Es el momento de centrarse en reducir los costes ocultos en la empresa

Durante todo 2012, la recesión y el desempleo continuaron marcando la situación económica en Europa. En este contexto, las empresas han venido esforzándose por mantener la máxima competitividad diversificando estrategias de comunicación y operaciones. Las organizaciones ya han reducido y simplificado costes y procesos, pero deben seguir haciéndolo ante un escenario económico todavía difícil. Por eso, ahora es el momento de centrarse en los costes ocultos que, aunque menos obvios, pueden reportar un ahorro importante.

El ‘Business User Attitudes Behaviour Study for Epson’ (Estudio sobre Comportamientos y Actitudes de los Usuarios de impresoras), encargado a la consultora independiente Coleman Parkes, concluye que el uso ineficiente de impresoras en la oficina cuesta a las pequeñas y medianas empresas de los principales países europeos 113 millones de euros al año. El 9% de lo que se imprime se desperdicia, ya sea porque se imprime y luego no se recoge o porque la impresión es incorrecta y hay que repetirla. Además, el 7% de los documentos que se imprimen tienen una esperanza de vida de menos de diez minutos antes de desecharse. Por tanto, hay bastante camino por recorrer, en temas de ahorro, en este tipo de áreas. También podría ahorrarse más imprimiendo a doble cara, no imprimiendo en alta calidad cuando no sea necesario y apagando las impresoras por la noche.

Un uso más eficiente de las impresoras, que evitara el desperdicio de papel y tinta que supone imprimir documentos que no se utilizan, ahorraría a las empresas españolas cuatro millones de euros al año. Comparada con el resto de países analizados (Francia, Alemania, Italia y Reino Unido), España parece ser el país que desecha la menor cantidad de papel.

Un servicio de administración de impresión ayudaría a muchas empresas a reducir estos costes. Los llamados Managed Print Services -como el caso de Epson Print Performance- resultan ideales para pequeñas y medianas empresas que quieran mejorar la eficiencia de su flota de impresión y optimizar los costes. Con una evaluación del potencial de ahorro relacionado con el hardware de la impresora, suministros, servicios y procesos relacionados con la impresión, se identifican las áreas de ahorro de costes y se puede optimizar la flota de impresión para maximizar su eficiencia.

Otra de las conclusiones del estudio encargado por Epson es la falta de concienciación en las empresas respecto al ahorro energético, así como sus consecuencias tanto económicas como ecológicas. Sólo con gestos simples como apagar las impresoras por la noche o imprimir a doble cara, el ahorro resultaría muy importante.

Al igual que en el resto de los países analizados, el 60% de las empresas en España no tienen una política activa para minimizar su huella de carbono ni mostrar signos positivos de la gestión proactiva de sus actividades de impresión. Sin embargo, el estudio muestra que las empresas están haciendo más para mejorar esto. Sólo el 42% de las empresas en España tienen una política formal para apagar todas las impresoras al final del día. Es una cifra muy superior a la media europea del 14% pero todavía hay mucho camino por recorrer.

Las empresas encuestadas de servicios profesionales en España tienen una media de dos impresoras láser y dos de inyección de tinta, media similar a la del resto de países analizados. Las impresoras láser son utilizadas principalmente para tareas de impresión comunes: como cartas, hojas de cálculo y presentaciones; mientras las de inyección de tinta (como la serie WorkForce Pro de Epson) se utilizan también para documentos (48%), especialmente para documentos basados en imágenes y documentos personales. Cabe decir que los trabajos menos comunes, según la encuesta, responden a la impresión a color.

Los usuarios de impresoras de inyección de tinta perciben esta tecnología como mejor que la láser en términos de velocidad y respeto por el medio ambiente. En cambio, consideran que aporta menor calidad que la láser y resulta más ruidosa.

A pesar de todo, según el estudio encargado por Epson, el 32% de las empresas españolas consideraría comprar una impresora de inyección de tinta en lugar de una láser, lo cual muestra un cambio de tendencia hacia una mayor preocupación por reducir los costes de impresión y por una impresión más ecológica.

El estudio de Coleman Parkes para Epson sobre tendencias de impresión en Europa tiene el objetivo de capturar los puntos de vista económico, del comportamiento y la actitud en el uso de la impresión. La investigación de mercado se dirigió a pequeñas y medianas empresas del sector de servicios profesionales (legales, financieros y otros servicios) que producen documentos regularmente como parte integral de su trabajo. Se han realizado encuestas telefónicas detalladas, de 15 minutos, a 510 empresas de España, Reino Unido, Francia, Alemania e Italia.

El sector de servicios profesionales en España está formado por más de 8.000 empresas, de las cuales algo más de la mitad tienen entre 10 y 100 empleados, mientras el resto tienen menos de diez. Por eso, la muestra para el estudio ha contado con una representación mayor de empresas de entre 10 y 100 empleados.