Entrevista a Juan Pedro Pérez, director de Márketing de Oki Printing Solutions

La primera de ellas, OKI DocuManager, es una solución profesional de gestión documental de altas prestaciones, que administra el flujo de documentos propio del funcionamiento de una pequeña y mediana empresa, y que permite a las éstas acceder a todos los beneficios de una gestión documental eficiente, como son el ahorro de espacio, de tiempo y de papel, además de sentar las bases para ganar en competitividad frente a la competencia. Es una herramienta sencilla, fácil de implementar y manejar, y con toda la funcionalidad y la potencia de sistemas de mucho mayor coste.

La segunda, OKI Track, es una herramienta para gestionar los procesos de impresión; no tanto las impresoras, sino el proceso en sí: qué se imprime, cuándo se imprime, cómo se imprime, en qué equipos... permite establecer reglas de impresión como por ejemplo la impresión a doble cara siempre que sea posible, balancear cargas de impresión entre distintos equipos, la imputación de gastos por departamento o proyecto, impresión segura, o incluso la gestión de pagos por impresión. Se trata de optimizar los recursos que tiene una empresa para imprimir, y controlarlos.

Yo creo que lo más destacable, fundamentalmente, es que son herramientas potentes; suficientemente potentes como para dar servicio a las necesidades de una pyme, y al mismo tiempo son sencillas de utilizar, y además con unos precios muy asequibles para las pymes, que es fundamentalmente a quien van dirigidas.

Práctiamente, estas dos que decía son las fundamentales. Una pyme no tiene, evidentemente las mismas necesidades que una gran compañía. Hay soluciones que tienen una potencialidad enorme, pero son muy complicadas de gestionar, y a veces con funcionalidades que la pyme, realmente, no necesita. Y, sobre todo, son herramientas que pueden ser tremendamente caras, y que en una situación como la que atravesamos hoy en día, una pequeña empresa no se puede permitir. Por eso hemos ideado las nuestras para que sean herramientas potentes, útiles para las pymes... teniendo en cuenta que cuando hablamos de una pequeña empresa no necesariamente hablamos de una donde trabajan diez personas, puede ser una empresa de doscientas, o hasta quinientas personas. Pero al final son unas pocas personas las que van a utilizar esas herramientas dentro de la empresa; y de lo que se trata es de que sean herramientas sencillas y asequibles. Eso es lo fundamental: que sean sencillas y asequibles.

Sí, sí, no son herramientas pensadas para un mercado vertical, sino para cualquier tipo de empresa, porque las necesidades de todas ellas son bastante similares: cualquier empresa recibe documentos y necesita archivarlos. Se puede hacer por el método tradicional, que es archivarlos en papel, o se puede hacer una gestión documental, que es, básicamente, archivarlos digitalmente para recuperarlos más fácilmente; que es lo que hace OKI DocuManager. Y en cuanto al control de la impresión, diría que es lo mismo. Las herramientas están dirigidas a empresas de volumen pequeño y mediano, las pymes, porque son nuestro target natural, el que hemos elegido. Pero esto no quiere decir que no sean herramientas escalables, y customizables en función de las necesidades más específicas. Y que estén pensadas para las pymes no quiere decir que se puedan adaptar también, quizá añadiéndoles alguna funcionalidad más específica, a empresas de mayor tamaño, o incluso de mucho mayor tamaño.

Para que una pyme se anime a gastar en algo, hoy en día, lo que quiere es ver un retorno. Eso es lo primero. Y eso tiene que ver mucho, con la sencillez de manejo, que es algo que les interesa mucho: que sean herramientas útiles y no sean complicadas y que al final acaben en desuso porque no sean capaces de gestionarlas correctamente. Y hoy día cada vez hay más información, y cada vez es más difícil gestionarla, y más difícil recuperarla, cada vez es más incómodo e insostenible hacer esto en papel...

Lejos no, yo creo que lejísimos. Sin embargo, por cuestiones de economía, y de ecología, se debe intentar reducir el uso del papel al máximo. Esto no significa que se deje de utilizar, porque al final lo utilizas, pero sí es cierto que hay muchos procesos en los que se puede limitar sensiblemente el uso de papel. El mero hecho de la distribución de documentos, el no tener que mandar documentos impresos por dentro de la compañía, sino que estén accesibles para todos en formato digital, o el hecho de que se pueda imprimir a doble cara en vez de a una sola, que implica que puedas reducir el gasto de papel a la mitad. Estas dos herramientas lo permiten, o sea que aportan beneficios inmediatos a cualquiera que las instale.

No, no va a estar limitada en absoluto al ámbito de Cataluña, pero evidentemente Cataluña es una de las áreas preferentes para nosotros. No, no es que sea una herramienta específicamente pensada para la empresa catalana, pero lo que sí está claro es que cuando ponemos foco, uno de los mercados más importantes es Cataluña. Para nosotros representa un porcentaje importantísimo de nuestra facturación.

“El mero hecho de no mandar documentos impresos, o que se pueda imprimir a doble cara, que implica reducir el gasto de papel a la mitad”

Casi. Cataluña puede representar más del veinte por ciento de nuestro negocio en España. O sea que sí, es uno de nuestros, digamos, baluartes.

Esa es una pregunta bastante difícil de contestar. Es más, diría que no tiene una única respuesta. Porque depende mucho del perfil de la compañía. Y no es una cuestión de interés, es una cuestión de qué estrategia elige seguir empresa. Nosotros estamos orientados al mercado profesional, con lo cual queda descartado, en principio, el usuario particular. En cuanto a las empresas, el mercado español es un mercado en el que, evidentemente, no hay grandes corporaciones, pero no muchas. Y aunque sean un cliente interesante ahí la competencia es muy dura, las rentabilidades no son altas, aunque es cierto que cuando consigues una gran empresa mueves un gran volumen de negocio, pero es un negocio más inestable. De ahí que nosotros pongamos el foco en las pequeñas y medianas empresas, que son la mayor parte del tejido empresarial del país. Lo cual no quiere decir que no tengamos presencia en las grandes corporaciones. En Cataluña estamos en algún banco, o caja de ahorros, importante. Pero evidentemente, nuestro target prioritario son las pymes. E insisto que no es una cuestión de rentabilidad, es una cuestión de qué estrategia de actuación eliges para tu negocio, lo que te condiciona tu estructura, tu actuación...