Outsourcing en proyectos de obras públicas

El proceso de outsourcing en empresas de obra pública es suficientemente importante y complejo para que sea tratado como un proyecto en sí mismo y asignados los medios adecuados.

La gestión del proyecto se estructura en las siguientes fases: planificación del proyecto, dirección del proyecto, información del proyecto y ejecución del proyecto. En los puntos a continuación describiremos cada una de las fases.

Es la parte más importante del proyecto. Una planificación detallada y precisa permitirá asignar los recursos necesarios y determinar la duración del proyecto. Es especialmente interesante que las tareas a desarrollar finalicen con un hito, es decir un resultado tangible, que permita evaluar fácilmente si se ha cumplido satisfactoriamente la tarea.

La dirección del proyecto tiene como objetivo el seguimiento de las actividades del plan y la evaluación en plazo y calidad de los hitos del proyecto. Debe alinear las políticas de la empresa con las decisiones que se tomen a lo largo del proyecto. Al mismo tiempo debe establecer las acciones necesarias para la finalización del proyecto en la fecha prevista.

Informar sobre el proyecto es vital para el correcto desarrollo del proyecto. Una información fluida y concreta ayuda a los miembros del equipo, colaboradores y dirección de la empresa a evitar posibles fracasos, evitar dificultades, mejorar la comunicación, al mismo tiempo que supone un registro de los avances y un mejor control del proyecto.

La ejecución del proyecto de outsourcing debe ser llevada a cabo por un equipo destinado a dicho objetivo. El equipo de outsourcing se estructurará con dos grupos de personas: aquellas que participen de forma continuada en el proyecto y aquellas que colaboren en determinados puntos. La gestión del proyecto será realizada por el director del proyecto.

El director del proyecto deberá ser un directivo de alto nivel que facilite la consecución de los objetivos y al mismo tiempo que esté implicado con los resultados del proyecto.

El equipo que actúe de forma permanente debe ser conocedor de la función, técnicamente experto y con cierta experiencia en outsourcing. Este equipo no debe ser muy numeroso y es la base del equipo de proyecto.

El equipo de apoyo deberá aportar criterios y soluciones a todas aquellas áreas que afectan al proyecto pero en las cuales el equipo de base no tiene la responsabilidad ni los conocimientos (áreas como la legal, la de recursos humanos, la financiera, etc.).

En un proceso de externalización es muy importante detectar quienes van a ser las personas que van a estar involucradas en el proceso. El objetivo es poderlos controlar para que no frenen el proyecto, vencer sus reticencias o evitar conflictos sobre responsabilidades. La identificación de los actores y su seguimiento posterior a lo largo del proyecto facilitará el desarrollo del proyecto. El haberlos detectado a tiempo y previsto en qué momento van a intervenir es un factor de éxito. Los actores que hemos identificado como esenciales se describen a continuación.

Los órganos decisorios: quién va a tomar las decisiones en el proyecto y como las van a tomar.

• Colegas: Las personas no directamente implicadas pero que puedan tener intereses creados. (Por ej. Control financiero)
• Usuarios: Las personas que van a tratar directamente el proyecto en su fase de ejecución. Debe estar implicado a niveles informativos.
• Personal y representantes de la empresa: Básicamente el comité de empresa o directamente al personal.
• Especialistas y expertos internos: Su aportación es básica en el proyecto y su participación puede ser regular o puntual. En cualquier caso deben estar informados para evitar malentendidos.
• Proveedores: Si los procesos tienen un componente de compras deben identificarse aquellos que son estratégicos para tener asegurado el suministro tanto presente como futuro. Para ellos puede representar una oportunidad de negocio.
• Organismos externos: Organismos oficiales o comerciales.

En un proyecto de externalización de obras públicas uno de los procesos críticos es el control de los riesgos ya que nos permitirá anticiparnos y elaborar estrategias para eliminarlos o sino minimizarlos. La anticipación nos permitirá conseguir proyectos de outsorcing que creen valor para la empresa.