Mayor eficiencia y flexibilidad corporativa gracias a los servicios de impresión gestionada

Sin duda, una de las principales consecuencias de la COVID-19 en el mundo corporativo ha sido la irrupción de la nube en todos los procesos empresariales. Incluso mercados considerados tradicionales, como el de la impresión, están experimentando transformaciones en su modelo de negocio para poder aportar a las compañías una mayor flexibilidad y ahorro.

De hecho, según la consultora IDC, el 43% de las empresas están invirtiendo en su infraestructura de impresión como parte de sus iniciativas generales de transformación digital. Y de acuerdo con el estudio de Quocirca MPS 2021, el 37% de las organizaciones reconoce la importancia de los servicios de impresión gestionada (MPS) para su transformación digital.

A la hora de llevar a cabo una inversión en equipos multifunción, las empresas buscan alternativas que se ajusten a sus necesidades y les brinden la flexibilidad para adaptarse a distintos escenarios laborales, habida cuenta de lo volátil del mercado en estos momentos.

Así pues, el crecimiento experimentado por los servicios gestionados de impresión en los últimos años no viene sino a corroborar ese hecho, y es que las empresas buscan evolucionar hacia plataformas en la nube y mejorar su productividad, eficiencia y movilidad, apostando por sistemas de impresión seguros, escalables y más sostenibles para su negocio.

Cuando hablamos de un proyecto de impresión gestionada, tanto si se opta por un servicio en modalidad renting como por adquirir los equipos, contar con un asesoramiento profesional es parte decisiva en su planificación y éxito.

Veamos dos ejemplos. En el primero de ellos, tenemos una empresa que ha trabajado desde siempre con equipos de impresión en propiedad, haciéndose cargo internamente de gestionar la compra de tóner y las piezas de recambio de los equipos. Se le planteó una opción de renting de los equipos incluyendo mantenimiento preventivo y reposición automática de consumibles. Con el nuevo modelo consiguieron ahorros de entre un 30 y un 40%, tanto en costes como en tiempo dedicado a su gestión.

En nuestro segundo caso, tenemos una organización con 18 máquinas de impresión en diferentes ubicaciones en España (Canarias incluida) que gestionaba a través de un contrato de MPS. La revisión y el análisis de la situación del cliente y del parque de máquinas, teniendo en cuenta el número de copias impresas en las diferentes máquinas, permitió cambiar a máquinas más pequeñas y acordes al consumo real del cliente y obtener un ahorro de costes del 40%.

Núria Andinyac, Category Manager Tech & Print, Lyreco Iberia.

Veamos a continuación las principales ventajas de disponer de un servicio de impresión gestionada:

• Control de costes: Saber quién, cómo y para qué se usan, así como dónde deben estar los equipos permite proponer la mejor solución de acuerdo con el volumen y las necesidades de cada organización, ajustando los costes al máximo.
• Mantenimiento: Un buen servicio de mantenimiento preventivo evita errores antes de que sucedan. Si, además, los consumibles llegan en el momento que se necesitan, sin tener que pedirlos, los equipos estarán siempre funcionando y se reducirán las preocupaciones.
• Financiación: Si es necesario, se puede contar con una financiación completa, que permitirá empezar a funcionar sin inversión inicial gracias a la modalidad de renting.
• Menos costes hardware: Elegir la impresora que realmente hace falta es prioritario, y un buen asesoramiento de las necesidades evitará comprar equipos sobredimensionados con funcionalidades que quizá nunca se lleguen a usar.
• Medioambiente: El servicio de impresión gestionada cuida del medioambiente. En primer lugar, porque la optimización de los recursos de impresión minimiza el impacto. Además, se pueden completar con servicios de recogida de tóner y cartuchos de tinta sin coste para los clientes.
• Optimización del espacio: el hecho de optimizar la infraestructura de impresión, teniendo en cuenta la distribución, permite ofrecer soluciones que ahorren espacio, especialmente en lugares donde este sea un requerimiento importante.

Como podemos ver, los beneficios de los servicios gestionados son numerosos. Y si a todo ello se le suma el asesoramiento de expertos capaces de facilitar soluciones a medida y de integrarlas con otros servicios que optimicen los flujos de trabajo corporativos (monitorización, control de impresión, impresión Cloud, captura, gestión documental, ERP, etc.) se trata de una apuesta segura para mejorar la eficiencia corporativa.