Optimizar la gestión diaria de los proyectos de obra pública, clave para cumplir con las exigencias en plazos y costes

Autor: Iago Oro, director del área de gestión de proyectos de ARBENTIA

La obra pública y la construcción están viviendo un momento de claro auge en el mercado español. Estos últimos años la inversión y la ejecución de proyectos se ha visto afectada por los estragos de la pandemia, pero parece que, tras controlar temas prioritarios como la salud y la economía nacional, las administraciones vuelven a invertir en infraestructuras que mejoren la calidad de vida de y los servicios de cara a los ciudadanos.

De hecho, según El Economista, el crecimiento de 2021 fue generalizado en todas las comunidades autónomas y por parte de las Administraciones. De los 12.806 millones totales, los gobiernos autonómicos adjudicaron 4.605 millones en 2021, un 90,2% más que en 2020, siendo la Comunidad de Madrid la que más ha invertido en obra pública, con Cataluña en segunda posición.

Eso sí, los proyectos de obra pública también se ven sujetos a unas crecientes exigencias en plazos y costes de ejecución, lo que vuelve a poner encima de la mesa un reto histórico en el sector: cómo conseguir que su planificación y desarrollo sean lo más efectivos y eficientes posibles, sobre todo para cumplir en tiempo y forma con las estipulaciones del contrato, ya sea para infraestructuras de transporte (terrestre, marítimo, aéreo o ferroviario) hidráulicas, urbanas (calles, parques, etc.) o edificios públicos.

En la gestión de cualquier proyecto de obra pública intervienen múltiples factores que deben abordarse de forma adecuada para responder a estas exigencias, como el control del modelo analítico, la gestión de flujos, el modelo completo de gestión de la obra, los circuitos de compra, la gestión de costes, la homologación de los proveedores o los cuadros prediseñados para control de la planificación.

Todos estos factores son fundamentales y es allí donde las nuevas tecnologías de gestión brindan una ayuda importante, como por ejemplo con la digitalización de las facturas, el acceso online a todos los documentos, o la gestión de gastos en remoto con aprobación web en dispositivos y el enlace con la lógica analítica del proyecto. Muchas de las compañías del sector, sin embargo, todavía no cuentan este apoyo tecnológico, lo que afecta a su efectividad o al esfuerzo necesario para cumplir con los requisitos estipulados.

Algunos frenos para la optimización

No se trata tanto de un problema de avance tecnológico y de soluciones (las mismas ya están disponibles en el mercado desde hace años), sino más bien conceptual. Tradicionalmente, la gestión de los proyectos en el sector ha girado en torno al control económico-financiero, que por descontado facilita una información importantísima al director del proyecto y a la organización, pero que en muy pocas ocasiones trasciende los parámetros de este enfoque limitado para llegar a ser un auténtico sistema de inteligencia o de colaboración, con los beneficios que ello aporta.

Y es que fuera del control económico-financiero estricto de los proyectos quedan muchas variables que, de no manejarse de manera adecuada, podrían causar la pérdida de rentabilidad, debido a la falta de control operativo y de productividades. El hecho de que el enfoque económico-financiero clásico no cubra estas dos últimas áreas es precisamente la razón por la que el mismo, aunque imprescindible, resulte poco útil en la gestión de la operativa diaria de los proyectos.

Entonces, ¿cuál podría ser la solución? La gestión de proyectos en el sector de obra pública claramente necesita evolucionar, de una gestión enfocada en exclusiva en el control económico-financiero, hasta dotar al director de proyecto de la capacidad de manejar con éxito otros múltiples aspectos de la obra, como la gestión de riesgos, la planificación, el control de recursos y un largo etc. de variables, disponibles para su manejo cómodo y efectivo desde una única solución de “front-office”.

Las aplicaciones para la gestión de proyectos de nueva generación suman precisamente este universo de capacidades, apostando por la Inteligencia Artificial para predecir los resultados de las operaciones. Se trata, asimismo, de sistemas colaborativos que simplifican la comunicación entre los recursos del proyecto y todos los departamentos involucrados, todo ello siempre disponible allá donde se precise: en movilidad, en la obra, en la central, etc. y manejable desde una única aplicación.

Una de estas aplicaciones disponibles para el sector es ARBENTIA Project Management, construida sobre la plataforma Microsoft Dynamics y pensada para que las compañías en las que la gestión de proyectos es parte clave del negocio, aprovechen todo el potencial de la nube. Sus capacidades, entre otros, impulsan la optimización, la seguridad y la anticipación, con una visión 360º de la organización en tiempo real. Gracias a las proyecciones de cierre y desviaciones temporales, la solución ayuda a agilizar los procesos de toma de decisiones y, además permite llevar a cabo análisis en profundidad de las propuestas de proveedores para optimizar la gestión de subcontrataciones y aprovisionamientos. La misma tampoco olvida las áreas de análisis, medición y control, en apoyo a la optimización de recursos, al control de productividades, de los costes globales del proyecto o de los costes de la improductividad, con un análisis multidimensional que ayuda a identificar los proyectos más competitivos y la gestión de responsables…

La aplicación de este tipo de herramientas en empresas del sector de obra pública, registra mejoras importantes en productividad y control de los costes en los campos de la ingeniería y ejecución de obras de rehabilitación y restauración, gracias a la plataforma Project Management de ARBENTIA.

En un sector en el que el uso de hojas de Excel se queda corto, esta apuesta por la tecnología para la gestión de sus proyectos en construcción, permite llevar a cabo una mejor gestión de los equipos y recursos (imputación de horas, circuitos de aprobaciones, gestión de maquinaria, espacios compartidos de trabajo para gestiones internas, funcionalidades de RR. HH, etcétera), como un apoyo a su expansión internacional.

A modo de conclusión, para responder a las crecientes demandas de agilidad y efectividad, las empresas en el sector de obras públicas necesitan del apoyo de las nuevas tecnologías de gestión. Eso sí, para que estas TIC realmente supongan un antes y un después en el desempeño de dichas organizaciones, su despliegue también debe ir acompañado de un cambio de paradigma, en el que la transformación digital vaya de la mano de la innovación a nivel de los procesos y enfoques de gestión.

Eso sí, apostar por este nuevo enfoque y herramientas en el ámbito de la gestión de proyectos exige una transformación. Y para abordarla, se requiere de líderes modernos, digitales y disruptivos que entienden el verdadero papel de la tecnología en las organizaciones y su relevancia como palanca para la innovación.