MyDOCument, un gestor documental que se adapta a las necesidades de cada empresa
Cada día, cientos de documentos entran a diario en las empresas, miles si hablamos de grandes organizaciones, desde muy diversas fuentes (mail, correo ordinario, fax…) y con procesamientos muy heterogéneos (algunos archivos se imprimen, otros se almacenan, otros se introducen automáticamente en una aplicación de negocio...).
Casi la mitad de la jornada laboral de un trabajador medio se dedica a buscar los distintos documentos que necesita en su labor cotidiana. Este dato, que refleja un estudio de la consultora PwC, es un revelador indicador del importante desafío al que se enfrentan las compañías y negocios de nuestro país ante el estallido de información sin precedentes que vivimos.
Dado que esta complejidad puede llegar a llevar a las empresas a una situación insostenible, la compañía Kyocera ha puesto su granito de arena para que la labor sea más ágil y cómoda con MyDOCument, un software de gestión documental que archiva documentos de manera muy rápida, y permite recuperarlos cuando son necesarios de manera muy sencilla, debido a los métodos de indexación de documentos que utiliza.
Se trata de un software adaptable al tamaño de cualquier empresa, y flexible, ya que hablamos de una aplicación escalable, que puede ampliarse según lo vaya necesitando la empresa. Con MyDOCument, Kyocera ofrece una aproximación “end-to-end” a la gestión documental al permitir a sus clientes que puedan archivar y recuperar los documentos de la empresa, realizar capturas automáticas de estos y hacer búsquedas de la información que contienen, establecer flujos de trabajo y distribuir automáticamente los diferentes archivos. MyDOCument permite, por ejemplo, que una factura que se reciba por correo electrónico sea reconocida por la solución como una factura, remitida a la aplicación de facturación, procesada, devuelta al sistema y contestada con un e-mail predeterminado. Todo ello en apenas minutos y sin que ningún empleado tenga que perder tiempo en estas tareas, centrándose en lo que de verdad importa: el “core” de negocio.
Los beneficios que se obtienen con una solución como MyDOCument -en combinación con las soluciones documentales de Kyocera- brindan una notable mejora en la seguridad de la información corporativa, mayor eficiencia en sus procesos, menor cantidad de tiempo invertido en estas tareas y, finalmente, una mejora de la productividad general de la compañía.
MyDOCument cuenta con dos versiones diferenciadas según la necesidad de los clientes. La versión Business, dirigida a la pyme, destaca por su sencillez de uso y su integración con los equipos multifuncionales de Kyocera, lo que permite digitalizar documentos en papel y enviarlos directamente a la aplicación para su almacenamiento. Por su parte, la versión Enterprise está dirigida a organizaciones con mayor número de usuarios y ofrece la posibilidad de adaptar los procesos de negocio de las empresas mediante la creación de flujos de trabajo en la propia aplicación.
Con esta versión es posible interactuar con el ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) de tal manera que se produzca el intercambio de información entre ambas aplicaciones. La información capturada de los documentos almacenados puede ser enviada al programa de gestión, pudiendo igualmente recuperar información vinculada a los documentos contenida en el mismo. Incorpora asimismo características de “business intelligence” o inteligencia de negocio. Dado que la gestión de las empresas está vinculada a los documentos que se manejan, toda la información relativa al estado y gestión de los mismos resulta de gran valor. Con MyDOCument se puede ver el tiempo empleado en la gestión de los documentos, medir la eficiencia de los procesos y conocer el estado de cada uno de ellos en cada momento.
