El Registro Comercial de Empresas, Cooperativas, Sociedades y Asociaciones de Charlottenburg en Berlín utiliza DocBridge View para gestionar sus documentos electrónicos

Jueces y funcionarios judiciales son capaces de revisar los archivos más fácilmente y las preinscripciones son más prácticas en las sucursales.

Las agencias estatales en Alemania están digitalizadas desde hace algún tiempo. A fecha 1 de enero de 2007, todos los documentos debían tramitarse electrónicamente en los registros de empresas, cooperativas y sociedades. Desde entonces, los documentos de nuevas inscripciones en el registro o cambios y supresiones deben ser presentados y aceptados sólo en formato digital. La legislación ordenó el uso del “Electronic Court and Administration Mailbox” (EGVP) para este propósito. Comparable al programa ELSTER de Hacienda, los notarios también están obligados con el EGVP instalado como un cliente y conectado a una aplicación especializada a través de un interfaz. Absolutamente todos los registros son electrónicos en el Registro de Empresas, Cooperativas y Sociedades de Berlín-Charlottenburg desde el 1 de enero del 2007.

Una herramienta para todos los formatos
Pero existía un problema. Una disposición estipula el formato electrónico en que se deben transmitir los documentos, a pesar de que la regulación abarca cualquier número de diferentes tipos de archivo - para gran disgusto de los funcionarios judiciales y jueces que revisan los documentos. En el peor de los casos, necesitaban utilizar un programa diferente para visualizar cada uno de los formatos.

Visualización de documentos independiente del formato
En el Registro de Berlín se tuvieron que hacer con Acrobat Reader y MS Image Viewer porque la mayoría de los documentos con los que trabajaban estaban en PDF, Word o eran archivos de imágenes. No obstante, aún no estaban completamente satisfechos, recuerda Angelika Hübscher, coordinadora de operaciones del sistema vigente de gestión documental (DMS). “Siempre había problemas con la visualización de los documentos.” Además, no había manera de añadir comentarios, notas o reseñas que eran críticos para el procesamiento de los archivos PDF.

El Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) de archivos PDF no siempre funcionaba con Adobe Reader. La función de anotación es lo que hace que la revisión del contenido y la compi-lación de documentos sean mucho más fáciles. Una vez considerado todo ello, esa solución no era la ideal. Lo que de verdad necesitaban era una herramienta que visualizara todos los documentos, sin importar el formato, en una misma y única aplicación.

DocBridge View: funciones múltiples con anotaciones y OCR
Claramente la solución pasaba por un visualizador multiformato; todo el personal y el comité departamental estuvieron de acuerdo sobre ello. El software también tendría que ofrecer una amplia gama de opciones de anotación más allá de la simple inserción de texto. En un extenso proceso de examen, revisaron seis soluciones comparables y las probaron con detalle, entre ellas un producto que las fiscalías públicas del estado de Brandenburgo ya estaban usando. Al final, fue DocBridge View quien mejor se ajustaba a las necesidades del Registro, especialmente porque la solución de Compart podía adaptarse fácilmente a las necesidades individuales de la organización. Los especialistas en documentos apreciaron en particular que DocBridge View les permitía capturar texto desde archivos de imagen utilizando OCR sin dificultad.

También era un plus las numerosas opciones de anotación. El nuevo software ofrece las siguientes características:
• Resaltar áreas: destacar en color una sec-ción de la página
• “Masking”: señalar áreas de la página no legible o visibles
• Poner textos: colocar un texto o insertar comentarios (notas como “Nota: disposición anómala en la resolución de los ac-cionistas”)
• Sellar: poner el sello en documentos de papel (observaciones como "Revisado"). Crearon un sello para visto bueno con el fin de establecer rápidamente qué contenido ha sido revisado ayudando así a evaluar exhaustivamente los documentos.
• Linear: colocar líneas definidas por longitud, grosor y tipo
Otros beneficios son: La solución de Compart muestra un árbol estructurado de documentos con las anotaciones desde el cual el OCR para páginas individuales puede ser lanzado. También hay una visualización en miniatura que permite una rápida visión global del documento.

Notificación electrónica automática del notario
El Registro Comercial de Berlín recibe aproximadamente al día 200 documentos para revisar. Éstos llegan al EGVP y automáticamente se transmiten al DMS. O se crea un nuevo registro o bien el documento se asigna a un registro existente. Es ahora cuando comienza la revisión legal. El juez o el funcionario verifica que todos los criterios para el ingreso o los cambios del registro se cumplen y si la información proporcionada es errónea, contradic-toria o está sustituida. Seguidamente se ejecuta una resolución temporal, que genera un documento de Word desde el DMS, lo envía al EGVP y desde allí al notario.

Si los documentos admitidos están en orden, el procesador utiliza el AUREG (registro automático) para tramitarlos. Esto garantiza la entrada en el registro mercantil y funciona utilizando una firma cualificada. Después del registro, automáticamente se genera un documento PDF, que se guarda en el registro electrónico y es enviado al notario o a otras partes como pueden ser la oficina de comercio o la de impuestos. Al mismo tiempo, la entrada en el registro es publicada en internet (www.handelsregister.de ).

Integración fácil en las aplicaciones existentes
Según Angelika Hübscher: “DocBridge View ofrece una caja de herramientas excelentes para la per-fecta integración del programa con las aplicaciones existentes.” El software de Compart permite mejor estructuración del documento y la preparación de su contenido, lo cual, según explica Hübscher, es especialmente importante para grandes archivos como cambios según la ley o la documentación sobre fusiones, que pueden comprender 40 páginas. “Continuamente me sorprendo de las muchas opciones que ofrece DocBridge View.”

Hoy en día casi todo es electrónico en el Registro Comercial de Berlín. Sólo las facturas de los costes se preparan de manera tradicional. Sobre todo, y según Hübscher, el Registro se beneficia de una mayor eficacia y una menor carga de trabajo. Gracias a las características que superan ampliamente a los visores tradicionales de multiformato, DocBridge View juega un papel importante. ¿Qué fue de los problemas con la visualización? ¡Se acabaron! “Con el nuevo visualizador, los empleados no tienen que alternar con diferentes programas y reajustar constantemente,” asegura Hübscher.

Además, actualmente usamos mejoras individuales marginales de funciones seleccionadas, como la de vista en miniatura, búsqueda y preparación para impresión. En vista de la experiencia positiva con DocBridge View, Hübscher mantiene que el Registro Comercial de Berlín está realmente satisfecho de haber seleccionado este software para este proyecto extremadamente importante.