El Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz implementa Smart Help para la generación y transferencia del conocimiento

El conocimiento es, sin duda, uno de los mayores valores de cualquier organización y uno de los más valiosos. Concentrarlo en un único punto, salvaguardarlo y organizarlo para que sea accesible en cualquier momento y lugar para aquellos que realmente lo necesitan supone un reto no siempre alcanzado por las empresas y organismos públicos.

Bajo este desafío Entelgy ha desarrollado Smart HELP, una de las soluciones más innovadoras del mercado para la gestión del conocimiento; una herramienta que da respuesta a los problemas en la operativa diaria que presentan los usuarios de una compañía por cambios realizados en sus procesos y operaciones.

Una solución que quiso adoptar el Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz, para aumentar la eficiencia de sus procesos y, especialmente, para generar y transferir conocimiento entre sus empleados.

El ayuntamiento vitoriano necesitaba una solución que le permitiera gestionar el conocimiento que genera y compartirlo de forma ágil y sencilla. La dispersión de sus empleados, el uso de aplicaciones en continua evolución o la falta de recursos para poder ofrecer formación a los nuevos empleados hacía preciso encontrar una alternativa de transferencia de conocimiento ágil.

Así, tras una labor de consultoría y análisis de los más de 18 procesos operativos que necesitaba optimizar el Ayuntamiento, se apostaba por la implantación de la solución de TTS (Team Training Solutions) y su herramienta tt konwledge force, que permite el desarrollo colaborativo de unidades didácticas que simulan el entorno de las aplicaciones, facilitando su posterior localización y rápido mantenimiento.

Esta solución, junto a la experiencia de Entelgy y su Método Trébol, que permite gestionar el cambio organizacional y proyectos de capacitación corporativos con las mayores garantías de éxito, ha permitido al Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz mejorar notablemente su generación de contenidos. Concretamente, el consistorio cuenta, actualmente, con 17 contenidos desplegados y accesibles para todos los usuarios y empleados implicados en los procesos de Alta de Padrón, Oficinas de Atención a la Ciudadanía y Oficinas de Información.

Estos usuarios se han formado en el uso de estos procesos utilizando este sistema como complemento a la formación presencial.

Del mismo modo, en los procesos de formación del personal externo de la bolsa de trabajo del Ayuntamiento, se aplica este sistema para dar cobertura a la formación necesaria de partida. Estos contenidos están disponibles 24x7 en la intranet del consistorio.

Un proyecto que ya ha permitido optimizar los procesos del Ayuntamiento y cuya base tecnológica ha sido recientemente, galardonada con los prestigiosos Brandon Hall Awards (categorías oro y plata) como la mejor solución de 'Performance Support' (la base de Smart Help). Un reconocimiento que no hace sino afianzar la apuesta de las organizaciones por esta solución.

“Con Smart HELP, Entelgy da un paso más allá en ayudar a nuestros clientes a gestionar el conocimiento y hacer frente de forma óptima a cualquier cambio; una solución que les guiará de forma correcta en el proceso de transformación digital”, afirma Iñaki Arregui, Gerente de Gestión del Cambio & Formación de Entelgy.

“Hoy en día asistimos a un nuevo paradigma: transformar el modelo tradicional de soporte, mediante la innovación en el despliegue de cambios y aplicaciones, con una gestión eficiente del conocimiento”, añade Iñaki Arregui que asegura además que “Entelgy Smart HELP responde a esta necesidad, permitiendo a las compañías acelerar sus procesos de cambio y revolucionar de forma evidente el rendimiento de los usuarios durante estos procesos. En definitiva, con Smart HELP el conocimiento se convierte en rendimiento”.

“Hemos unido esfuerzos, tecnologías y experiencia, y el resultado es Smart HELP, una solución que permite a los usuarios de cualquier compañía acceder a la información que necesitan, en el momento en que es preciso, con contenidos que se adaptan a sus roles y se engranan con las aplicaciones empresariales adecuadas. De este modo, los usuarios trabajan de forma notablemente más productiva, se evitan fallos en los procesos y la carga de trabajo del servicio de asistencia se aligera”, explica Max Meinke, Director General de TTS.