¿Cómo alcanzar la productividad en la empresa?

Las empresas de hoy en día se caracterizan por la necesidad constante de ir a más: más productividad, más beneficios y más resultados. La presión es cada vez más alta para los CIO, ya que se encargan de ayudar a los empleados a lograr esos objetivos (a veces inalcanzables). Aunque la tecnología puede ayudar, las compañías continúan librando batalla contra el exceso de información y, en este contexto, la productividad ha pasado de ser una prioridad a una necesidad urgente.

Un reciente estudio de Canon asegura que los trabajadores gastan un promedio de 25 minutos al día en localizar documentos históricos. Si esto se multiplica por el número de trabajadores de la empresa, o por el número de días de una semana, el resultado de pérdida de tiempo y de recursos es abrumador.

¿Se puede hacer algo al respecto? Según los líderes de TI, hay factores clave que pueden ayudar a incrementar la productividad como son la formación del personal, la inversión en el mejor equipo o una mayor motivación de los empleados. Sin embargo, ninguna de estas soluciones puede funcionar por si sola.

La formación sólo puede ser útil en el contexto de un marco eficiente si ya están en marcha numerosos principios y prácticas. La inversión en el mejor equipo es inútil si el personal no sabe cómo usarlo. La motivación de los empleados no podrá ir más allá si están limitados por sus conocimientos o capacidades. Y es que ¿alguna vez te has sentido motivado por realizar una tarea que no te sintieras capaz de hacer? Por supuesto que no. El truco entonces es ser capaz de entrenar, invertir y motivar al personal sin aumentar innecesariamente las cargas de trabajo, los presupuestos o el tiempo dedicado.

Suena imposible, ¿verdad? Pero no tiene por qué serlo. Con sólo tres pequeños pasos, los CIO pueden alcanzar estas metas y dar fe de que la tecnología para las empresas puede mejorar la productividad en sus negocios, aunque lo mejor es que los pasos en sí mismos procedan del mismo lugar donde se inicia la productividad: el capital humano.

Los trabajadores de toda Europa nos cuentan que la productividad de sus negocios se puede mejorar fácilmente si se abordan los siguientes puntos:

1. Sistemas centralizados de almacenamiento

Para los CIO es crucial orientar sus esfuerzos hacia la gestión de la información y hay que recordar que es aquí donde comienzan las inversiones reales en productividad. Sin sistemas de almacenamiento apropiados para ayudar a los empleados a guardar y gestionar la información, cualquier esperanza de ganar en productividad a largo plazo queda reducida y podría verse perjudicada por la pérdida de archivos, archivos duplicados o archivos confidenciales. Más de tres cuartas partes de los encuestados aseguran que sus empresas ya cuentan con servidores centrales pero, por lo menos cuatro de cada diez, no están haciendo un verdadero uso de los servidores.

2. Procesos estandarizados

La falta de procesos estandarizados es, precisamente, la razón por la cual casi la mitad de los trabajadores considera a su empresa improductiva, debido a una información que no fue compartida eficazmente. Sin embargo, esto no es por lo general debido a la falta de infraestructuras, sino por la falta de procesos. Respecto a si los documentos se almacenan de forma física o digital para dar con la taxonomía de archivos más fiable, cada empresa necesitará su propio procedimiento, pero éstos son cruciales para la eficacia de la empresa a largo plazo.

3. Formación

Naturalmente, no es suficiente con tener prácticas empresariales estandarizadas, los CIO también tienen que asegurarse de que se cumplan. La formación continua es una forma clave para ayudar a los trabajadores a dominar estos métodos y, así, dejar de perder el tiempo. De hecho, más de la mitad cree que debería ser la prioridad principal cuando se trata de mejorar en productividad, ya que reconocen que aprender más acerca de la tecnología que utilizan significa que pueden obtener el máximo provecho de ella y hacer un mejor trabajo. Otra ventaja de la formación es que se amplía el conocimiento, que a su vez refuerza la confianza y la motivación.

La productividad de los empleados puede mejorar con la tecnología y las herramientas adecuadas. Siguiendo los tres pasos anteriores, es posible hacer realidad los cambios a largo plazo para el funcionamiento del negocio, la mejora de la motivación y el desarrollo de un marco en el que ningún empleado se quede atrás y, así, la productividad seguirá aumentando. Recuerde: centralizar, estandarizar y formar a los empleados. El resto vendrá solo.