Entrevista a José Olmo, creador del software eQgest
Para solventar la problemática que los cambios legislativos introducen en el sector químico y en el transporte de sus productos, se hace necesario contar con una solución fiable y eficiente. eQgest no solo solventa la modificación de la reglamentación de obligado cumplimiento desde el 1 de junio de 2015, sino que también simplifica el proceso de gestión de la clasificación de sustancias y productos, así como la creación de documentación. Hablamos con José Olmo, el creador de eQgest, sobre los retos a los que se enfrenta el sector de la industria química, ante la convergencia de las normativas europeas con el Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (GHS) de las Naciones Unidas.
¿Cuándo y por qué surgió eQgest?
En 1996, nuestra empresa se dedicaba al mundo del ERP, y tenía algunos clientes del sector químico, que nos permitieron detectar la problemática de la gestión documental, aunque la normativa no era tan exigente. La perspectiva de demanda de este tipo de soluciones fueron el germen del proyecto eQgest. En un año aproximadamente ya existía un producto básico con el que dar servicio a los clientes que ya estaban en cartera. Continuamos trabajando en él y en 1999 lo presentamos en Expoquimia como un producto más sólido y con el objetivo de comercializarlo de forma generalizada.
José Olmo, creador de eQgest y responsable del producto dentro del organigrama de CimKey.
¿Qué necesidades cubrió o necesitaba cubrir en ese momento inicial?
En aquel momento lo básico era clasificar los productos, generar las etiquetas y las Fichas de Datos de Seguridad. Dicho así, es casi todo lo que hoy hace eQgest, pero se trataba de una gestión básica, no había control de versiones, ni idiomas, el gestor de etiquetas era más simple, etc.
¿De qué manera ha ido adaptándose a los cambios legislativos? ¿Y cómo ha recibido el mercado esa adaptabilidad? ¿Es complicado explicar a los clientes que necesitan realizar actualizaciones¿¿Están preparados para asumirlas?
La adaptación a los cambios legislativos fue y es complicada. Aunque en el inicio ya teníamos claro que habría cambios, por lo que intentamos diseñar una arquitectura que los facilitase, no podíamos ni imaginar cuánto evolucionaría este tema, de manera que hemos tenido que hacer muchas modificaciones que implicaban a los cimientos de eQgest. En los primeros años las empresas concebían eQgest como una herramienta para crear los documentos y una vez hechos, ya estaba, de ahí que la gestión de revisiones no fuese un tema a tener en cuenta. Muchas veces había empresas que decían –yo ya tengo hechas las FDS, entendiéndolo como algo estático. Con el tiempo eso ha ido cambiando, pero el ritmo al que las empresas han comprendido que requieren un sistema de adaptación permanente a la normativa ha sido mucho más lento al del cambio real de la misma.
La seguridad en la manipulación de productos químicos exige tener un control estricto de toda la cadena documental. Con eQgest es posible.
¿Cuál fue la respuesta del sector químico ante una solución de estas características? ¿Podemos hablar de éxito?
La respuesta siempre fue buena, desde el principio eQgest despertó mucho interés en todas las empresas que recibían información, como mínimo solicitaban una demostración. En la presentación en Expoquimia’99 se cerraron, directamente en la feria, una veintena de operaciones. En términos relativos se puede hablar de éxito porque es un producto que venía a cubrir una necesidad real del las empresas del sector, aunque en 1999 esa necesidad no era comparable a la que los recientes cambios normativos han creado.
¿En qué otros sectores está presente eQgest?
A fecha de hoy en casi todos los sectores, sin embargo, yo establecería dos grupos:
En los que eQgest está implantado desde sus primeros años. Aquellos que históricamente han debido cumplir con esta normativa por ser productos de mayor riesgo y haber sido más inspeccionados por la administración: pinturas y barnices, adhesivos, detergencia y productos de limpieza, y materias primas de base.
Los que yo llamaría emergentes, aquellos que, por ser de menor riesgo o por no estar bien definido si estaban regulados por estos reglamentos, han estado un tanto al margen pero que en los últimos años, sobre todo desde la publicación del REACH, han debido adaptarse: productos alimentarios (aromas y sabores), esencias y perfumes, alimentación animal, cosmética, y productos para la industria cerámica y otros.
¿Cuáles son los beneficios que aporta una solución como eQgest?
Un software como eQgest es casi una necesidad dada lo cambiante que es la normativa y la cantidad de documentación que ésta requiere. Según el tamaño de la empresa podríamos decir que la necesidad es diferente.
Las pequeñas y medianas empresas no tienen recursos. Normalmente hay una persona con capacidad para gestionar la documentación, pero su función principal es técnica y de producción, por lo que acaba convirtiéndose en un tema secundario. Es entonces cuando se pueden acabar creando situaciones críticas si hay una inspección.
Las grandes empresas sí tienen recursos para conocer la normativa, pero necesitan que la documentación fluya en sus propios procesos de gestión, una herramienta que se integre plenamente en su ERP. eQgest presenta una solución adecada a esta demanda con su versión GreenBox.
Cumplir con los reglamentos comunitarios en el sector de los productos afectados por las normativas CLP y REACH es muy fácil. Utilizando el software eQgest se emiten todas las fichas y etiquetas necesarias para su correcta manipulación, transporte y almacenaje.
¿Qué ventajas ofrece eQgest a sus usuarios?
Con el estado actual del producto y del servicio, se pueden destacar en eQgest dos elementos fundamentales: su sencillez de manejo, corroborada por la experiencia de los usuarios; sus procesos más lógicos, en tanto que la operativa es más coherente con los procesos reales y los usuarios los entienden mejor; y la respuesta en la vinculación de datos, ya que es muy frecuente que el cliente la solicite para obtener de su ERP la información que eQgest necesita, y la adaptabilidad de la solución lo permite y a un coste ajustado.
¿En qué aspectos está evolucionando eQgest?
Aunque la adecuación al CLP el 1 junio de 2015 ha supuesto un hito muy importante, los cambios normativos no han acabado, hay muchas modificaciones por venir. Sin embargo, hay que tener en cuenta que cuando hablamos de CLP lo hacemos de Europa, nuestro reto más importante es la adecuación de eQgest a la adaptación del GHS en cada uno de los países no europeos.
Además de a la industria química y a la de los sectores que ha citado anteriormente, ¿a qué otros eQgest puede aportar valor?
eQgest trata básicamente la seguridad de producto, así que afecta a muchos aspectos de la gestión de la empresa: ADR en logística, FDS y etiquetas en prevención de riesgos, etc. Los documentos que afectan a las distintas áreas deben ser coherentes, por tanto la situación ideal es que eQgest sea el núcleo que recoge todos los cambios normativos y los repercuta a cada producto y a los documentos necesarios para cada acción. La emisión efectiva de los distintos documentos puede realizarla o no el propio eQgest, pero si no es así debe establecerse un procedimiento de integración que garantice esa coherencia.
¿Qué papel cree que soluciones como eQgest van a tener en el entorno normativo europeo y mundial a nivel de seguridad? ¿Van a ser tenidas en cuenta por las administraciones responsables de la legislación aplicable a los sectores que nos ocupan?
Creo que la progresiva implantación del el Sistema Globalmente Armonizado de Clasificación y Etiquetado de Productos Químicos (GHS) de las Naciones Unidas a nivel mundial hará que soluciones como eQgest sean una necesidad en cualquier país.
La Administración, al menos en Europa, es cada vez más consciente de que gestionar toda esta normativa requiere herramientas informáticas. En unos años ha cambiado el discurso: de no considerarlas o incluso de insistir en la gestión manual a cargo de una persona cualificada, se ha pasado a la recomendación actual de utilizar herramientas informáticas por parte de personas formadas en la materia.
Cumplir con los reglamentos comunitarios en el sector de los productos afectados por las normativas CLP y REACH es muy fácil. Utilizando el software eQgest se emiten todas las fichas y etiquetas necesarias para su correcta manipulación, transporte y almacenaje.
En el ámbito legal, ¿qué garantiza eQgest?
Primero, la seguridad de cumplir la normativa adecuándose a sus cambios, en un momento en que todo el mundo es consciente de lo difícil que es. Segundo, la coherencia en la documentación, ya que ofrece un sistema que recoge todos los cambios y emite los distintos documentos (cartas de portes, etiquetas, FDS, fichas toxicológicas) con el mínimo riesgo de que haya diferencias entre ellos. Aquí radica la ventaja de la integración.
¿Cuál es el grado de satisfacción del usuario o cliente después de implantar eQgest en su sistema de gestión?
En general el feedback es positivo. Los clientes suelen hacer una buena valoración de eQgest. Los proyectos de integración en general funcionan bien y producen una alta fidelización del cliente.
eQgest Standard proporciona las siguientes funcionalidades:
- Clasificación de sustancias y mezclas.
- Fichas de Datos de Seguridad.
- Módulo de etiquetado.
- Gestión ADR*. Emisión de cartas de portes, instrucciones escritas, cartas de portes multimodales, informe de cantidades limitadas y lista de comprobaciones.
- Informes: productos por peligrosidad, localización y sustitución de componentes en fórmulas, contenido en VOC, limitaciones a la comercialización, sustancias SVHC.
- Monousuario.
- Idiomas: castellano e inglés.
- Número de productos Ilimitado.
eQgest Premium, además de todas las que incorpora eQgest Standard, ofrece:
- Gestión de Fichas Toxicólogicas:
a) Identificación de productos que requieren la notificación.
b) Generación del archivo Export en formato XML con sus adjuntos.
c) Histórico de las notificaciones realizadas y datos relacionados para su consulta.
- Difusión automática de MSDS vía e-mail.
- Acceso a dos usuarios concurrentes. Ampliable 1 a 1 sin límite.
- Idiomas: castellano, inglés, francés, portugués, italiano y alemán (ampliable a otros idiomas).
CimKey dispone de la solución GreenBox, que permite integrarse en los sistemas corporativos del cliente para que sea en su ERP donde consulte la normativa, elabore y expida toda la documentación de seguridad. Es una versión completa con ventajas adicionales. Está diseñada para aportar eficiencia, agilidad y fiabilidad a organizaciones que necesitan integrar las normativas de seguridad en sus procesos de gestión.
* eQgest ADR es una solución diseñada para empresas de logística y distribución de productos químicos.
CimKey, la fuerza que empuja la excelencia de eQgest
Creado en 1999, eQgest es un software incorporado a la cartera de productos de CimKey, empresa fundada en 1994 para ayudar a las compañías de los sectores industriales y de distribución a organizar, mejorar y optimizar sus recursos y procesos de gestión.
CimKey desarrolla soluciones innovadoras en el área de las Tecnologías de la Información (IT), de aplicación en todas las áreas de gestión: Producción, Calidad, Mantenimiento industrial, Regulatory, Distribución, Almacenes, Cadena de Suministro, CRM, Recursos Humanos, Administración y Finanzas.
De capital 100% español, su software está implantado en España, Portugal, Francia, Italia, Reino Unido, Holanda, Alemania, República Checa, Hungría, Polonia, Rusia, Turquía, China, Perú, Guatemala y México.
