El área de compras, clave para un proyecto de éxito

Por muchos y muy buenos profesionales que se involucren en un proyecto de construcción, siempre puede haber detalles que se nos escapen durante alguna de sus fases. Vamos a tratar aquí de identificar esos problemas, que ya pueden surgir desde la propia concepción del proyecto, y cómo podrían resolverse gracias a una participación más activa y visible del departamento de compras.

Para acometer un proyecto de obra, reconstrucción o reforma, lo primero que debemos tener en cuenta es su gran complejidad, no sólo desde el punto de vista técnico sino sobre todo por todos los requisitos que conlleva: administrativos, legales, de seguridad, riesgos, suministros, etc.

En un entorno tan cambiante y exigente como el actual, cada vez más centrado en los entregables, costes, plazos y calidad, las compañías se ven obligadas a ser más competitivas. Pero mientras otros sectores han implementado estrategias nuevas y mejoradas, la construcción todavía se sigue manteniendo en una situación estanca, en parte por el lento cambio en el sistema de compras y contratación. Y es que las actuales estrategias no responden a las exigencias del mercado e impiden una evolución en este sector.

Hay una idea de partida que queremos transmitir: la gestión de compras y contratación debe quedar contemplada ya desde la especificación del propio proyecto.

La cuestión es: ¿cómo podemos gestionar toda la red de proveedores y contratistas de principio a fin? Independientemente de la opción de contratación elegida, hay una serie de pasos y recomendaciones que deben seguirse para iniciar y completar con éxito un proyecto de construcción. Para empezar, es esencial realizar un scouting de proveedores muy selectivo y ejecutar un proceso de homologación específico. Esto va a ayudar a identificar aquellos que mayores garantías y calidad van a aplicar en sus ofertas, primero, y sobre todo durante la ejecución del proyecto. Esta fase saca a la luz posibles debilidades de los proveedores participantes.

Conviene también analizar la situación de riesgo de todos los proveedores directos y subcontratados. Las áreas de riesgo pueden ser muy diversas y es crucial tener bien definidos todos los riesgos, identificarlos, gestionarlos y mitigarlos adecuadamente.

También hay que definir todas las partidas de forma exhaustiva. Es una de las fases más críticas, pues puede limitar el alcance del proyecto y tendrá un impacto directo en el análisis técnico y económico. Esta suele ser una de las variables más habituales de dispersión de las ofertas, si las especificaciones técnicas no están suficientemente detalladas.

Asimismo, conviene precisar el nivel de calidad exigido para todos los servicios y materiales. Así se minimizarán las ambigüedades o partidas a mano alzada, que encarecerán el proyecto y provocarán falsas expectativas e insatisfacción del cliente, pues ello permitirá además ponderar las ofertas de los proveedores adecuadamente.

No menos importante es asegurar el cumplimiento de plazos y apoyos de contingencia. Anticiparse y asegurar dichos plazos debe quedar reflejado no sólo en el contrato sino también en los procedimientos preventivos y correctivos para evitar cualquier desviación que afecte negativamente al proyecto.

Y, por supuesto, contar con herramientas de seguimiento y control. En este aspecto, las herramientas de licitación electrónica facilitan a los equipos de evaluación toda su labor, compartiendo de forma colaborativa información directa de los proveedores y del resto de áreas de la organización.

De este modo, no solo se consiguen resultados tangibles incluso antes de la adjudicación, sino que además se incorpora toda la información de seguimiento de la actividad y del desempeño de los proveedores que han intervenido en todo el ciclo, así como el coste total de principio a fin.

En definitiva, desde la misma fase de licitación, debemos ya tener en cuenta todas las consideraciones anteriores, lo que nos ayudará a afrontar decisiones con mayores garantías y a minimizar los riesgos inherentes a los proyectos de construcción.

Recientemente, organizamos la III Mesa Redonda del Sector Construcción e Ingeniería, un encuentro donde directores y jefes de compras de empresas de referencia como Acciona, Comsa, Eurofinsa, Grupo Ortiz, Isolux, Sacyr y Savills-Aguirre Newman pudieron reunirse y comentar sus principales preocupaciones sobre el sector, además de compartir sus conocimientos y experiencias.

Los asistentes coinciden en que esta industria está llevando un ritmo más lento en comparación con otras, además de no estar pasando por su mejor momento. Sin embargo, creen que hay una tendencia a la mejora, entre otras razones por una buena planificación, mayor poder en la negociación e inmediatez por parte de los departamentos de compras.

Una de las preocupaciones compartidas era la connotación negativa que tiene la figura del profesional de compras en las empresas y la falta de visibilidad del departamento; lo que supone que en muchas ocasiones no se otorgue a los equipos de compras la importancia que merecen. Destacaban también la necesidad de que los profesionales de compras sean partícipes de la producción y no sean considerados como departamentos burocráticos puramente normativos, que obstaculizan a los departamentos ejecutivos. La conclusión es que hay que tratar de que esta función sea mucho más motivadora.

Pero ¿dónde situar la figura del responsable de compras dentro de la organización? Muchos apuntan a la necesidad de situarlo en la parte corporativa. Otros, sin embargo, apuestan por mantenerlo dentro de la línea de producción. Y todos subrayan la necesidad de que tenga una comunicación fluida y esté apoyado por la Dirección Ejecutiva de cada negocio.

Por otro lado, detectamos una tendencia creciente a usar plataformas electrónicas de gestión y evaluación de proveedores para recopilar información. Aunque queda un largo camino para encontrar el sistema perfecto, hay un acuerdo general sobre los beneficios que aportan estas medidas, que mitigan los riesgos. Los profesionales destacan la funcionalidad que tendría una plataforma que siguiera el modelo de TripAdvisor, donde los clientes pudieran compartir sus experiencias y evaluaciones, y que en todo momento estuviera regulado, lo que garantizaría su credibilidad.

Como conclusión, fue una experiencia muy satisfactoria en la que compañeros de profesión de diferentes empresas pudieron intercambiar sus impresiones y preocupaciones, comprobando una vez más que aún queda mucho trabajo por hacer para conseguir el verdadero protagonismo que necesita el departamento de compras.

Nuestra experiencia con grandes empresas, tanto por nuestra trayectoria con ellas como por los encuentros que organizamos periódicamente con los responsables de compras, nos ayuda a comprobar que aún queda mucho trabajo por hacer para lograr el verdadero protagonismo que esta área y, por supuesto, sus responsables necesitan tener en cualquier proyecto, desde que se concibe hasta que se finaliza.