"¿Sabe cuántos tornillos tiene el metro de Washington? Nosotros sí"

Con esta sugerente frase se presenta la firma Geminys que soluciona uno de los problemas más habituales a los que se enfrenta un usuario de maquinaria: la complejidad de interpretar los manuales industriales. Esta empresa de San Sebastián, que acaba de entrar a formar parte de la Asociación AFM, ofrece un servicio de diseño, creación, composición y redacción de manuales de operación, manuales de mantenimiento y catálogos de equipos industriales, así como de adecuación de la documentación remitida por los proveedores a sus clientes de forma "clara, sencilla y precisa". Este año 2014 está de enhorabuena y es que la firma cumple 15 años de actividad desarrollando todo tipo de documentación técnica de última generación, sobre todo para los sectores del ferrocarril, máquina-herramienta o automoción.

Muchas empresas se enfrentan en ocasiones a la dificultad de comunicar cierto tipo de informaciones. ¿Cómo voy a redactar un manual de todo mi proceso si no dispongo de datos técnicos? Es sencillo para Geminys, con el poder de la observación. Profesionales de la empresa son capaces de observar un proceso de producción cualquiera y documentarlo en un manual de forma sencilla y práctica. Pero también pueden desarrollar manuales de uso, de proceso, de aplicación o de formación en diferentes idiomas, etc. Aprovechamos su debut en la Bienal para hablar con Jesús Sánchez, jefe de proyecto de Geminys.

Una empresa orientada a dar un completo servicio al cliente, desde el estricto cumplimiento de las normativas documentales más exigentes, hasta el desarrollo de plataformas e-learning de preparación del personal del propio cliente, o de la empresa cliente final. No fabricamos productos como tal, hacemos manuales industriales para maquinaria y para bienes de equipo para muchos sectores.

Nos ocupamos de la auditoría y diseño de la arquitectura del manual, según las necesidades específicas, la fase de estudio y estructuración de la información en función del destinatario final, la fase de planificación y adecuación idiomática, la selección del soporte final del manual (impreso o multimedia) y la planificación y desarrollo del catálogo.

Geminys ha participado por primera vez en la BIEMH.

Desarrollamos la documentación dirigida al usuario con contenido tanto de mantenimiento, como de operación, instrucciones, catálogos, para fabricantes que deben formar a los usuarios de la maquinaria, etc. Cada proyecto se centra en la elaboración, control y revisión de contenidos, la realización y desarrollo de documentación in situ, que ocupan desde entrevistas técnicas, grabaciones y documentación fotográfica. Un proceso que garantiza la trazabilidad de información y sus correcciones, gracias a un sistema propio de gestión de contenidos.

No, de hecho, muchas empresas se extrañan de cómo podemos conocer un producto que ellos mismos han diseñado. Pero aunque no sepamos diseñar una máquina, porque no es nuestro negocio, sí sabemos documentarla. Conocemos perfectamente el contenido que deben tener los manuales de una máquina y los estándares que debe cumplir así como las normativas de seguridad que aplican en cada país al que se vaya a exportar dicho producto. Evidentemente, a priori no conocemos en profundidad la máquina pero somos capaces de comprender lo suficiente como para poder plasmar ese conocimiento en un manual para que alguien que tampoco sabe, lo pueda entender.

Contamos con una plantilla compuesta por cincuenta profesionales especializados en diferentes campos, como puede ser la mecánica o áreas específicas como especialistas en manuales de prensas, manuales ferroviarios, reductoras, … desarrollamos proyectos que engloban diferentes equipos pero al final, el manual parece elaborado por una única persona. De las cincuenta personas que formamos la empresa, unos 35 aproximadamente son ingenieros de distintas especialidades. Son interlocutores válidos que hablan el mismo lenguaje que nuestro cliente.

Tenemos una guía de estilo que varía según el cliente, aunque tenemos nuestro propio estilo que ayuda a nuestros redactores a escribir de forma clara concisa y precisa. De hecho, tenemos reporteros técnicos porque la información que precisamos para realizar un manual muchas veces solamente está en la cabeza del cliente, otras, son explicaciones escritas de cara al diseño y no al uso o al mantenimiento de un equipo, por tanto, en numerosas ocasiones debemos documentar los procesos o entrevistar a las personas que saben cómo se conserva una máquina.

Con una plantilla de 50 personas, Geminys se ubica en el parque tecnológico de San Sebastián.

Normalmente son clientes que fabrican máquinas especiales, por lo que siempre son distintas, lo que supone que la documentación siempre debe ser diferente. Una vez tenemos el contenido, planteamos los formatos y los diseños que hagan que el manual sea atractivo porque también el objetivo del cliente es dar valor añadido al producto. No sólo se trata de hacer cumplir con la normativa sino que además, tenga un manual con una calidad que permita aumentar el valor de la máquina o que sirva como argumento de venta.

El soporte de esta documentación se adapta a las circunstancias y posibilidades de las nuevas tecnologías, editándose tanto en papel como en formato web interactivo. Diseñamos y producimos sistemas de gestión documental destinados al manejo del conocimiento en el ámbito del mantenimiento.

El formato tradicional es el papel o soporte informático, escalable desde cero hasta infinito. El caso más básico sería el del cliente que está obligado a entregar un manual pero quiere invertir el menor tiempo posible y dar la información justa para cumplir la normativa por si la máquina tiene algún problema o causa una accidente que éste no sea por la documentación.

Otro ejemplo a escala muy superior es el caso del tranvía de Estocolmo para el cual hemos diseñado los manuales. No quieren papel y estos están alojados en la nube. Además, no son manuales estáticos sino que es una aplicación interactiva que permite al cliente interactuar con ella, ayudando a gestionar su mantenimiento con los informes que le proporciona la herramienta e incluso puede actualizar la documentación en función de las propias necesidades logísticas del taller.

Este es un ejemplo de producto mucho más sofisticado que también podemos ofrecer.

Velamos por que en los manuales Geminys la información sea precisa, concisa, simple, entendible y no dé lugar a equívocos. También somos capaces de crear libros de estilo para otros clientes que quieran tener su información homogeneizada, por ejemplo, aquellos que tienen grupos de empresas y quieren unificar la información. En estos casos, nosotros les asesoramos como una consultoría documental en cuanto a estilo y contenido.

Hemos desarrollado un software propio de gestión de documentos DIL (Document Identification Locator) que nos permite una gestión eficaz de grandes flujos de documentación, manteniendo un control absoluto sobre actualizaciones, consultas, verificaciones... Con una trazabilidad absoluta de la información durante el proceso de desarrollo de cada proyecto.

Esta base de datos se actualiza diariamente y permite la consulta y posterior impresión, de ser necesario, de todo tipo de información, clasificada y organizada de acuerdo con el interés del solicitante.

Son especialistas en gestión y elaboración de documentación técnica relativa al sector máquina-herramienta, máquina especial, bienes de equipo, automoción, software, aeronáutico, eólico, etc.

Sí, establecemos un riguroso acuerdo de confidencialidad. Toda la documentación que se genera en Geminys, una vez desestimada su utilización, se destruye en nuestras propias instalaciones. Además, este papel, una vez destruido se recicla. De este modo, garantizamos un compromiso de confidencialidad con nuestros clientes.

Geminys tiene una constante inquietud por crear, en paralelo con su crecimiento como empresa, un entorno de trabajo donde la calidad esté presente en todas sus acciones.

La política de calidad de Geminys es la base de funcionamiento de la empresa. Nuestro único objetivo trabajar a plena satisfacción del cliente y para ello hemos desarrollado procesos y medios propios que garantizan dicho objetivo. Fruto de esta inquietud, es nuestra Certificación de Calidad UNE-EN-ISO 9001:2008.

Sí, y sobre todo porque ofrecemos el producto completo con la traducción realizada. Trabajamos indistintamente en inglés y en castellano.

Para las traducciones contamos un nutrido grupo de empresas de traducción e interpretación de confianza y entregamos el producto completo. Nosotros nos encargamos de la revisión, control, los plazos... Todo ese trabajo que cualquiera que haya padecido quiere quitarse de encima. Nosotros no ganamos dinero con eso pero ampliamos nuestro producto dando ese servicio, y lo cierto es que es algo bastante valorado.

Vital. De hecho, nosotros nunca trabajamos con traductores económicos ya que nuestro producto es todo información y si ésta está mal traducida es como si no hubiese producto. Nosotros aseguramos una alta calidad en el producto final y en la traducción. Nuestros traductores están certificados, evitamos el trabajo administrativo, maquetación, de revisión de contenidos, de modificación de figuras, traducción de ilustraciones, etc. Nosotros nos encargamos de todo, para que nuestros clientes puedan dedicarse desarrollar su actividad con total tranquilidad.

Jesús Sánchez nos muestra ejemplos de diferentes documentos que realizan, con fichas, con fotos y paso a paso o textos dependiendo de las necesidades del usuario.

Hemos nacido con el ferrocarril pero hemos ido diversificando y ahora trabajamos la máquina-herramienta, máquina especial, bienes de equipo, automoción, software, aeronáutico, eólico… como cariñosamente los denominamos nosotros “cosas que pesen más de varias toneladas”. No hacemos manuales de pequeño electrodoméstico. Normalmente son productos cuya tirada de sus manuales son cortas, cinco o seis o incluso un solo ejemplar, pero somos capaces de editar tiradas más largas.

Nuestro primer stand y primera bienal. Este año cumplimos 15 años de actividad. Somos socios de AFM desde hace un mes y estamos contentos con la feria. Hemos aprovechado nuestra participación en el certamen porque nos cuesta llegar a la persona que tiene esta necesidad, es decir, al personal que se encarga de esta materia, el director técnico y la persona encargada de la documentación.

Nuestra principal competencia es el cliente que se lo hace él mismo. Tenemos que convencerle que para él es más rentable si lo hacemos nosotros. El cliente suele pensar que sólo él es capaz de documentar su máquina, pero nosotros somos muy capaces y los quince años de experiencia que tenemos nos avalan.

Fichas y manuales partiendo de cero

Geminys desarrolla diferentes tipos de manuales. Según nos mostró Jesús Sánchez durante nuestra visita en la BIEMH, para una empresa fabricante de productos dedicada a la generación de energías renovables llevaron a cabo un manual de producto en forma de sencillas fichas de montaje, “no hay características técnicas, es tipo 'Ikea' para ayudar a todos los partners de la empresa a su instalación. Podemos grabar el proceso y convertirlo en fichas”.

También nos mostró un manual de proceso, que tenía como fin la documentación del proceso de trabajo de máquinas antiguas. Asistieron a las instalaciones de su cliente, observaron el proceso y lo documentaron paso a paso y con fotos.

Para un taller ferroviario en Taiwán, han elaborado un documento encargado por una empresa de Lleida en chino mandarín con escritura tradicional localizada al uso de Taiwán. Además y aunque no es su principal negocio, desarrollaron un manual de software. “El mayor problema al que se enfrentan los desarrolladores de software es documentar lo que han programado al terminar de trabajar”, señaló Sánchez. En este caso, el manual está dirigido a dentistas, se trata de una aplicación informática que simula implantes dentales.

Principales productos y servicios:

• Especialistas en gestión y elaboración de documentación técnica relativa al sector máquina-herramienta, máquina especial, bienes de equipo, automoción, software, aeronáutico, eólico, etc.
• Diseño, creación, composición y redacción de manuales de operación, manuales descriptivos, manuales de mantenimiento, catálogos de piezas, planes de mantenimiento, etc.
• Desarrollo de versiones Interactivas de Manuales (IETM) diseñadas a medida según las necesidades del cliente, pudiendo ser visualizadas desde cualquier dispositivo móvil.
• Gestión documental integral.
• Desarrollo y elaboración de documentación para la impartición de formación.

Últimas innovaciones:

• Desarrollo de plataformas e-learning a medida según las necesidades del cliente, junto con el asesoramiento técnico y el mantenimiento de la misma, así como creación y modelado de contenidos didácticos.

• Desarrollo de aplicaciones informáticas para apoyar la gestión de planes de mantenimiento e integración con otros sistemas.