¿Por qué puede fallar la implantación de un ERP?

Básicamente, según González, existen seis razones habituales por las que la puesta en marcha de un sistema de gestión fracasa dentro de las empresas:

1.- no contar con un modelo de gestión u organización establecido previamente. No todas las empresas del sector gráfico disponen de un modelo de gestión definido, organizado y jerarquizado y, a veces, los dirigentes pueden caer en la falsa idea de que, con la implantación de un ERP, se resuelve automáticamente esta cuestión.

2.- no disponer de objetivos definidos. Cuando una compañía no tiene claros los factores que rodean la puesta en marcha de un ERP o los beneficios concretos que esta operación le reportará una vez llevado a cabo. Es decir, el responsable de la compañía no tiene claro qué partido va a sacar al funcionamiento del sistema o qué tipo de problemas son los que el ERP le solucionará.

3.- mala gestión del cambio. De no saber tramitar el rechazo que provoca cualquier tipo de cambio dentro de la empresa.

4.- contar con un responsable de implantación interno. Es necesario disponer de una persona dentro de la organización que se encargue de llevar a buen término el proyecto y garantice a la dirección el buen funcionamiento del sistema.

5.- no crear falsas expectativas ya que cuando se adquiere un sistema de gestión, por desconocimiento o exceso de imaginación, crean a su alrededor una serie de falsas expectativas sobre los ERP cuyo incumplimiento provoca frustración, rechazo y caos en la implantación.

6.- equivocarse de proveedor o producto

De este modo, existen unos requisitos de implantación que pueden llevarse a cabo para solucionar todos estos aspectos.

1.- modelos de gestión establecido: tener claro el modelo de gestión establecido que se desea informatizar con el programa, es vital para el éxito de la implantación y un eficaz funcionamiento. Si la empresa ya cuenta con este modelo de gestión que aplica a las diferentes áreas, o pretende poner en marcha un proyecto del mismo con la implantación del sistema, entonces el proceso de cambio será mucho más asequible y fluirá con normalidad. La dificultad no radica en la informatización en sí, sino en la integración de todos esos procesos en una herramienta.

2.- Objetivos claros: en todo momento hay que tener muy claros una serie de objetivos que se pretenden conseguir con el proyecto. Es muy importante tener en cuenta qué elementos va a solucionar la implenatción del ERP y cuáles no.

3,. Gestión del cambio: una mala gestión de este cambio puede suponer un fuerte freno a la implantación del ERP en la empresa, ya que el principal obstáculo sigue siendo el cultural. Por esto, algunos empresarios gráficos son reacios al cambio en su sistema de gestión y deben ser conscientes de esta situación para atacarla de manera óptima. Lo nuevo siempre despierta un rechazo inicial. De este modo, la gestión del cambio consiste en una serie de reuniones para trasladar al equipo la visión de la situación futura y todas sus ventajas. Se debe trasladar a la empresa que la mejora de la compañía repercutirá en la de las personas que trabajan en ella.

4.- figura del implantador interno. El cambio organizacional es necesario para la implantación de un ERP y es importante remodelar los procesos y han de estar implicadas las personas de distintas áreas, en algunos casos incluso, creando equipos internos.

5.- falsas expectativas. No se puede pretender que un producto más o menos estándar se adecue al 100% a las peculiaridades de una compañía concreta y los directivos deben ser conscientes de que es imposible crear o hallar en el mercado una aplicación a la imagen y semejanza del sistema ideal.

6.- producto adecuado. No es lo mismo buscar una solución que agilice la realización de presupuestos, mal entendida como ERP, que una solución global que contemple el flujo de información que se pretende informatizar. Lo ideal es optar por una aplicación probada que se sabe que funciona. Hay que tener en cuenta las ventajas que tiene que todas las aplicaciones de gestión sean del mismo fabricante.

7.- un buen aliado. Contar con el mejor proveedor de software de gestión es un factor fundamental. La idea es que el proveedor se convierta en un socio tecnológico, es decir, un aliado en cuanto al crecimiento y desarrollo de la compañía.