El Consejo Asesor de Certificación de Empresas Constructoras elabora la primera guía para la gestión de auditorías en remoto

El Consejo Asesor de Certificación de Empresas Constructoras (CACEC), al cual pertenece SEOPAN (Asociación de Empresas Constructoras y Concesionarias de Infraestructuras) y AENOR (Asociación Española de Normalización y Certificación) ha elaborado una guía, para la realización de las auditorías en remoto de sistemas de gestión de calidad, medioambiental…

Se trata de la primera guía a nivel mundial, ya que no existen referencias similares en otros sectores y países, y se realizó en respuesta a la situación de confinamiento provocada por la crisis sanitaria derivada del COVID-19. Esto demuestra, una vez más, la capacidad de adaptación y continuidad de negocio del sector construcción en España.

Con las auditorías en remoto se optimiza el tiempo y los recursos, gracias a la guía elaborada por el Consejo de Certificación de Empresas Constructoras al cual pertenece SEOPAN.

CACEC contribuye a gestionar el proceso de auditoría de las organizaciones en remoto, garantizando la confianza de los sistemas, así como la calidad y adecuación de los procesos. Las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías y muchos los sectores ya están tomando ventaja dentro de un mundo cada vez más globalizado. Éste es el caso de las auditorías que entran en el futuro y hacerla de forma telemáticas es ya una realidad.

Pese a que determinadas auditorías requieren visitas presenciales, para recopilar evidencias, se ofrecen diferentes soluciones para poder adelantar la carga de trabajo. Por supuesto, hay que tener en cuenta que la viabilidad del proyecto depende del esquema que hay que auditar y siempre en función de la carga documental que durante una auditoría tenga que ser revisada. ¿Qué se requiere para que las auditorías en remoto sean viables?

Interlocutores previos entre ambas partes. Toda auditoría requiere de una planificación y en esta nueva modalidad no es diferente. Es necesario contar con interlocutores válidos que contribuyan a resolver los posibles imprevistos que puedan surgir.

Madurez tecnológica de las organizaciones. Hay que evaluar la viabilidad del proyecto en función de las herramientas tecnologías a las que ambas partes tienen acceso. En este sentido, ya existen en el mercado un gran número de software gratuitos y otros que están siendo liberados para poder ser utilizados durante este periodo.

Selección de herramientas. Es el momento de definir con qué instrumentos se contarán, tanto para compartir archivos, como para mantener reuniones o incluso compartir escritorio y, así, garantizar el acceso y visualización de información.

Comunicar la información con antelación. Comunicar la información documentada que se requerirá para la auditoría. Para ello, se aportarán los documentos que son precisos revisar, para garantizar que el equipo auditor constate la implantación del sistema de gestión, su seguimiento y mejora continua. En este sentido, la documentación requerida puede ser: registros de formación, certificados de inspecciones reglamentarias, reclamaciones de clientes, informes de investigaciones de incidentes laborales o ambientales, actas de reuniones con la dirección...

Compartir archivos. Tal y como ya se habrá determinado en fases previas, esta información puede ser alojada en espacios virtuales compartidos donde las partes implicadas tengan acceso (tanto auditado como auditor). Hay que seleccionar con cuidado la documentación que hay que aportar, para no saturar con información poco relevante que no aporte valor o que no sea requerida, lo cual puede provocar confusiones a la hora de encontrar las evidencias que se buscan al evaluar la conformidad.

Las auditorías en remoto pueden ofrecer algunas ventajas, como la optimización de tiempo o la gestión de recursos. Dependiendo del tipo de organización el número de implicados en la auditoría puede variar, así que es de suma importancia estimar el tiempo de dedicación que llevará auditar cada proceso.

Realizar pruebas con antelación, para garantizar el éxito de la auditoría y asegurar que todos los interlocutores tienen acceso, tanto a las herramientas documentales como a aquellas que permitirán las reuniones online.

Convocar reuniones, a través de los medios seleccionados y se recomienda que en cada reunión se convoque un único proceso o referencial que haya que auditar.

Durante el transcurso de la auditoría es importante crear un buen clima laboral. Para ello, y así poder elevar el nivel de concentración. Por otro lado, y dado que la interlocución es a través de una pantalla o audio, es conveniente mantener una interacción constante.

Contar con los imprevistos. Es posible que durante la auditoría se produzcan situaciones imprevistas como falta de acceso a las herramientas tecnológicas por caídas de servidores, imposibilidad de mantener una reunión con un interlocutor a última hora… En estos casos, la capacidad de reacción no diferirá en gran medida de una auditoría in situ, pudiendo replanificar las entrevistas. Para ello es importante la disponibilidad de los líderes en todo momento y gestionar los inconvenientes surgidos.

Hay que tener en cuenta que la viabilidad del proyecto depende del esquema que hay que auditar y siempre en función de la carga documental que durante una auditoría tenga que ser revisada. Y, en algunos casos, las auditorías en remoto no sustituyen a la importancia de la carga presencial que requieren algunos esquemas, sin embargo, se pueden encontrar algunas ventajas de esta metodología, como, puede ser la optimización del tiempo y, sobre todo, de los recursos.