Gestión de documentos en el nuevo paradigma de la información

La computación en nube, que aprovecha el poder de Internet y las herramientas sociales para mejorar la colaboración y la productividad, con documentos en servidores remotos y accesibles por todos los trabajadores ha crecido exponencialmente. Según la consultora IDC, el gasto público en infraestructuras de computación en nube ha pasado del 35% del gasto total de TI al 65% en 2009.

En este competitivo entorno que cambia rápidamente, la gestión documental es un elemento crucial a la hora de mejorar la productividad, seguridad y eficiencia en el trabajo. De hecho, este sector tecnológico tiene unas expectativas de crecimiento de 1,6 billones de dólares en los próximos seis años debido a su probada eficacia en las estrategias para reducir los costes y, al mismo tiempo, aumentar la productividad. Ricoh Europa, especialista en soluciones de oficina, servicios documentales gestionados e impresión de producción, ha publicado los resultados de una encuesta, llevada a cabo por IDC, que investiga sobre los Servicios de Impresión Gestionados (MPS) y de Gestión de Documentos (MDS).

El estudio ha servido para conocer de primera mano las preocupaciones de más de 470 responsables de TI y gestores de grandes empresas en nueve países: Austria, Bélgica, Francia, Alemania, Italia, Holanda, España, Suiza y Reino Unido - Irlanda. De los resultados de esta encuesta se desprende que la mejora de resultados financieros mediante la optimización de los flujos de trabajo, la productividad, la seguridad en las transmisiones de documentos, y la integración de tecnologías son vistos como factores clave para todas las empresas encuestadas.

Los cambios sociales y tecnológicos son un reto que obliga a las empresas a buscar fórmulas de funcionamiento y gestión más inteligentes. Gestionar cómo acceden los trabajadores a la información es considerado un punto clave para mejorar la productividad y reducir los costes. En este sentido, el 52% de los encuestados ya disponen de servicios de impresión gestionados. Sin embargo, muchas organizaciones no están obteniendo de su inversión en MPS todos los beneficios que les gustaría. El estudio revela que detrás de la implementación exitosa debe existir una combinación de procesos, personas y tecnología; los elementos esenciales para garantizar que se consiga una mayor productividad y que los empleados estén obteniendo la información correcta en el momento adecuado.

Con esta preocupación en mente, Ricoh ha desarrollado una oferta de Servicios Documentales Gestionados (MDS), que va un paso más allá de los tradicionales elementos de MPS. Se inicia mediante la evaluación de los procesos de trabajo y del negocio y conduce a un completo programa de apoyo donde Ricoh implementa la tecnología y gestiona la solución resultante a medida que transcurre el tiempo. A diferencia de la gestión de impresión, los servicios de gestión documental se centran en la optimización de los procesos desde el punto de vista humano y tecnológico.

Las iniciativas relacionadas con los documentos de flujo de trabajo se identifican cada vez más como una de las últimas áreas sin explotar dentro de la infraestructura de TI que puede proporcionar importantes mejoras en la productividad. Como tal, es importante, tanto para los clientes como los proveedores de servicios, entender las dificultades y oportunidades que implica. La investigación que hemos llevado a cabo identifica los factores a tener en cuenta en la implementación y gestión de MPS con el fin de alcanzar su máximo beneficio.

El enfoque de servicios de gestión documental de Ricoh ayuda a establecer una estrategia, implementación, puesta en marcha y mantenimiento de servicios de gestión documental inteligentes y optimizados con el fin de alcanzar varios objetivos.

El primero de estos objetivos, y también el más evidente, es la reducción de los costes de TI derivados del manejo, transmisión, almacenado e impresión de documentos. A este objetivo se llega mediante la consecución de otros objetivos como son la máxima funcionalidad tecnológica, y la mejora de la productividad.

El estudio de Ricoh también ha detectado que la seguridad y la reducción del impacto medioambiental son intereses importantes para las empresas. Por eso su filosofía de gestión documental contempla las últimas tecnologías en encriptación y protección de la seguridad en las comunicaciones, así como la puesta en marcha de políticas de impresión que reduzcan el consumo de papel y tinta, reduciendo también el consumo energético mediante la optimización de la producción.

No se puede negar que la fuerza de trabajo se encuentra en constante cambio y que la revisión periódica de los procesos de trabajo desempeña un papel fundamental en la maximización de la eficiencia empresarial. Para garantizar que las empresas estén preparadas para la fuerza de trabajo del futuro, estamos ofreciendo una solución que va más allá de la tecnología, teniendo en cuenta tanto las personas como los procesos. Esto aumentará la productividad, así como el valor empresarial real.