De la vieja escuela a la vanguardia tecnológica: El cambio de paradigma en el alquiler de maquinaria

El avance tecnológico está redefiniendo la forma en que las empresas operan en todos los sectores, y la industria del alquiler de maquinaria no está exenta de ello; más aún teniendo en cuenta que opera dentro otras muchas como la construcción, la agricultura o la logística. En los últimos años hemos visto como las compañías que desarrollan esta actividad están experimentado una transformación sin precedentes. Lo que solía ser un proceso manual y desconectado, donde las empresas dependían en gran medida de sistemas de registro en papel y comunicación telefónica, ha dado paso a la era de digitalización y la eficiencia. Y en el corazón de esta revolución se encuentra la adopción de sistemas de gestión, que han sido en buena parte el motor detrás de este cambio.

Antes de la implementación de los sistemas de gestión ERP (Enterprise Resource Planning, en inglés), la gestión era una tarea complicada y propensa a errores. Los procesos manuales hacían que se soliera dispersar la información y la falta de visibilidad en tiempo real dificultaba mucho el seguimiento y la toma de decisiones; los equipos de mantenimiento se gestionaban de manera reactiva, lo que a menudo resultaba en costosos tiempos de inactividad; la gestión financiera y la facturación eran laboriosas, y la escalabilidad de las operaciones era un auténtico desafío. En la actualidad, estas tareas no son solo mucho más fáciles de hacer, sino que son más transparentes, seguras y efectivas.

A medida que han ido surgiendo nuevas soluciones de la mano de la tecnología, el mercado ha ido evolucionando. La implementación generalizada de software de gestión y conjuntos de aplicaciones integradas en los diferentes procesos de la actividad han posibilitado que las tareas estén cada vez más optimizadas, como, por ejemplo, la gestión de flotas, el seguimiento de su disponibilidad y la planificación del mantenimiento. Estas soluciones hacen que no solo los procesos de trabajo queden integrados, automatizados y se basen en datos reales, sino que, además, permite que las empresas se adapten rápidamente a las demandas de un mercado en constante evolución.

No obstante, la tecnología continúa su avance y cada día conocemos nuevas soluciones, herramientas o enfoques que permiten seguir mejorando las capacidades del negocio. En este sentido, una de las nuevas tendencias que está marcando el desarrollo de los sistemas ERP es su aplicabilidad para mejorar la satisfacción del cliente, es decir, su objetivo ya no se reduce solo a la gestión interna, sino que ahora buscamos soluciones para favorecer la experiencia externa.

Las personas que alquilan maquinaria desean un proceso rápido, sencillo y eficiente. Si antes dependían de una llamada telefónica, de un operador disponible para satisfacer su demanda y de un horario fijo para hacerlo, ahora simplemente necesitan una aplicación móvil y unos pocos minutos de su tiempo. Desde las empresas tecnológicas, hemos creado softwares de gestión avanzados que integran portales de cliente para que sus usuarios puedan gestionar los medios que desean alquilar -o que ya tienen alquilados- desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Si la movilidad es un aspecto fundamental del trabajo en alquiler de maquinaria, las aplicaciones móviles hacen que sea mucho más sencillo. Los equipos de ventas y servicio a menudo están en movimiento y necesitan acceso a la información en tiempo real. En el caso de los comerciales, por ejemplo, pueden hacer visitas y acceder en un instante a la lista de tarifas y los transportistas ya no tienen que pararse a recoger el albarán en la oficina. Un portal de clientes bien optimizado en un sistema ERP permite tomar decisiones más rápidas, informadas y brindar un mejor servicio al cliente, lo que puede marcar la diferencia del éxito en este mercado tan competitivo.

Los portales de cliente también proporcionan una visión en tiempo real de la disponibilidad de la maquinaria para ayudar a los clientes a tomar decisiones informadas y, además, mejorar la gestión de sus activos, ya que, con el acceso a la información actualizada sobre la utilización de los equipos, las empresas pueden optimizar la asignación de recursos y reducir los costes operativos. Del mismo modo, se optimiza la gestión del inventario, realizando un seguimiento constante de la ubicación de los equipos y controlando en todo momento los tiempos de mantenimiento, para evitar, en última instancia, tiempos de inactividad no planificados. Estas aplicaciones se pueden programar para enviar alertas automáticas en función de las necesidades de la maquinaria y permiten contar con un historial de mantenimiento para contemplar su vida útil.

Otro beneficio clave es la automatización de los procesos, como la programación de entregas y recogidas, la facturación y el seguimiento de las devoluciones, lo que reduce los errores humanos y ahorra en bienes y tiempo. La gestión financiera es un aspecto crítico de cualquier negocio y con esta solución se facilita enormemente el proceso de gestión y se refuerza la confianza y la relación con el cliente, al ofrecerle la oportunidad de acceder directamente a las facturas y la información sobre su estado siempre que lo deseen.

En cuanto a la propia empresa de alquiler, además de favorecer la percepción y la relación que el cliente tiene con ella y reducir costes y tiempos de gestión, la implementación de este servicio en el sistema ERP ofrece otros grandes beneficios, como acceder a una gran cantidad de datos en tiempo real generados por la demanda de los clientes, con los que se pueden tomar decisiones comerciales muy orientadas a resultados, o escalar sus operaciones de manera más eficiente agregando, por ejemplo, nuevos equipos a su inventario sin necesidad de aumentar la carga de trabajo administrativa.

El panorama que nos plantea el continuo avance de los sistemas de gestión es muy emocionante, no solo por lo que ya hemos visto, sino porque estos sistemas permiten incorporar diferentes aplicaciones y funcionalidades de acuerdo a las necesidades y el desarrollo que tiene cada una de las empresas. Con sus demandas, continuamos evolucionando y descubriendo nuevas posibilidades para ayudar a mejorar la productividad de los negocios. Y es que el futuro del alquiler de maquinaria está en la tecnología, y las empresas que abrazan esta tendencia estarán en una posición sólida para prosperar en el mercado actual y en el futuro.