"MyPlan te da la posibilidad de autoconvencerte de que puedes hacer cosas más complejas, porque te permite trabajar desde lo más concreto a lo más grande"

El software de gestión Myplan de Lemonsoft estuvo presente en uno de los acontecimientos del año: la Exposición Internacional de Zaragoza 2008. Antonio Gallart, codirector de Opersis, responsable de la obra interior del Pabellón Puente de la Expo, explica cómo este producto ha contribuido en su gestión y en su éxito.

La arquitecta iraquí Zaha Hadid había pensado el puente con unos materiales compuestos a base de distintas capas, dándole un acabado plástico muy especial que necesitaba ser trabajado con muchos moldes para obtener el efecto deseado. Vista la complejidad, tanto por precio como por plazo, se descartó esta opción. A través del fabricante Placo, se contactó con varias empresas. Opersis empezó a hacer pruebas de materiales, primero con escayolas de última generación, después con otras opciones que se nos ocurrieron para obtener estas formas con las condiciones de intemperie y acabado plástico que se requerían. Finalmente, se optó por utilizar tecnología marina, se hicieron las pruebas en el laboratorio, se presentó y se puso como alternativa en el proyecto para la contratación de las constructoras.

En este tipo de obras, se lleva a cabo una labor muy fuerte y minuciosa con los planos de taller puesto que el propio industrial realiza el proyecto ejecutivo. En este caso, se tuvo que hacer el plano del modo en que se iba a construir toda la superficie lo cual implica un trabajo gráfico monumental que requirió la contratación de seis arquitectos, además de una ingeniería aeronáutica para hacer las secciones del puente – a modo de información el puente tiene secciones cada 30 centímetros. Esto significa que la obra se complica muchísimo a nivel de gestión; intervenían dos ingenierías, más toda la parte productiva de la obra, encargados, personal, etc. ha sido una obra muy especial con una seguridad muy rigurosa y por tanto un nivel de gestión muy detallista.

“La estandarización que MyPlan nos ofrece a día de hoy en la operativa diaria hace que nosotros tengamos la certeza que el presupuesto que lancemos sobre una obra será lo más acertado posible”

El primer problema que nos encontramos fue el desconocimiento de elaborar formas distintas, nuevas para nosotros, además del cómo se ha presupuestado y ejecutado esta obra. La garantía que podemos ofrecer se basa siempre en dos factores: un equipo profesional de un perfil fuertemente contrastado y las herramientas informáticas oportunas. MyPlan es una de estas herramientas que nos permite elaborar con exactitud ejercicios como los que se requieren en una gestión de este nivel. Es necesario poder pormenorizar los materiales que se utilizarán en la partida que se está presupuestando, los gastos que se incurrirán, las operaciones especiales que se van a utilizar, etc. En MyPlan, desde la creación de la partida, ya se define con una serie de materiales, con los precios actualizados del fabricante, con los descuentos aplicados a la obra e incluso los desperdicios. Así que, con este nivel de detalle, se garantiza la exactitud del presupuesto que se elabore. El nivel de control que nos permite MyPlan en la mano de obra nos ayuda a conceptuar los procesos, tanto en tiempo como en coste, que acaban configurando cada obra. Procesos como poner los montantes entre los dos canales, subir el plomo, clavar la canal superior, poner el aislante, etc. ya están tipificados en MyPlan, con sus rendimientos y costes. Luego, en cada una de las partidas, te permite modificar cada proceso específico para ajustarlo en cada momento. Es decir, la estandarización que MyPlan nos ofrece a día de hoy en la operativa diaria hace que nosotros tengamos la certeza que el presupuesto que lancemos sobre una obra será lo más acertado posible y, por tanto, el margen de error a manejar muy bajo. En el Puente, por ejemplo, incluso se imputó la contratación de un topógrafo. Al final, todas las partidas que tú estipulas se acaban reflejando en la realidad del presupuesto y, sobre todo, de la obra. MyPlan ha sido fundamental para garantizar el éxito de toda la operativa del Pabellón Puente.

Antonio Gallart (derecha) y Christian Ramírez con la maqueta de una sección del Pabellón Puente.

Opersis siempre ha utilizado herramientas de gestión de obras y presupuestos. Al principio utilizábamos un producto hecho a medida. La obra del Guggenheim, por ejemplo, se gestionó con esta herramienta, pero era mucho más arcaica -hablamos de finales de los 90, 1996-1997, etc.-. Hoy MyPlan nos da un entorno más amigable, de muy fácil manejo para cualquier usuario que conozca nuestra operativa. Yo destacaría, sobre todo, la versatilidad del programa para adaptarse a las necesidades de cada empresa que lo utiliza, es capaz de llegar al nivel de detalle que se le pida y sobre todo entender de forma muy clara el trazo del dato que se maneja. Otro punto a remarcar es el control de los costes y los precios que ofrece MyPlan, puesto que ejecuta la operativa a un nivel real.

Sin duda. Yo incluso iría un poco más allá, creo que hay empresas que hoy en día no conocen el precio con el que trabajan. Esto, trabajando con MyPlan, no pasa. Siempre sabes con qué precio trabajas, aunque sea por debajo de coste. Si tienes la información puedes tomar las medidas que creas oportunas y minimizar así los riesgos que asumes como empresa.

En la tercera apuesta por la tecnología. Nosotros empezamos utilizando Lotus 123, pero al poco tiempo vimos un programa -que en realidad no tenía nada que ver con nuestro sector- que nos llamó la atención porque a nivel de gestión existía una cierta similitud en los procesos. Se trataba de un programa para gestionar platos en un restaurante, en el que necesitas unos ingredientes que tienen un coste, que además luego restan del stock, empleados que manipulan la comida, etc. En lo nuestro es lo mismo, pero en lugar de arroz y cocineros, tenemos placas de yeso, montantes, almacenes, montadores, etc. Intentamos adaptarlo a nuestra casuística y durante un tiempo lo utilizamos como herramienta de trabajo. Luego vino MyPlan que incluía todo lo bueno del que utilizábamos y lo completaba cubriendo las carencias de la anterior aplicación. Además, MyPlan sumaba la adaptación a las nuevas tecnologías, la facilidad de uso, la amigabilidad de las pantallas, en definitiva, facilitaba y facilita nuestro trabajo diario. Realmente, estamos muy contentos con MyPlan y el equipo que lo hace posible.

“La situación actual de crisis global nos ha hecho mirar a otros mercados y este es otro de los aspectos que MyPlan nos está facilitando gestionar, puesto que te permite tener todos los precios y costes en una moneda y al final presentar el presupuesto en otra distinta”

En cierto modo sí, porque nos hace tener más seguridad en saber lo que estamos ofertando. MyPlan te da la posibilidad de autoconvencerte de que puedes hacer cosas más complejas, porque te permite trabajar desde lo más concreto a lo más grande. Es decir, poder controlar cosas pequeñas hace que puedas extrapolarlo a proyectos mayores, te da la seguridad de poder ir a ofertar a este tipo de obras de más peso sin miedo de perder y esto, en el momento de la contratación, es muy importante. No hay que hacer presupuestos a suerte sino que hay que saber, precisamente, lo que se juega uno y eso MyPlan lo simplifica.

Además, tiene un control de planificación muy bueno, es decir, como cada una de esas operaciones tiene un rendimiento que le es propio, podemos saber y controlar el rendimiento de todo un presupuesto gracias a la suma de esos rendimientos particulares de cada una de las partidas. Todo esto es actualizable y permite bastantes cambios, con lo cual puedes hacer un 'project' que te diga dónde empiezas y dónde acabas o cómo variaría si mueves los recursos, lo cual, en definitiva, se refleja en una propuesta de obra más completa para poder presentar al contratista con total seguridad.

Sin duda. La situación actual de crisis global nos ha hecho mirar a otros mercados y este es otro de los aspectos que MyPlan nos está facilitando gestionar, puesto que te permite tener todos los precios y costes en una moneda y al final presentar el presupuesto en otra distinta. Por ejemplo, Argelia, un país con una gran riqueza energética, carece sin embargo de todo tipo de equipamientos e infraestructuras y, por ello, están empezando a proyectar todo tipo de construcciones para su desarrollo (carreteras, escuelas, hospitales, hoteles, centros de convenciones). Nosotros hemos podido presentar presupuestos en Argelia en dinars sin ningún problema y esto es una ventaja. Que una aplicación de gestión permita a una empresa abarcar el mayor número de mercados posibles es un gran valor frente a otros programas mucho más limitados.

Nosotros le llamamos simplemente 'Las Arenas'. Para ser más concretos, se trata de un nuevo centro comercial en Barcelona situado en la antigua plaza de toros de 'Las Arenas'.

Interior del Pabellón Puente en la Expo Zaragoza 2008.