El Grupo Famasierra unifica y agiliza la gestión de sus procesos con IFS Applications

Tras comprobar que estar cubierto por muchas aplicaciones no era operativo, y una vez que su antiguo ERP dejó de evolucionar, el Grupo Farmasierra decidió optar por el software de IFS applicattions. Su intención era tener un único software que cubriera todo el negocio, desde la producción o el mantenimiento de planta, a una buena gestión de costes; una aplicación que incorporara capacidades de análisis de la información con herramientas de Business Intelligence o cuadros de mando y, además, que realizara una planificación de la demanda para una empresa de consumo, de la tesorería, de los activos, de la conciliación bancaria...

El Reto
Desde su fundación en 1996, la creciente actividad de las áreas de Producción y Desarrollo Tecnológico ha llevado al Grupo Farmasierra a participar constantemente en proyectos de colaboración internacional. Actualmente, cuentan con dos plantas de producción con una capacidad de 70 millones de unidades terminadas, almacenes de distribución y un extenso portfolio de productos comercializados a nivel nacional. El incremento experimentado por la compañía en los últimos años, tanto en volumen como en complejidad, ha provocado una renovación en su producción, obligándoles a transformar su forma de trabajo y a hacerlo con unas líneas de producción cada vez más numerosas y complejas. Esta evolución, fruto de la adaptación de la compañía a las necesidades del mercado y de sus clientes, hace que requieran una mayor automatización de los procesos. Por este motivo, Farmasierra decide embarcarse en un proyecto de cambio en sus sistemas de gestión que comenzó con el cambio de su ERP.

La selección
“Partíamos de una situación de estancamiento, teníamos un ERP que había dejado de evolucionar y tuvimos que buscar soluciones” cuenta Juan Granados, Director de Informática del Grupo Farmasierra. Buscaban un único software para todo el negocio, desde la producción o el mantenimiento de planta, a una buena gestión de costes; una aplicación que incorporara capacidades de análisis de la información con herramientas de Business Intelligence o cuadros de mando y que planificara la demanda para una empresa de consumo, la tesorería, los activos, la conciliación bancaria... Con este fin, determinaron hacer una selección entre los tres ERP’s con mayor presencia en el mercado español, y a este grupo añadieron IFS Applications dadas las buenas referencias que tenían de ellos. En el proceso de selección se hizo un análisis funcional con los requisitos que se necesitaban y, sin tener que llegar a desarrollarlo, IFS ya cumplía prácticamente el 90 o 95 % de dichos requisitos; el único área que no cubría era la de gestión de bancos, para la que se desarrolló una solución que estaría incluida en el estándar y que evolucionaría al mismo tiempo que la herramienta. La capacidad de IFS Applications para ocuparse de todas las necesidades de negocio, el poder eliminar las aplicaciones antiguas e, incluso incorporar nuevas funcionalidades, fue lo que les convenció. “IFS Applications era la solución que demostró ser más flexible y con mayor funcionalidad. Era la solución más estándar de todas las analizadas”, añade Juan Granados.

La implantación
El proceso de implantación comenzó en junio de 2009 con el objetivo de acabar en enero del año siguiente. “La estrategia fue la acertada, Farmasierra es un grupo de empresas con diferente complejidad, así que empezamos por las más sencillas; eso capacitó a técnicos, consultores e implantadores para conocer mejor la herramienta, sin necesidad del esfuerzo de formación que debe hacerse al principio de la usabilidad y conocimiento de ésta”, nos dice Juan Granados.

Primero se implantó en Farmasierra Distribución y luego en el Grupo Farmasierra. Durante los dos primeros trimestres de 2010 se trabajó en Farmasierra Manufacturing hasta conseguir arrancar en verano de ese año. También en este caso se siguió una estrategia prudente. “Mientras el personal estaba de vacaciones, los de producción se incorporaron para empezar secuencialmente, primero con las líneas de pomadas, ya que éstas permitían rodar bien todos los circuitos y procesos, las integraciones con los otros sistemas, con el de laboratorio de control, con el de documentación, de etiquetas, de órdenes de fabricación... La idea era que toda la planta no estuviera esperando si surgían problemas, todo funcionó a la perfección”, cuenta Juan Granados. Las últimas implantaciones se realizaron en las empresas comerciales que lo hicieron prácticamente sin ayuda de los consultores de IFS; se recurrió a ellos sólo en la parte de los interfaces con el software de gestión de almacenes, que empezó a funcionar en enero de 2011.

Ventajas y beneficios
En Farmasierra se ha formado al equipo de informática, que es quien lidera el proyecto, con una preparación técnica, luego hay una formación más funcional que los consultores de IFS han dado a los usuarios clave de cada departamento; ésta no ha sido complicada ya que el software de IFS es fácil de utilizar, la gente se acostumbra y se adapta bien. Con esta solución, afirma Juan Granados “hay muchas ventajas, por un lado, toda la información transaccional, comercial, financiera de la empresa está en un mismo repositorio, la información es única y es fiable; ahora no hay que dedicar tiempo a la comprobación y depuración de datos. Por otro lado, a nivel de gestión hemos mejorado, ya no tenemos que mantener varios sistemas; y, al tener un solo sistema, cualquiera del departamento de informática puede dar soporte a toda la aplicación”.

Beneficios
• Cubre todas las gestiones empresariales.
• Facilidad de funcionamiento y evolución.
• Toda la información de la empresa se encuentra en un mismo repositorio.
• No se necesita mantener varios sistemas.
• Se ahorran costes.
• El mantenimiento del soporte técnico es más sencillo y rápido.