objetivo es hacer que la organización no solo sea más eficiente sino también flexible: en un momento en la que se están extendiendo nuevos modelos organizativos de movilidad y trabajo inteligente, el concepto de comunicación y colaboración unificadas se vuelve fundamental y la centralita es una parte integral de él.

Mejorar la colaboración dentro de la empresa y potencialmente con partners y proveedores fuera de la organización significa optimizar los flujos de trabajo. Concretamente, las compañías que usan sistemas de comunicaciones unificadas pueden acelerar los tiempos de respuesta de los clientes (cada empleado o vendedor puede recuperar rápidamente la información que necesitan), pueden promover el trabajo en equipo sin ralentizar el negocio del individuo.

Por el contrario, tener herramientas de colaboración avanzadas disponibles ayuda a fidelizar a empleados y colaboradores. Por ejemplo, cada uno de ellos, de acuerdo con sus habilidades específicas y responsabilidades, pueden participar en proyectos, sin la necesidad de viajar, por ejemplo. No debemos pasar por alto el hecho de que la adopción de herramientas de colaboración contribuye a construir una imagen innovadora de la empresa.