¿Hacia la oficina sin papeles? Mejor hacia un uso eficiente del papel en la oficina

Son muchos los titulares en prensa que llevan ya bastante tiempo anunciando la ‘oficina sin papeles’. ¿Una utopía? ¿Una realidad? ¿Un deseo? Algo que sí se conoce es que, actualmente, las empresas siguen imprimiendo y mucho como parte de su día a día. Una afirmación que se desprende de la encuesta realizada a más de 500 pymes europeas por parte de Coleman Parkes, consultora independiente que ha realizado la encuesta sobre ‘Comportamiento y Actitudes de usuarios de impresoras en la empresa’, bajo encargo de Epson.

A través de una encuesta telefónica de aproximadamente 15 minutos a 510 responsables de empresas de 1 a 100 trabajadores en Alemania, Italia, Francia, Reino Unido y España se llegó a la conclusión de que las empresas siguen imprimiendo mucho, e incluso a menudo de forma innecesaria. Por tanto, a primera vista, una de las grandes conclusiones del estudio es que serían necesarias políticas de uso para ejercer un mayor control del servicio de impresión en la oficina, especialmente pensando en la reducción de costes y residuos (protegiendo, por tanto, el medio ambiente).

Las empresas españolas entrevistadas, pertenecientes en su mayoría al sector servicios profesionales, disponían como media de dos impresoras de inyección de tinta y dos impresoras láser en la oficina; utilizando estas últimas básicamente para la impresión de cartas, hojas de cálculo y presentaciones -en su mayoría en formato texto.

La encuesta de Coleman Parkes refleja una progresión paulatina de las empresas hacia una mayor incorporación de impresoras de inyección de tinta en sus oficinas, sustituyendo a la más habitual presencia de láser hasta la fecha. Las razones que esgrimen los encuestados apuntan a la superioridad o conveniencia de la inyección de tinta en términos de respeto medioambiental o calidad. Pero, ¿cómo decide el empresario o responsable de TI entre una u otra tecnología? Pues, según los datos de la encuesta, en España prima la recomendación del proveedor. En este sentido, y dada la coyuntura económica actual, parece que el factor coste total es uno de los más utilizados por los proveedores en el momento de la recomendación. Así, el estudio Benchmark realizado por Bench Experts en Francia demuestra que los equipos de inyección de tinta de la serie Epson WorkForce Pro reducen el coste en un 50% respecto de las principales competidoras láser.

Otro dato interesante en el momento de la decisión de compra parece que es -cada vez más- el nivel de consumo energético. Ya no sólo hablamos de una reducción del coste en la factura, sino sobre todo de una menor huella de carbono y, por consiguiente, un mayor respeto medioambiental y la colaboración de la empresa usuaria con el bienestar del planeta.

Por el contrario, las principales barreras para decidir incorporar la inyección de tinta en la oficina se sitúan en una supuesta mayor dificultad en su mantenimiento y un consumo más rápido de las tintas. Aquí, Epson ha sabido solucionar este posible inconveniente al crear cartuchos de alto rendimiento que permiten la impresión de hasta 3.400 páginas a color o 10.000 en monocromo.

Un aspecto positivo, sin embargo, es que el 32% de las empresas españolas encuestadas ha comprado, o se plantearía comprar, una impresora de inyección de tinta en lugar de una láser; esto apunta a un cambio de tendencia, puesto que se persigue una mayor calidad de impresión y la reducción en costes. Asimismo, la tecnología de inyección de tinta responde perfectamente al patrón de uso que se dibuja con los resultados de la encuesta de Coleman Parkes, con una tirada media de entre 1 y 4 páginas, para el cual resulta más económico utilizar una impresora de inyección de tinta que una láser.