13 que guían el trabajo a través de la oficina de atención al cliente, la oficina de administración y la producción hasta la entrega. Cada vez que vende un producto o servicio, una o varias rutinas de flujo de trabajo gestionan el discurso de venta, la estimación, los contratos, la incorporación del trabajo, la preparación, la producción, la entrega y el pago. Desde que un cliente acepta comprar la impresión y entrega el trabajo al taller hasta que el trabajo se entrega, y las fichas de trabajo se cierran en producción y se envían a contabilidad, cada paso está en riesgo. Los cuellos de botella que añaden tiempo y complejidad al trabajo pueden producirse en todos y cada uno de los pasos. Esos cuellos de botella cuestan tiempo y dinero que eliminan los beneficios esperados. Ajustar y hacer más estrictos los flujos de trabajo de fabricación de impresión mediante herramientas de automatización añade eficacia y escalabilidad y mantiene más ingresos en la empresa. 10 PASOS PARA PLANIFICAR LA AUTOMATIZACIÓN El mercado actual de la automatización de flujos de trabajo es muy amplio. Hay herramientas disponibles para impresores de todos los tamaños y en todos los segmentos de impresión. Dedique tiempo a examinar el software disponible para los segmentos de mercado que atiende. Muchas herramientas están diseñadas para satisfacer las necesidades de múltiples tecnologías y productos de impresión. Sin embargo, antes de lanzarse a la compra, debe tener una idea clara del estado actual de su flujo de trabajo. Comience con una autoevaluación honesta, examinando todos sus flujos de trabajo. 1. Haga una lista de sus flujos de trabajo de producción y de los flujos de trabajo que los afectan. Si produce diversos productos impresos, identifique los flujos de trabajo utilizados para cada uno de ellos. Si ha automatizado algunos o todos sus flujos de trabajo, anótelo en su lista. 2. Quién es responsable de la arquitectura de cada flujo de trabajo? 3. Quién es responsable de resolver los cuellos de botella en cada flujo de trabajo? 4. ¿Dónde se cruzan los flujos de trabajo? 5. ¿Cuáles son las reglas para que Ventas interactúe con Producción? 6. ¿Cuáles son las reglas para que los Representantes de Servicio al Cliente interactúen con Producción? 7. ¿Quién es responsable de interactuar con los clientes cuando hay problemas con los archivos entrantes? 8. ¿Cómo se gestionan las solicitudes de cambio? 9. ¿Cómo se gestionan las pruebas y aprobaciones y quién supervisa las aprobaciones de los clientes? 10.¿Cómo se notifica a contabilidad los cargos adicionales y los costes finales del trabajo? Es posible que desee añadir más elementos a su lista de evaluación. Considere las áreas que rara vez experimentan cuellos de botella y las que
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