Control de gastos, servicios a medida y eficiencia: el futuro de la impresión empresarial

Las empresas no pueden hacer oídos sordos a esta tendencia y deben aprovechar los recursos a su alcance para conseguir una mayor eficiencia y rentabilidad, especialmente considerando la cuantía de sus costes de impresión, ya que estos sistemas ofrecen unos ahorros importantes respecto a la compra de impresoras y tóner por separado, que pueden alcanzar hasta el 40%.

Además, estos sistemas permiten conocer y controlar los costes de impresión reales, datos fundamentales a la hora de buscar fórmulas de ahorro y de optimizar procesos. Los gastos de impresión, dependiendo del tipo de empresas, pueden ser sustancialmente elevados si no se dispone de los equipos más adecuados en velocidad, calidad y prestaciones. Basta con observar un dato estimado de 2009, año en que las empresas gastaron 12.999 millones de euros en sus tareas de impresión, lo que supuso una suma superior al consumo total de alcohol en España. Puesto que se trata de un gasto importante, es muy interesante mantener un control y optimizar estos costes tanto como sea posible.

La crisis económica está haciendo que las empresas revisen sus estructuras y sus procesos, estudiando sus costes y tratando de abaratarlos, y es en este punto donde los servicios de impresión gestionados cobran una gran importancia, ya que son una potente herramienta de abaratamiento de los costes de impresión.

Los servicios de coste por página, permiten a las empresas, pagar sólo por lo que imprimen, de forma flexible y sin compromisos mínimos, al tiempo que aumentan su eficiencia. Esto es así, porque reciben una solución completa de servicios que van desde la consultoría y la instalación del producto más adecuado, a la asistencia técnica y todo ello, a través de un único proveedor que les garantiza, no sólo un nivel de atención adecuado, sino también el suministro de consumibles en el momento en que lo necesiten.

El único freno existente para la adopción de estos sistemas es la creencia por parte de las empresas de que la monitorización de su impresión puede representar una vulneración de su seguridad, o de su confidencialidad, pero no es así. Se trata de aplicaciones que contabilizan datos como el número de páginas impresas, verifican si son en color o en monocromo, si el tipo de documento es un Word, un Excel o una imagen, etc., pero no controlan el contenido de los documentos. Proporcionan una información sobre los hábitos de impresión, muy útil para optimizar procesos y si se desea, conseguir una reducción de costes adicional.

En pocos años, una gran parte de las impresoras destinadas a uso profesional, se comercializarán bajo este modelo de servicio.