Artículo Drupa 2024

Durante más de 60 años, hemos hablado de la automatización del flujo de trabajo, impulsada por los datos, para añadir eficacia, reducir costes, gestionar los retos laborales y aumentar los márgenes. En este siglo, hemos aumentado el volumen, abrazando la Cuarta Revolución Industrial, bautizándola como Industria 4.0, y demostrando el valor que la automatización del flujo de trabajo aporta a la fabricación de productos de impresión. Con un flujo de trabajo eficiente, escalable y automatizado que comience antes de vender el trabajo, todo impresor puede sobrevivir a las presiones de los crecientes costes del papel y los consumibles, las demandas de plazos de entrega más rápidos, los retos laborales y los requisitos para soportar tiradas muy largas y muy cortas.

La automatización de los flujos de trabajo es el núcleo del futuro de toda la fabricación, pero los resultados pueden ser espectaculares para la fabricación de productos impresos. En el sector de la impresión, entendemos por flujo de trabajo las reglas, protocolos y procesos definidos, documentados, repetibles y auditables. Su empresa de impresión tiene muchos flujos de trabajo que guían el trabajo a través de la oficina de atención al cliente, la oficina de administración y la producción hasta la entrega. Cada vez que vende un producto o servicio, una o varias rutinas de flujo de trabajo gestionan el discurso de venta, la estimación, los contratos, la incorporación del trabajo, la preparación, la producción, la entrega y el pago.

Desde que un cliente acepta comprar la impresión y entrega el trabajo al taller hasta que el trabajo se entrega, y las fichas de trabajo se cierran en producción y se envían a contabilidad, cada paso está en riesgo. Los cuellos de botella que añaden tiempo y complejidad al trabajo pueden producirse en todos y cada uno de los pasos. Esos cuellos de botella cuestan tiempo y dinero que eliminan los beneficios esperados. Ajustar y hacer más estrictos los flujos de trabajo de fabricación de impresión mediante herramientas de automatización añade eficacia y escalabilidad y mantiene más ingresos en la empresa.

El mercado actual de la automatización de flujos de trabajo es muy amplio. Hay herramientas disponibles para impresores de todos los tamaños y en todos los segmentos de impresión. Dedique tiempo a examinar el software disponible para los segmentos de mercado que atiende. Muchas herramientas están diseñadas para satisfacer las necesidades de múltiples tecnologías y productos de impresión. Sin embargo, antes de lanzarse a la compra, debe tener una idea clara del estado actual de su flujo de trabajo.

Comience con una autoevaluación honesta, examinando todos sus flujos de trabajo.

1. Haga una lista de sus flujos de trabajo de producción y de los flujos de trabajo que los afectan. Si produce diversos productos impresos, identifique los flujos de trabajo utilizados para cada uno de ellos. Si ha automatizado algunos o todos sus flujos de trabajo, anótelo en su lista.

2. Quién es responsable de la arquitectura de cada flujo de trabajo?

3. Quién es responsable de resolver los cuellos de botella en cada flujo de trabajo?

4. ¿Dónde se cruzan los flujos de trabajo?

5. ¿Cuáles son las reglas para que Ventas interactúe con Producción?

6. ¿Cuáles son las reglas para que los Representantes de Servicio al Cliente interactúen con Producción?

7. ¿Quién es responsable de interactuar con los clientes cuando hay problemas con los archivos entrantes?

8. ¿Cómo se gestionan las solicitudes de cambio?

9. ¿Cómo se gestionan las pruebas y aprobaciones y quién supervisa las aprobaciones de los clientes?

10. ¿Cómo se notifica a contabilidad los cargos adicionales y los costes finales del trabajo?

Es posible que desee añadir más elementos a su lista de evaluación. Considere las áreas que rara vez experimentan cuellos de botella y las que son más susceptibles. Piense tanto en las personas que intervienen en los procesos como en las tecnologías. Examine cualquier automatización existente para determinar si sigue proporcionando los resultados esperados.

Hay tres razones fundamentales para dedicar tiempo y dinero a implantar y ajustar la automatización:

• Reducir el tiempo de incorporación al trabajo: Hay docenas de libros blancos que aparecen en las búsquedas relacionados con la incorporación de trabajos en la fabricación de productos impresos, incluso cuando se dispone de portales web a producción y digitales. Recorra su flujo de trabajo y observe una serie de trabajos a medida que llegan y pasan por los procesos que los llevan a producción. Registre el tiempo y el número de pasos. ¿Cuántos bucles ves? ¿Todos trabajan con las mismas reglas o cada uno escribe las suyas?
• Reduzca el tiempo necesario para que el trabajo esté listo: ¿Cuánto tiempo y esfuerzo se invierte en poner el trabajo en producción? ¿Cuántos bucles, retrasos y repeticiones? Los errores y malentendidos reducen el margen del trabajo, así que fíjese en sus promedios. Puede que haya una olla de oro esperándole en un flujo de trabajo automatizado.
• Reduzca el tiempo de producción: Su receta de producción tiene elementos de tiempo, pero también personas y tareas. Cuente los pasos manuales y los bucles en esas tareas que alargan el tiempo de realización. ¿Cuántas herramientas se utilizan de forma oficial y encubierta?

Estas tres reducciones abren la puerta a menos residuos, menos incumplimientos de plazos, una producción más eficiente y mayores márgenes de beneficio.

El sector de la impresión está trabajando activamente para recuperar el aprendizaje y encontrar formas más eficientes de formar a los recién llegados y a los que pasan a desempeñar nuevas funciones. Mientras esto sucede, las personas que realizan tareas crean fricciones en el flujo de trabajo. Las tareas realizadas de forma incoherente pueden dar lugar a repeticiones y repeticiones de trabajos, cambios de especificaciones omitidos y trabajos mal valorados que erosionan los márgenes de beneficio a través de una larga serie de incidentes menores durante la producción.

Las personas son incoherentes. Pueden ser compañeros de equipo maravillosos y trabajadores entusiastas, pero eso no es lo mismo que repetir las mismas tareas a diario con una precisión fiable. No son robots, pero eso es lo que usted necesita: robots de software que ejecuten tareas repetibles y auditables de forma previsible y auditable.

Utilice sus datos para saber a qué dedican el tiempo los miembros de su plantilla, cuánto tardan las tareas y cuántos bucles hacen. La mayoría de las tiendas no hacen un seguimiento de sus equipos por minutos, así que considere la posibilidad de realizar una encuesta rápida para ver qué es lo que, en su opinión, les lleva más tiempo del día y las fuentes de frustración. Fíjese en el número de puntos de contacto desde que un archivo llega a Producción. ¿Cuánto tiempo pasan verificando el inventario, resolviendo errores de verificación previa, buscando activos que faltan y gestionando la gestión del color o cuestiones de acabado mediante correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas y chats? La automatización puede recuperar gran parte de ese tiempo, liberando al equipo para que se ocupe de retos más importantes.

El papel, la película, el vinilo y la amplia gama de sustratos especiales que un taller puede necesitar almacenar, junto con los consumibles que forman parte del proceso de impresión, como tinta, tóner, disolventes y herramientas de limpieza, son una fuente de fricción, pero la automatización puede ser un lubricante.

Haga balance de todo lo que mantiene en inventario y de sus índices de reposición. Es posible que disponga de un sistema de gestión de inventario específico para el seguimiento, pero también puede que lo haga manualmente mediante hojas de cálculo. Fíjese en lo que lleva en stock más tiempo de lo normal y en lo que acelera con regularidad. Si automatiza sus pedidos en función de las cantidades de reposición acordadas y actualiza los productos recibidos en su sistema interno de gestión de inventarios, la gestión de materiales le resultará más sencilla.

Vaya un paso más allá e integre la gestión de pedidos y mercancías recibidas en los sistemas que alimentan sus estimaciones y presupuestos para asegurarse de que dispone de las materias primas que necesita para completar el trabajo. Con el tiempo, su gestión de existencias será más eficaz.

Prepararse para el futuro exige eficacia y optimización de todos los procesos. Las islas de automatización unidas por procesos manuales no son una buena práctica. La automatización integral del flujo de trabajo es el camino a seguir. Siga la regla Crawl-Walk-Run.

Si tiene islas de automatización, empiece por revisar esas herramientas de automatización y los procesos manuales que las vinculan. Revise las soluciones de software que tiene instaladas. ¿Cuáles son sus opciones para ampliar la adopción y el despliegue de la adopción de las herramientas que posee para lograr la automatización de extremo a extremo?

Fíjese en la incorporación al trabajo, la preimpresión, la producción y la entrega. Anthony Thirlby, de Venn Holding (Bélgica), comparte sus cifras de productividad en LinkedIn. Afirma que el 55% de la vida de un trabajo se dedica a la estimación, la administración del trabajo y la programación. Centrarse en estas áreas en la fase de rastreo genera resultados repetibles que pueden ahorrar de minutos a horas en la incorporación del trabajo, lo que añade dinero a la cuenta de resultados.

Incluso si dispone de un portal web de producción o de un escaparate digital, dé unos pasos atrás y revise si le siguen funcionando o necesitan una puesta a punto. Si los trabajos llegan y fluyen sin problemas a preimpresión y producción, ¡genial! Pero si sigue habiendo bucles y cuellos de botella, es hora de analizar cómo están configuradas sus herramientas y resolver los cuellos de botella.

Si se encuentra en un entorno de incorporación manual de trabajos, utilizando carpetas activas y correo electrónico, este es el momento de parar. Su fase de rastreo debe consistir en el desarrollo de un protocolo de requisitos y especificaciones que sirva de base para la adquisición e implantación de la incorporación automatizada. El job onboarding automatizado ahorrará tiempo, creará coherencia y eficacia, y liberará a los miembros del equipo para que dediquen tiempo a tareas más valiosas.

Tras la incorporación de trabajos, pase a la automatización de la gestión de la aprobación del cliente, la solicitud y resolución de cambios y, a continuación, cierre el bucle. Verifique que se factura cada trabajo, incluidas las solicitudes de cambio: establezca políticas de descuentos. Y utilice sus datos de producción para mantener los precios actualizados.

Cuando todos los procesos estén conectados y compartan datos, estará listo para funcionar. Puede que tarde dos años en crear el proceso completo, pero cada paso automatizado eleva su nivel de eficiencia.

La automatización no es magia. La automatización requiere un plan bien definido y transparente. Requiere patrocinio ejecutivo y liderazgo del equipo. Es en parte arte y en parte ciencia. La automatización requiere calmar los temores de los empleados a que se eliminen sus puestos de trabajo. Requiere un tipo diferente de conversación con la actual gama de proveedores de software. Pero si se hace la evaluación y se mantienen esas conversaciones, la reducción de residuos, la eficiencia de la producción y la satisfacción del cliente resultantes pueden cambiar la trayectoria de la empresa.

Si necesita temas de conversación para su equipo, aquí tiene las principales razones para adoptar la automatización:

• Eliminar tareas manuales y repetitivas: La automatización elimina las tareas repetitivas y los errores, permitiendo un procesamiento más rápido, reduciendo los plazos de entrega y aumentando la eficiencia general.
• La integración permite compartir datos entre aplicaciones: La integración de las tecnologías digitales con los métodos de impresión tradicionales es el puente hacia el futuro. Permite una integración perfecta entre el software de diseño, los sistemas de gestión de contenidos y los procesos de flujo de trabajo basados en datos.
• Colaboración más sencilla: Las normas de trabajo son diferentes en cada país, pero la economía global nos permite vender impresión en todo el mundo. La automatización combinada con soluciones de flujo de trabajo basadas en la nube fomenta una comunicación más eficaz, aprobaciones más rápidas y plazos de entrega reducidos.
• Permite reducir los residuos: Al identificar las ineficiencias del flujo de trabajo y eliminarlas, las reimpresiones debidas a errores de producción pasan a ser cosa del pasado. El aprovechamiento de los datos de los proveedores y la integración de los flujos de trabajo empresariales con los flujos de trabajo de producción minimizan los residuos gracias a una mejor gestión del inventario. La capacidad de imprimir bajo demanda y en cantidades más pequeñas reduce el exceso de inventario y los residuos asociados a materiales obsoletos o no utilizados.

La automatización de los flujos de trabajo de fabricación de impresos aporta una mayor eficiencia, una mejor calidad de producción y más flexibilidad en la programación. El resultado empresarial es una mayor capacidad gracias a la eficiencia y un mayor margen de beneficio disponible en cada trabajo.

La automatización y la gestión de las reglas de automatización permiten a la imprenta adaptarse a las cambiantes demandas de los clientes, integrarse con los procesos digitales, mejorar la eficiencia, reducir los costes y ofrecer una mejor experiencia general. Los flujos de trabajo de impresión optimizados resultantes son esenciales para seguir siendo competitivos en una era digital sin dejar de aprovechar las ventajas únicas y las cualidades tangibles de la impresión.