Relaciones de compras con el resto de departamentos en la industria química

El departamento de compras en la industria química juega un papel muy importante en el proceso de creación de valor. La interacción de las compras con el resto de departamentos es vital para que podamos ser competitivos. Exponemos brevemente cómo tiene que ser la relación de compras con el resto de áreas dentro de la compañía en cada uno de los procesos clave.

El objetivo primordial de compras es servir el programa de fabricación y asegurar que los componentes y materias primas no faltarán ni en cantidad ni en calidad.

Sin embargo, los dos servicios suelen actuar con distinta mentalidad:

• El proceso productivo o de elaboración tiende a obtener para sus necesidades los mejores materiales y en cantidad sobrada. Esto puede llevar a la creación de fuertes stocks de material incluso cuando no son necesarios.
• Compras se sitúa en la posición contraria que tiende a obtener los materiales dentro de límites razonables de calidad y cantidad.

Las relaciones entre los dos servicios se pueden armonizar notablemente si existe un intercambio de información y opinión entre las dos actividades.

Producción debe tener informado constantemente y en el tiempo más breve posible a compras de los planes y programas productivos. Disponiendo de tal información, compras tiene la posibilidad de prever a su vez con suficiente antelación y precisión los aprovisionamientos.

Cuando se prevén cambios en los programas de producción, compras debe estar oportunamente informado de ello para que se pueda disponer de tiempo para la gestión con los proveedores. Producción debe aceptar que transcurre cierto tiempo entre el pedido de un material y su llegada. Un excesivo número de urgencias sólo aumenta los costes de aprovisionamiento, disminuye la calidad de los productos y empeora los resultados de la empresa.

Por su parte, compras ha de tener a producción continuamente informado sobre la llegada de materiales y comunicar oportunamente cualquier retraso para que se pueda programar de nuevo la producción evitando interrupciones.

La oficina técnica es normalmente responsable del diseño, proyecto y de sus características técnicas así como de los procesos productivos correspondientes. Las relaciones entre compras y oficina técnica se deben al diseño y especificación del producto.

Las mayores divergencias aparecen cuando la oficina técnica tiene una gran tendencia a especificar productos con amplios márgenes de calidad, seguridad y funcionamiento, como es el caso de la industria química, mientras que compras debe disminuir estos márgenes y trabajar con los mínimos necesarios con el fin de reducir costes. La oficina técnica no debe tener pretensiones excesivas que ignoren las consideraciones de costes, compras no debe insistir en el coste hasta el punto de ignorar las exigencias técnicas fundamentales. Una colaboración auténtica de ambos departamentos dará como resultado llegar a soluciones mejores y más prácticas, que permitan realizar económicas sustanciales sin disminuir la calidad o utilidad del producto final.

Un programa de estandarización de materiales que incorporan los productos de la empresa es un camino de colaboración entre ambos servicios en dónde se pueden obtener resultados muy beneficiosos.

Ninguna empresa puede sobrevivir a largo plazo si sus productos no se venden con el beneficio adecuado.

Compras debe colaborar con ventas estudiando los precios y la planificación de las entregas para que la empresa se mantenga dentro de los límites de unos costos establecidos y un adecuado servicio al cliente. Ventas debe colaborar con compras ofreciéndole datos sobre las ventas en curso y sobre las previsiones del futuro para que se puedan establecer programas de previsión de las compras.

Cada compra da lugar a una cadena de operaciones contables que van desde el cargo de la compra en el concepto de gasto correspondiente hasta la liquidación de la factura con la correspondiente repercusión en la tesorería de la empresa.

Es necesario que exista una estrecha colaboración entre ambos departamentos ya que se trata de administrar los fondos de la empresa y no de renunciar a la posibilidad de apreciables mejoras en los procesos financieros y condiciones de pago a los proveedores. Por otra parte el departamento financiero le es imprescindible conocer la programación de compras para efectuar una previsión de tesorería en forma correcta.

Compras es responsable de que los materiales, componentes y productos concuerden con las especificaciones previstas y la calidad deseada. En el proceso de elaboración de la industria química la calidad de los productos utilizados marcará la calidad de nuestros productos.

Compras debe informar a los proveedores de cuáles serán los criterios de aceptabilidad y que pruebas y ensayos deben pasar sus productos. Esta información se efectuará a priori reduciendo así al mínimo las posibilidades de malas interpretaciones y controversias.

Compras debe conocer la calidad de sus proveedores mediante las oportunas encuestas y visitas y a través de los sistemas de evaluación que se hayan establecido.

Por su parte calidad canalizará cualquier reclamación debido a una calidad defectuosa de los materiales recibidos a través de compras, quién es responsable directo de la calidad con la que los proveedores suministran, de tal forma que ambos ofrezcan una imagen coherente y una gestión eficaz hacia los proveedores.